FAQ sur TTN TMS

Comment les clients peuvent-ils utiliser TTN TMS ?

TTN TMS est accessible via un portail client sécurisé où les comptes peuvent être créés en libre-service ou lors d’une migration par lots. Les demandes de traduction sont soumises selon un processus simple en trois étapes (sélection de la langue cible, chargement des fichiers, choix d’un délai de livraison). Immédiatement après le chargement, le système produit un devis instantané et propose jusqu’à sept options de livraison possibles, calculées en fonction du volume du texte et de la disponibilité des linguistes en temps réel, les délais irréalistes étant signalés avant la soumission. Après confirmation, TTN TMS crée automatiquement le projet, convertit les fichiers dans les formats de traduction assistée par ordinateur requis et applique le flux de travail configuré. Lorsqu’une nouvelle paire de langues est introduite, la plateforme crée la mémoire de traduction et la base terminologique nécessaires à partir de modèles et les relie au projet, garantissant ainsi que les ressources linguistiques sont construites et gérées dans le cadre des opérations quotidiennes.

Chaque projet est enregistré dans une archive de traduction consultable. Le contenu source et cible est converti en HTML pour l’indexation plein texte, ce qui permet une recherche rapide par mot-clé dans les travaux antérieurs, une visualisation côte à côte de la source et de la cible, et une récupération rapide des produits livrables et des ressources connexes tels que les instructions, les fichiers XLIFF ou la documentation. L’accès est contrôlé par le biais de profils de clients et de groupes d’archives, ce qui permet une réutilisation à l’échelle de l’entreprise, le cas échéant, tout en limitant les contenus sensibles des départements. L’accès direct aux mémoires de traduction et aux bases terminologiques assure la transparence et favorise une gouvernance terminologique cohérente dans tous les projets.

La production peut fonctionner en mode pilote automatique, où TTN TMS orchestre l’acheminement des travaux de bout en bout. Des équipes de traducteurs et de relecteurs prédéfinies sont invitées automatiquement sur la base de règles de priorité, avec une escalade rapide vers des ressources de secours lorsque le linguiste de premier choix n’est pas disponible ou ne répond pas. Les étapes de routine telles que l’affectation, le transfert du traducteur au relecteur et la livraison finale sont automatisées, tandis que les responsables de la traduction se concentrent sur la supervision et la gestion des exceptions et reçoivent des alertes immédiates lorsqu’une attention particulière est requise. Les traducteurs et les relecteurs travaillent avec des mémoires de traduction en direct et la reconnaissance des bases terminologiques pour renforcer la cohérence de la terminologie et du style, et les fichiers finaux peuvent être livrés automatiquement avec une traçabilité complète via des tableaux de bord et des notifications. Dans les opérations quotidiennes, environ 98 % des cas courants sont traités au moyen de formulaires web standard, tandis que chaque projet achevé enrichit les archives, les mémoires de traduction et la terminologie en vue d’une réutilisation future.

Comment les entreprises disposant de leurs propres traducteurs peuvent-elles utiliser TTN TMS ?

TTN TMS n’est pas seulement un service destiné aux programmes de traduction externalisés ; il est également disponible en tant que plateforme pour les entreprises qui travaillent avec leurs propres traducteurs et relecteurs. Dans ce mode, TTN TMS fonctionne comme une plateforme SaaS sécurisée et personnalisable ou comme une installation sur site conçue pour soutenir les équipes linguistiques internes. Les entreprises reçoivent une instance dédiée du même système que celui utilisé par TTN, configurée pour répondre aux exigences opérationnelles. Les employés et les partenaires de traduction externes se connectent à un portail dédié pour gérer les projets de manière structurée et traçable, tandis que l’entreprise conserve le contrôle des flux de travail, des responsabilités et des personnes impliquées. TTN configure l’environnement et peut marquer l’interface avec le logo et l’identité visuelle de l’entreprise, créant ainsi une expérience en marque blanche qui ressemble à un outil interne à l’entreprise plutôt qu’à un service tiers. Cette approche est particulièrement adaptée aux entreprises et aux institutions qui exigent un niveau élevé de contrôle et de confidentialité. Les rôles principaux tels que client, traducteur, relecteur et responsable de la traduction peuvent être adaptés à la structure de l’organisation, et des membres spécifiques de l’équipe peuvent être affectés en tant que chefs de projet ou relecteurs avec des autorisations personnalisées. Les rôles personnalisés et les jeux d’autorisations garantissent que chaque participant ne voit que les projets, les ressources et les actions correspondant aux responsabilités qui lui ont été attribuées. Cette flexibilité permet à TTN TMS de s’aligner sur un large éventail de flux de travail, qu’il s’agisse de bureaux régionaux soumettant des demandes, d’étapes d’examen par des experts en la matière ou d’autres processus d’approbation et de livraison propres à l’entreprise. En pratique, TTN TMS devient le portail interne de gestion des traductions de l’entreprise, tandis que TTN fournit la base technique, la configuration et l’assistance continue.

Pendant le déploiement, TTN reste généralement un partenaire étroit de la mise en œuvre et assure la formation et l’intégration afin que les responsables de la traduction, les traducteurs et les relecteurs deviennent rapidement productifs. Les linguistes apprennent à utiliser l’interface de traduction de TTN TMS, à exploiter efficacement les mémoires de traduction et les bases terminologiques, et à tirer parti des outils intégrés tels que l’éditeur en ligne et les connexions aux outils de traduction assistée par ordinateur pris en charge. L’expérience opérationnelle de TTN soutient également les conseils en matière de meilleures pratiques au-delà de l’utilisation des logiciels, y compris la manière de gérer les cycles de révision, les mises à jour terminologiques et les flux de travail cohérents au sein des équipes. En outre, la plateforme peut être configurée pour utiliser des suggestions de traduction assistées par l’IA, des contrôles de qualité automatisés et une traduction automatique intégrée le cas échéant, conformément aux politiques et aux préférences de l’organisation. Il en résulte une augmentation significative de la productivité : les tâches routinières telles que la configuration du projet, la gestion du format de fichier et l’analyse initiale sont automatisées par la plateforme, ce qui permet aux traducteurs de se concentrer sur le travail linguistique et aux relecteurs de se concentrer sur la qualité plutôt que sur l’administration des fichiers et la coordination des courriels. TTN TMS est conçu dans une vision d’efficacité, et l’automatisation du flux de travail réduit les frais administratifs en gérant automatiquement la progression du projet, en avertissant le linguiste suivant lorsqu’une tâche est prête, et en exploitant le contenu de la mémoire de traduction pour remplir le fichier avec les répétitions et en réutilisant ce qui a déjà été traduit. Cette manière de procéder permet d’augmenter le débit et de raccourcir les délais d’exécution pour les demandeurs internes, tout en maintenant une surveillance humaine et la possibilité d’intervenir en cas de besoin.

L’un des principaux avantages de l’exploitation de TTN TMS en tant que plateforme privée est de renforcer la propriété et le contrôle des données de traduction et des ressources linguistiques. Contrairement aux solutions cloud, TTN TMS prend en charge des modèles d’hébergement flexibles pour répondre aux exigences en matière de sécurité informatique et de résidence des données. L’opération peut être fournie en tant que service cloud, déployée entièrement sur site dans le centre de données de l’organisation, ou mise en œuvre dans une configuration hybride. TTN dispose d’une grande expérience des déploiements de haute sécurité, y compris des environnements conçus pour conserver des données sensibles en dehors de l’infrastructure cloud contrôlée par les États-Unis, où l’exposition au Cloud Act peut inquiéter. Dans la pratique, un déploiement dans le cloud peut conserver les données en Suisse dans le cadre de normes de protection des données strictes, tandis qu’un déploiement sur site conserve le contenu derrière le pare-feu de l’organisation. Des approches hybrides sont également possibles, par exemple en conservant les mémoires de traduction et les archives sensibles sur une infrastructure locale tout en utilisant des composants dans le cloud pour certains services. L’accent mis sur la localisation, la confidentialité et le contrôle d’accès est particulièrement pertinent pour les agences gouvernementales, les institutions financières et toute entreprise traitant des documents sensibles ou des contenus réglementés. La plateforme offre la commodité d’un système de gestion des traductions moderne basé sur le web sans compromettre les exigences en matière de gouvernance et de conformité.

En résumé, les entreprises qui utilisent TTN TMS avec des traducteurs internes bénéficient d’un centre de gestion des traductions de pointe à leurs propres conditions. La solution combine les capacités d’automatisation et les améliorations de l’IA de TTN avec un environnement de marque, basé sur les rôles, qui suit les règles et les processus de l’entreprise. Les équipes de traduction gagnent en efficacité et en cohérence grâce à des mémoires de traduction et des bases terminologiques centralisées qui s’enrichissent avec chaque projet, tandis que les parties prenantes internes soumettent et reçoivent des traductions dans le cadre d’un processus normalisé et traçable. La direction conserve la visibilité et le contrôle grâce aux tableaux de bord, à la surveillance de l’état des flux de travail et aux notifications d’exception. TTN soutient le programme par une formation initiale et peut continuer à fournir un soutien technique et une assistance facultative en matière de qualité, selon les besoins, tandis que les opérations quotidiennes restent fermement sous le contrôle de l’entreprise. Ce modèle de partenariat permet aux entreprises de développer efficacement la communication multilingue, de réduire le travail manuel de gestion de projet, d’appliquer des normes de qualité cohérentes entre les différentes langues et de protéger les ressources multilingues au sein de l’écosystème de l’entreprise.

Quels sont les formats de fichiers pris en charge par TTN TMS ?

TTN TMS prend en charge 58 formats de fichiers compatibles avec Trados Studio. Les formats habituels sont Microsoft Word, Microsoft Excel et Microsoft PowerPoint pour la traduction, le format PDF étant pris en charge pour l’indexation/l’alignement. Pour la traduction, les fichiers sont convertis en SDLXLIFF, puis reconvertis dans leur format d’origine, de sorte que le format du fichier de sortie de la traduction est identique au format du fichier d’entrée.

Comment les fichiers PDF sont-ils traités dans TTN TMS ?

Les PDF sont traités comme un cas particulier. Bien que le texte puisse être traduit directement par Trados, il est préférable, dans la plupart des cas, de convertir les PDF en Word. TTN TMS fait la distinction entre les PDF scannés et les PDF numériques. Les PDF numériques sont générés à partir de sources numériques (par exemple, Word, InDesign ou des outils de traduction assistée par ordinateur) ; leur texte est déjà sélectionnable et modifiable, de sorte qu’aucune reconnaissance optique de caractères n’est nécessaire. TTN TMS convertit automatiquement tous les fichiers PDF en fichiers Word à l’aide d’Abbyy FineReader.

Figure 1 : Conversion automatique des fichiers PDF en Word

Les fichiers scannés sont proposés en tant que fichiers « unreliable.docx » car la reconnaissance optique de caractères peut introduire des erreurs – par exemple, le chiffre « 0 » peut être interprété comme la lettre « O », et des images ou des logos peuvent être interprétés comme des mots – de sorte que le traducteur doit comparer la traduction finale avec le PDF original et ne peut pas se fier uniquement au fichier Word converti. Les PDF numériques sont proposés en tant que « Binding_PDF » ; lors de la conversion, la mise en page peut être déformée, et le traducteur ou le responsable de la traduction doit vérifier la mise en page avant que le fichier ne soit envoyé au client.

Le document traduit conserve-t-il le formatage original ?

En général, le document traduit conserve le formatage d’origine – polices, styles, mise en page, liens hypertextes et structures d’en-tête/note de bas de page/note de fin de document. Pour les fichiers Microsoft Office, Trados remplace le texte dans le XML sous-jacent et ne modifie généralement pas le format. Dans certains cas, en particulier dans PowerPoint ou lors de la traduction de l’anglais vers des langues telles que l’espagnol ou le français, où le texte est souvent 20 % plus long, des ajustements mineurs de la mise en page peuvent s’avérer nécessaires, car un texte plus long peut déborder ou disparaître derrière des images. Dans tous les cas, le traducteur peut charger le fichier natif formaté en même temps que le fichier XLIFF ; ce dernier n’est utilisé que pour mettre à jour les mémoires de traduction.

Dans la plupart des cas, les fichiers Office, en particulier les documents Word, s’adaptent automatiquement au formatage, et même les fichiers complexes comportant des notes de bas de page, des notes de fin de document et plusieurs centaines de pages sont traités sans problème.

Quelle est la taille maximale des fichiers prise en charge par TTN TMS ?

TTN TMS prend en charge le téléversement de fichiers volumineux. La limite actuelle de la taille des fichiers est de 2,1 Go, ce qui est un maximum théorique rarement atteint dans la pratique.

Comment TTN TMS gère-t-il la sauvegarde et la sécurité ?

TTN TMS conserve les fichiers de projet à long terme et applique une stratégie de sauvegarde à plusieurs couches conçue pour protéger les données même en cas d’incidents liés à des logiciels malveillants. Les fichiers ne sont pas supprimés ; même les éléments datant de plus de trente ans sont conservés. Un système de sauvegarde multiple est en place, certaines sauvegardes étant conservées hors ligne afin que, même en cas d’attaque virale complète, les fichiers restent protégés.

Figure 2 : La réplication s’exécute fréquemment et extrait toutes les données importantes hors ligne.

Les fichiers de traduction et les ressources du client (par exemple, les fichiers Word ou HTML contenant du JavaScript) peuvent contenir des virus dangereux. Même avec des antivirus, une protection complète ne peut être garantie contre les chevaux de Troie activés par l’IA et conçus pour détruire ou crypter des données. Pour atténuer ce risque, tous les composants matériels sont mis en miroir et les données sont sauvegardées régulièrement. La base de données et tous les fichiers du projet sont répliqués plusieurs fois par jour, et les lecteurs de sauvegarde sont mis hors ligne de sorte que tous les supports de stockage ne sont pas physiquement connectés en même temps. Cette architecture rend la perte totale de données pratiquement impossible.

Comment le temps de disponibilité du serveur 24 h/24 et 7 j/7 est-il garanti ?

L’ensemble du système est mis en miroir et toutes les données sont répliquées plusieurs fois par jour. En cas de défaillance complète du système, le fonctionnement est basculé sur un serveur de réplication.

Chaque application concernée fonctionne comme un service TCP/IP. Les composants se surveillent mutuellement par le biais de requêtes TCP/IP périodiques. Si un composant ne répond plus ou tombe en panne, le système de surveillance détecte le problème en quelques minutes et envoie automatiquement un SMS à l’opérateur du système en service. Cette combinaison de réplication, de basculement automatique et de surveillance active garantit une haute disponibilité et un fonctionnement fiable 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Dans quelles langues TTN TMS est-il disponible ?

L’interface utilisateur est disponible en 63 langues. Actuellement, seules quatre de ces langues sont traduites par des linguistes humains ; toutes les autres sont traduites par des machines.

Figure 3 : Interface du traducteur de système

TTN TMS comprend une interface de traduction du système qui permet aux interfaces du client et du traducteur d’être traduites dans n’importe quelle langue. Les traducteurs peuvent modifier et écraser les formulaires en temps réel et simuler des fonctions pour visualiser le texte dans son contexte. L’ensemble du texte de l’interface peut être téléchargé et chargé sous forme de fichier Excel bilingue.

L’interface du responsable de la traduction n’est disponible qu’en anglais.

TTN TMS peut-il être utilisé sans aucun logiciel tiers ?

Les traducteurs disposent de quatre options pour traduire les fichiers : l’éditeur en ligne GroupShare, Trados Studio utilisant des paquets de projets, Trados Studio connecté directement au serveur GroupShare, ou les fichiers de révision bilingues. Trados Studio est un logiciel payant ; la licence perpétuelle Freelance coûte généralement entre 700 et 770 euros. La plupart des traducteurs indépendants disposent de leur propre version de Trados Studio et se connectent directement au serveur GroupShare.

Le traducteur peut également utiliser l’éditeur en ligne GroupShare, qui coûte environ 1 100 euros, mais qui est inclus dans le système TTN TMS. Il ne nécessite aucune installation de logiciel sur l’ordinateur du traducteur ou du relecteur. L’éditeur en ligne est plus facile à utiliser, mais il offre moins de fonctionnalités que Trados Studio.

Comment le système peut-il être exploité de manière rentable pour les grandes organisations ?

Les grandes organisations, telles que les ONG, qui comptent des dizaines, voire des centaines de traducteurs et de spécialistes linguistiques, peuvent acheter un nombre limité de licences en ligne simultanées pour le serveur GroupShare.

Selon les meilleures pratiques établies, une base d’utilisateurs d’environ 100 linguistes ne nécessite généralement qu’une trentaine de licences simultanées pour couvrir environ 98 % de l’utilisation normale, tout en permettant de faire face à des pics de demande occasionnels. Par conséquent, l’utilisation de l’éditeur en ligne avec des licences concurrentes est nettement plus rentable que l’achat d’une licence individuelle pour chaque utilisateur.