FAQ sur les fichiers PDF

Les documents hautement confidentiels ou très sensibles – tels que les rapports médicaux scannés avec des notes manuscrites, les dossiers gouvernementaux avec des timbres et des sceaux, ou tout PDF qui ne peut pas être traité en toute sécurité par une machine – sont traités dans le système fermé de TTN. Le traducteur travaille directement sur le serveur sécurisé de TTN par le biais d’une interface web ou d’un bureau à distance, de sorte qu’il ne télécharge ni ne conserve jamais une copie locale du fichier. TTN TMS propose trois solutions sécurisées pour répondre aux différents types de documents et aux besoins des traducteurs :

Éditeur de traduction web (mode simple)

Il s’agit d’un éditeur en ligne léger (construit avec des composants de l’interface Telerik) idéal pour les petits documents ou les textes courts. Le traducteur accède à une page web comportant deux volets ajustables : un volet affiche le PDF original et l’autre fournit une zone de saisie pour la traduction. L’interface est conçue pour être extrêmement facile à utiliser, même pour un traducteur qui ne l’a jamais vue auparavant.

Aucune installation complexe n’est nécessaire – les traducteurs peuvent commencer à traduire immédiatement dans leur navigateur, même sur une tablette ou un grand smartphone. L’éditeur propose des fonctions essentielles telles que la vérification orthographique dans plus de 160 langues, mais il bloque toute tentative de téléchargement ou d’impression du texte source. L’impression n’est possible qu’en prenant des captures d’écran (ce qui ne peut être totalement évité), et les fonctions d’impression et d’enregistrement standard sont désactivées.

Cet éditeur simple est parfait pour les textes très courts. En fait, même un document de deux mots peut être traduit et soumis en moins d’une minute à l’aide de cet outil. Il offre un haut niveau de sécurité avec un minimum d’efforts, permettant aux traducteurs d’effectuer des micro-tâches en quelques clics dans un environnement entièrement sécurisé.

Figure 1 : Éditeur web du traducteur avec deux fenêtres redimensionnables

Éditeur en ligne OnlyOffice (mode avancé)

Pour les documents sources qui sont plus longs ou qui présentent un formatage complexe (par exemple, des formulaires scannés, des tableaux ou des modèles officiels qui doivent être préservés), TTN TMS intègre un éditeur de documents OnlyOffice. OnlyOffice est une suite bureautique open source similaire à Microsoft Word qui fonctionne dans le navigateur et est hébergée sur les serveurs de TTN, derrière notre pare-feu. Les traducteurs peuvent passer à cet éditeur lorsque le mode simple n’est pas suffisant pour reproduire la mise en page proprement.

L’interface d’OnlyOffice est très familière (ses menus et ses outils rappellent ceux de MS Word), ce qui permet aux nouveaux utilisateurs de s’y retrouver rapidement. L’éditeur prend en charge toutes les langues, y compris les scripts de droite à gauche, et propose des correcteurs orthographiques pour toutes les langues principales dont nos clients ont besoin. L’avantage de ce système est qu’il offre des capacités d’édition complètes – le traducteur peut éditer le texte dans un environnement de type Word – sans jamais télécharger le fichier.

TTN a intégré OnlyOffice de manière à ce que chaque action de l’utilisateur soit contrôlée. Les fonctions susceptibles de présenter un risque pour la sécurité (telles que l’impression, le téléchargement ou la copie de grandes portions de texte) sont désactivées ou limitées. OnlyOffice permet même l’utilisation de plugins personnalisés, et TTN les utilise pour automatiser les tâches de formatage spécifiques aux besoins du client – par exemple, l’insertion automatique d’en-têtes ou l’ajustement de la taille des polices afin que chaque page de la traduction s’aligne exactement sur la page correspondante du document source. L’éditeur peut également être utilisé en mode écran partagé vertical, comme montré dans l’illustration suivante.

Cet éditeur en ligne avancé offre aux traducteurs davantage d’outils pour gérer les mises en page compliquées, tout en conservant le document dans l’environnement sécurisé de TTN.

Figure 2 : Serveur de documents OnlyOffice intégré dans l’infrastructure de TTN

Environnement Machine virtuelle dédié (VM)

Pour les grands projets ou pour les traducteurs qui travaillent régulièrement sur des textes sensibles, TTN peut fournir une machine virtuelle personnelle sur notre ferme de serveurs. Il s’agit essentiellement d’un bureau Windows totalement isolé auquel le traducteur se connecte via bureau à distance (Remote Desktop ou RDP). Chacune de ces machines virtuelles possède une adresse IP fixe et est préconfigurée avec tout ce dont le traducteur a besoin : la langue du système est réglée sur les préférences du traducteur, Microsoft Word est installé avec les dictionnaires correcteurs orthographiques appropriés et l’accès sécurisé du traducteur au portail de travaux de TTN est déjà configuré.

Le traducteur télécharge simplement un petit fichier de configuration RDP de TTN et double-clique dessus pour lancer le bureau à distance sécurisé. Cet accès en un clic évite toute configuration compliquée – même une personne sans grandes compétences informatiques peut se connecter facilement sans se soucier des détails techniques. Sur la machine virtuelle, les traducteurs ont la liberté d’utiliser des outils plus avancés ou leurs macros Word habituelles si nécessaire, mais tous les fichiers restent sur le serveur. Ils ne peuvent voir que les fichiers liés à leur mission et ils travaillent sur ces fichiers dans le cadre de la session à distance.

Le presse-papiers (copier-coller) est isolé afin d’empêcher tout texte d’être copié de l’intérieur de la machine virtuelle vers un ordinateur local. De même, la fonction « Enregistrer sous » est désactivée, ce qui signifie que le traducteur ne peut pas enregistrer une copie locale du document en dehors du lecteur réseau sécurisé fourni. Si un fichier doit être ouvert ou consulté, il passe par le serveur de fichiers sécurisé de TTN plutôt que par un téléchargement direct. La machine virtuelle de chaque traducteur est protégée par un mot de passe et n’est accessible qu’à cette personne. Une fois qu’un travail de traduction est terminé et renvoyé à TTN par l’intermédiaire de la plateforme, le système révoque immédiatement l’accès du traducteur à ces fichiers – il ne peut plus les ouvrir.

Pour les collaborateurs fréquents, le fait de disposer d’une machine virtuelle dédiée signifie qu’ils peuvent configurer l’environnement à leur guise (par exemple, en installant des logiciels ou des signets personnalisés) tout en respectant les normes de sécurité les plus strictes qui soient. L’infrastructure de serveurs de TTN est très robuste – nous disposons de serveurs puissants capables d’héberger des centaines de machines virtuelles simultanément. La performance n’est donc pas un problème. Cette solution est la plus avancée et est généralement utilisée pour des missions plus importantes ou des projets en cours pour lesquels un traducteur peut avoir besoin d’un environnement de bureau complet pour travailler efficacement. Elle offre une sécurité et une fonctionnalité maximales, équivalentes à celles d’un traducteur travaillant en interne sur un ordinateur sécurisé.

Figure 3 : La machine virtuelle fonctionne comme un ordinateur domestique.

En résumé, ces trois méthodes garantissent que le traducteur travaille dans l’écosystème sécurisé de TTN. Les traducteurs peuvent choisir la méthode la plus adaptée à la tâche (et à leur niveau d’aisance technique) et peuvent même passer d’une méthode à l’autre si nécessaire. Le point essentiel est qu’à aucun moment le document confidentiel n’échappe au contrôle : il reste à tout moment sur le serveur ou dans une session à distance sécurisée. Cette approche multidimensionnelle permet à TTN de tout traiter, du certificat de deux lignes au rapport de 100 pages avec tableaux, en offrant un équilibre approprié entre la sécurité et la convivialité pour chaque scénario.

Les traducteurs peuvent-ils copier, télécharger ou imprimer les documents ?

Non. TTN TMS est conçu pour empêcher le siphonnage des données par des moyens non autorisés. Dans les éditeurs basés sur le web (l’éditeur web simple et l’éditeur OnlyOffice), les options de fichiers typiques sont verrouillées. Les traducteurs ne peuvent pas télécharger le fichier source ou la traduction – il n’y a pas de fonction « Enregistrer sous » pour enregistrer les fichiers sur un disque local. La fonction d’impression est également désactivée dans l’interface (la seule façon d’obtenir une copie papier serait de faire des captures d’écran manuelles, ce qui ne peut être totalement évité, mais l’impression d’un document entier n’est pas facilement possible).

Pour mieux protéger le contenu, le système limite la quantité de texte pouvant être copié simultanément dans le presse-papiers. Un petit script empêche de sélectionner et de copier de grands blocs de texte à partir de l’éditeur web – seul un court extrait (par exemple, une phrase ou deux, jusqu’à une certaine limite de caractères) peut être copié à la fois. Il est donc impossible pour quiconque de copier l’intégralité du texte du document et de le coller en dehors de la plateforme sécurisée.

En ce qui concerne la solution de machine virtuelle, TTN adopte une approche différente pour atteindre le même objectif. La machine virtuelle fonctionne sur les serveurs de TTN et lorsqu’un traducteur y est connecté via RDP, le presse-papiers est redirigé ou bloqué afin de garantir qu’aucun contenu ne puisse être copié de la session distante vers un ordinateur local. En fait, un traducteur peut copier-coller du texte à l’intérieur du bureau distant (par exemple, entre le PDF source et Word sur la machine virtuelle), mais pas sur son propre ordinateur. Les canaux de transfert de fichiers sont également fermés : il n’est pas possible de faire glisser un fichier hors de la machine virtuelle ou d’utiliser des lecteurs partagés, à moins que cela ne soit explicitement autorisé pour un besoin spécifique. En outre, même au sein de la machine virtuelle, l’option « Enregistrer sous » ou de création de nouvelles copies du fichier en dehors du dossier sécurisé désigné est désactivée.

Grâce à ces mesures combinées, TTN s’assure que toutes les données sensibles restent dans les limites de notre système. Même si un traducteur essayait de contourner les règles, les dispositifs de protection de la plateforme (et la surveillance continue des actions des utilisateurs) limiteraient toute tentative de ce type. Les clients ont ainsi la certitude que leurs documents ne seront pas imprimés ou sauvegardés sur une clé USB – les informations restent confinées et sécurisées.

Figure 4 : Un script limite les opérations copier-coller à un nombre défini de caractères.

Où sont stockés les documents et qui peut y accéder ?

Tous les documents sont stockés sur les serveurs sécurisés de TTN, qui sont situés sur site sous le contrôle direct de TTN. TTN n’utilise pas le stockage dans le cloud public pour les projets confidentiels – les fichiers ne quittent jamais notre infrastructure. Pendant le processus de traduction, le document est soit affiché via notre interface web, soit ouvert dans une machine virtuelle distante, mais dans tous les cas, le fichier principal reste sur le serveur. Seuls le personnel autorisé et le traducteur désigné ont accès au contenu, et même dans ce cas, l’accès est étroitement réglementé (par exemple, un traducteur ne peut consulter que les fichiers relatifs au travail spécifique sur lequel il travaille, et uniquement pour la durée de ce travail).

Notre système est également conforme aux réglementations strictes qui prévalent en matière de protection des données. L’intégration d’OnlyOffice par TTN, par exemple, se fait dans le respect du RGPD : le serveur de documents d’OnlyOffice est hébergé sur place derrière notre pare-feu, de sorte qu’aucune donnée n’est transmise à un service de cloud tiers. OnlyOffice est une plateforme open source, ce qui signifie que son code est transparent et a été validé par la communauté – il n’y a pas de portes dérobées cachées, et nous pouvons tout personnaliser pour une sécurité maximale. Toutes les communications entre le navigateur du traducteur (ou le client de bureau à distance) et nos serveurs sont cryptées à l’aide de protocoles standard. OnlyOffice lui-même utilise le cryptage AES-256 pour les données au repos et TLS/HTTPS pour les données en transit, ce qui garantit que même si quelqu’un interceptait le trafic réseau, il ne pourrait pas en déchiffrer le contenu. Les serveurs de TTN sont maintenus à jour et renforcés conformément aux meilleures pratiques en matière de cybersécurité, et nous avons été les premiers à adopter une infrastructure Internet dédiée afin de garantir un contrôle total de la sécurité du réseau.

Concrètement, cela signifie que le parcours du document est entièrement contenu dans l’infrastructure de TTN. À partir du moment où le client le charge sur notre plateforme, il est stocké dans une base de données sécurisée ; le traducteur y accède par le biais d’une session sécurisée pour le traduire ; et la traduction terminée est stockée et renvoyée au client par le biais du même système protégé. Aucune copie ne se trouve sur l’appareil personnel du traducteur et aucun courriel non crypté avec des pièces jointes n’est envoyé au cours du processus. TTN TMS limite également l’accès interne – même au sein de TTN, seul le personnel qui doit traiter le projet (par exemple, un chef de projet ou un relecteur) peut voir les fichiers, et même cet accès se fait via la plateforme sécurisée. En conservant le stockage et le traitement en interne et en les cryptant, TTN s’assure que tous les documents sensibles restent confidentiels et protégés contre tout accès non autorisé à tout moment.

Cette plateforme est-elle facile à utiliser pour les traducteurs ?

Oui. Malgré les mesures de sécurité élevées, nous avons conçu le système afin qu’il soit convivial pour les traducteurs. TTN comprend que si un système est trop compliqué ou ralentit le traducteur, il peut amener à des erreurs ou décourager les meilleurs linguistes de travailler sur un projet. La plateforme de TTN évite cela en proposant des solutions adaptées à la taille de la tâche et au niveau de confort technique du traducteur.

Pour les très petits travaux, l’interface de l’éditeur de traduction web est extrêmement simple. Un traducteur qui n’a jamais utilisé le système de TTN auparavant peut recevoir un lien et commencer à saisir la traduction immédiatement. Il n’y a pas de logiciel à installer et pratiquement pas de phase d’apprentissage – l’éditeur web est accessible aux utilisateurs familiers des traitements de texte standard.

Cette facilité d’utilisation est cruciale, par exemple, lorsqu’un document ne comporte que quelques phrases et qu’il n’est peut-être même pas conforme à la rémunération minimale habituelle. Dans de tels cas, les traducteurs apprécient de pouvoir terminer le travail en quelques minutes et de passer à autre chose. L’inclusion de fonctions telles que le correcteur orthographique et le formatage de base du texte dans l’éditeur web les aide à travailler sans avoir besoin d’outils externes.

Pour les tâches plus complexes, le mode OnlyOffice fournit un traitement de texte complet dans le navigateur. Son interface est calquée sur celle de MS Word, de sorte que les traducteurs s’y sentent à l’aise – les menus et les boutons se trouvent là où ils s’y attendent. Le système prend même en charge les besoins avancés (comme les tableaux, les zones de texte, etc.), ce qui permet aux traducteurs d’éditer le texte de manière véritablement WYSIWYG (What You See Is What You Get) sans avoir à se débattre avec des solutions de contournement. Nous avons également veillé à ce que la langue de l’interface puisse être modifiée, de sorte qu’un traducteur plus à l’aise en français, en allemand ou dans une autre langue puisse changer la langue de l’interface utilisateur. Ces détails facilitent l’expérience et réduisent la barrière pour les traducteurs qui pourraient se méfier des outils en ligne.

Pour les traducteurs qui traitent régulièrement de gros volumes, l’approche de la machine virtuelle dédiée offre encore plus de flexibilité qu’un ordinateur portable verrouillé de l’entreprise. Ils disposent d’une machine virtuelle personnelle où ils peuvent installer des outils de vérification orthographique personnalisés ou configurer leurs ressources d’arrière-plan préférées dans les limites de sécurité imposées. De nombreux traducteurs professionnels disposent de leurs propres logiciels (dictionnaires personnalisés, outils terminologiques ou macros). Sur nos machines virtuelles, ils peuvent souvent les utiliser comme ils le feraient sur leur propre ordinateur, mais dans un conteneur sécurisé. Nous avons automatisé une grande partie de la configuration, de sorte que la première fois qu’un traducteur utilise sa machine virtuelle, tout est déjà configuré, y compris la disposition correcte du clavier et les paramètres régionaux. La connexion à la machine virtuelle est également facilitée : Windows, Mac et Linux prennent tous en charge le bureau à distance et nous fournissons des instructions claires. Nous évitons délibérément le jargon technique lorsque nous guidons les linguistes ; par exemple, au lieu de dire « veuillez configurer un client RDP avec ces paramètres », nous conseillons simplement « cliquez sur ce fichier pour lancer l’espace de travail sécurisé ». Par conséquent, les traducteurs n’ont pas besoin d’être des experts en informatique pour utiliser TTN TMS.

La plateforme a été testée avec des traducteurs de différents niveaux de compétences techniques. Les amateurs de technologie apprécient les options avancées (ils peuvent passer sans problème de l’éditeur web à leur machine virtuelle), tandis que ceux qui sont moins à l’aise avec la technologie peuvent s’en tenir à l’éditeur web simple pour les petits travaux. En rendant le système aussi simple que possible pour l’utilisateur final, TTN veille à ce que la sécurité ne se fasse pas au détriment de la productivité. Les traducteurs peuvent se concentrer sur la traduction sans avoir à se débattre avec des logiciels. Cette facilité d’utilisation profite également aux clients : les travaux sont achevés plus rapidement et avec moins de tracas, même lorsque des mesures de sécurité supplémentaires sont en place.