Interface de contrôle de la traduction (TCI)

Vue d’ensemble

L’interface de contrôle de la traduction (TCI) est utilisée par les gestionnaires de traduction pour contrôler et gérer les projets de traduction.

Le système permet d’ajouter un nombre illimité de responsables de la traduction.

Figure 1 : Responsables de la traduction

Les responsables de la traduction peuvent être affectés à des clients individuels, à des groupes de clients ou à des commandes spécifiques. Lorsqu’un responsable de la traduction est en service, il reçoit une alerte dès qu’une nouvelle commande arrive, qu’une commande est en retard, qu’elle n’est pas confirmée ou qu’elle n’est pas terminée. Tout problème déclenche automatiquement une notification par WhatsApp, SMS ou courriel.

Les responsables de la traduction peuvent, une fois suffisamment expérimentés, accéder à plus de 500 formulaires, dont 98 % sont conçus pour des cas particuliers. Dans le cadre de leurs activités quotidiennes, ils ne doivent connaître qu’une dizaine de formulaires. La durée de la formation initiale est très courte ; toutefois, au fil des années, ils peuvent passer à des niveaux plus avancés. Ces niveaux supérieurs sont nécessaires pour gérer des projets très complexes, des mémoires de traduction spécialisées et des bases de données terminologiques. Dans le cadre de cette présentation, seule une sélection limitée d’écrans est présentée.

Le responsable de la traduction a accès à un tableau de bord qui affiche soit toutes les commandes de traduction en cours, soit uniquement les commandes qui lui ont été attribuées.

Figure 2 : Tableau de bord principal des responsables de la traduction

Le tableau de bord du responsable de la traduction n’affiche que les informations essentielles sur les projets de traduction en cours, ce qui permet d’avoir une vue d’ensemble claire et précise des activités en cours. Dans l’exemple ci-dessus, une seule demande est surlignée parce qu’aucun traducteur n’a été affecté, ce qui attire immédiatement l’attention du responsable sur un problème critique.

La plupart des panneaux du tableau de bord n’apparaissent que lorsqu’un problème nécessite une attention particulière, ce qui permet au responsable de la traduction de ne pas être surchargé d’informations superflues ou non pertinentes. Le système actualise automatiquement toutes les données affichées toutes les minutes, fournissant des mises à jour en temps réel pour une surveillance et une intervention opportunes.

Le système affiche les courriels entrants, les commandes en retard et les confirmations de commande, ainsi que les messages non lus, tout en permettant une surveillance et un contrôle complets de l’ensemble du flux de travail.

Figure 3 : Liste des commandes avec des icônes clairement reconnaissables

Il existe plusieurs listes de commandes pour les commandes non confirmées, les commandes en retard et les commandes en cours. Les commandes rouges sont attendues aujourd’hui, les commandes bleues demain.

Les commandes individuelles sont accessibles à partir du panneau de commande principal, qui affiche toutes les informations relatives à la commande. Le flux de travail de TTN TMS est basé sur des statuts. Le statut de chaque commande est affiché sur le panneau principal. Dès que les traducteurs et les relecteurs ont confirmé ou exécuté tous les fichiers d’une commande donnée, le statut est automatiquement mis à jour.

Figure 4 : Aperçu de la commande

Une commande peut contenir un nombre illimité de fichiers et de langues cibles, mais elle a toujours une seule langue source. Si un travail implique deux langues sources ou plus, le système le divise automatiquement en plusieurs sous-commandes.

L’aperçu de la commande affiche les informations sur le client, le délai, le volume, les traducteurs et relecteurs affectés, les délais de confirmation et d’autres détails pertinents. Il offre un vaste éventail d’outils et de nombreux courriels prédéfinis. D’un simple clic, le responsable de la traduction peut envoyer un message à tous les utilisateurs impliqués dans le projet, ou spécifiquement aux traducteurs ou relecteurs. Le système est lié à Outlook et prend en charge la communication par courriel, SMS ou WhatsApp dans différentes configurations.

Les délais sont calculés automatiquement et optimisés pour garantir l’exécution la plus efficace possible de la traduction. L’algorithme de calcul des délais tient compte des heures de travail et de la charge de travail actuelle.

Le système recueille également tous les messages entrants et sortants, les commentaires, les notes, les instructions, les rapports d’assurance qualité et les analyses par l’IA. Il gère des types d’informations particuliers, des fichiers de documentation, des versions antérieures de la traduction et bien d’autres choses encore.

Figure 5 : Accords de confidentialité

Le système génère des accords de confidentialité et répertorie les fichiers traduits par l’IA, effectue des conversions de PDF en Word, identifie les fichiers nécessitant des mises à jour et fournit des instructions au client et au responsable de la traduction, ainsi que diverses autres informations spécialisées jointes à chaque commande. Le responsable de la traduction peut ouvrir les fichiers XLIFF directement dans l’éditeur en ligne, les visualiser en tant que fichiers HTML ou y accéder dans leur format d’origine, ce qui garantit un maximum de flexibilité et de contrôle lors de la gestion du projet.

Figure 6 : Liste des projets de traduction assistée par ordinateur

Les projets de traduction assistée par ordinateur sont générés automatiquement et le responsable de la traduction peut superviser chaque projet et y accéder individuellement.

Figure 7 : Projets de traduction assistée par ordinateur sur le serveur GroupShare

TTN TMS peut accéder directement aux ressources de chaque projet en lisant les données du système de fichiers et de la base de données Trados GroupShare. En pratique, cela signifie que toutes les versions des fichiers du projet sont suivies, répertoriées et immédiatement accessibles pour être visualisées ou téléchargées à tout moment. Cette intégration avec GroupShare garantit une visibilité totale de chaque version de fichier et de chaque ressource du projet, offrant ainsi une vue d’ensemble complète et actualisée de toutes les ressources.

Les outils permettant d’accéder aux versions des fichiers et aux données des projets ne sont généralement pas nécessaires dans le cadre des activités quotidiennes de l’entreprise. Ils sont principalement destinés à des fins de diagnostic et de suivi des erreurs. En cas de problème au cours d’un projet, ces outils permettent aux responsables de traduction et aux équipes d’assistance de retracer toutes les étapes et tous les changements, offrant ainsi une transparence totale du flux de travail. Chaque processus peut être suivi et contrôlé, ce qui est inestimable pour résoudre les problèmes et garantir que le flux de travail de la traduction reste clair et compréhensible.

Le module TTN TMS applique une politique de non-suppression des fichiers de projet. Au lieu de supprimer définitivement les fichiers, TTN TMS marque simplement les fichiers comme « supprimés » dans le système. Cela signifie qu’aucun fichier n’est jamais vraiment perdu – un fichier marqué comme supprimé peut être récupéré à tout moment par le responsable de la traduction. Cette approche de suppression douce protège contre la perte accidentelle de données et permet de récupérer facilement les fichiers en cas de besoin, garantissant ainsi que les travaux de traduction et l’historique des fichiers restent intacts pour une consultation ultérieure ou un retour en arrière.

L’une des tâches les plus importantes du responsable de la traduction est l’attribution des commandes aux traducteurs et aux relecteurs. Il existe deux systèmes.

Sélection manuelle d’une équipe de traduction spécifique

TTN TMS utilise des profils de clients ou de groupes de clients pour affecter des traducteurs et des relecteurs à une commande ou à un compte client.

Figure 8 : Attribution manuelle d’une commande

Lorsqu’un nouveau client ou un membre d’un groupe de clients demande des traductions pour une paire de langues spécifique, le responsable de la traduction affecte à ce client une équipe de traducteurs et de relecteurs dédiée. Il s’agit généralement de sélectionner un traducteur principal et un relecteur principal qui traiteront les projets du client dans cette combinaison linguistique. L’objectif est de maintenir la cohérence et la qualité : lorsque la même petite équipe de linguistes travaille sur l’ensemble du contenu d’un client, elle se familiarise avec la terminologie et le style préférés du client, ce qui se traduit par des traductions plus uniformes. Les membres de l’équipe peuvent également se voir attribuer différents niveaux de priorité – par exemple, un traducteur est désigné comme première priorité (primaire), et un autre comme deuxième priorité (de réserve) – afin de s’assurer qu’il y a toujours une personne qualifiée disponible pour effectuer le travail.

Une fois que l’équipe traducteur-relecteur a été constituée pour le client, le système propose systématiquement le même traducteur principal pour tous les travaux ultérieurs de ce client. Cette pratique permet de conserver un ton et une terminologie cohérents dans tous les projets du client, car le traducteur acquiert une connaissance spécifique du contenu et des préférences du client. Cependant, les contraintes du monde réel, telles que la charge de travail et la disponibilité, sont prises en compte par le système de définition des priorités. Si le traducteur principal est surchargé de travail ou refuse explicitement une nouvelle traduction, le système sélectionnera automatiquement le prochain traducteur disponible – à savoir le traducteur ayant la deuxième priorité la plus élevée pour la paire de langues du client – pour prendre en charge le projet. En d’autres termes, le traducteur de réserve intervient si le traducteur de premier choix n’est pas disponible. Ce mécanisme de solution de repli automatique garantit que les projets peuvent se poursuivre sans délai, même lorsque le linguiste préféré ne peut pas assumer une tâche.

La sélection du relecteur se fait en parallèle avec celle du traducteur. En règle générale, le relecteur assigné reste le même pour des raisons de cohérence, et un ordre de priorité similaire peut être utilisé pour les relecteurs. Ainsi, si le premier relecteur n’est pas disponible, un second relecteur peut être engagé pour réviser les traductions. En maintenant une équipe stable de traducteurs et de relecteurs avec des remplaçants définis, le responsable de la traduction assure à la fois la continuité et la fiabilité du flux de travail.

Mode Pilote automatique et affectation automatique

Si la fonction de pilote automatique est activée pour le projet, le système gère automatiquement le processus d’affectation, sans intervention du responsable de la traduction. Le mode pilote automatique d’un système de gestion de la traduction signifie que le logiciel sélectionne lui-même le traducteur et le relecteur appropriés en fonction de l’équipe prédéfinie et de leur priorité, puis leur transmet le projet sans intervention manuelle. En pratique, la plateforme évalue la paire de langues demandée et attribue automatiquement le travail au traducteur et au relecteur disponibles ayant la priorité la plus élevée pour ce client. En règle générale, il enverra instantanément des notifications ou des invitations pour des travaux à ces linguistes. Tout cela se fait sans aucune étape manuelle – le responsable de la traduction n’a pas besoin de contacter les traducteurs ou d’appuyer sur des boutons une fois que le pilote automatique est en marche. Les fichiers et les détails du projet sont transmis automatiquement au traducteur et au relecteur sélectionnés, et le travail peut commencer immédiatement.

En coulisses, le pilote automatique utilise les règles établies par le responsable. Par exemple, si le traducteur principal est saturé ou indisponible, le système passe immédiatement à l’option secondaire. L’ensemble du flux de travail peut être exécuté sans intervention humaine, à l’exception des linguistes qui effectuent le travail de traduction et de relecture. Le responsable de la traduction n’a qu’à superviser le processus à un niveau global, plutôt que d’assigner chaque tâche.

Si le pilote automatique est activé et qu’un traducteur n’accepte pas ou ne répond pas à une demande, le système peut automatiquement passer au prochain linguiste disponible. Le système invitera par exemple d’abord le linguiste de premier choix, et s’il refuse ou est absent, il invitera les linguistes suivants jusqu’à ce que l’un d’entre eux accepte. Cela permet de garantir que, même avec le pilote automatique, les priorités de sauvegarde sont respectées et que le projet n’est pas bloqué en attendant l’acceptation d’une personne. Enfin, une fois que le traducteur puis le relecteur ont terminé leurs tâches, le système peut même renvoyer la traduction terminée au client ou marquer le projet comme terminé avec une implication minimale du responsable, selon la configuration du flux de travail.

Avantages de l’utilisation des équipes prioritaires et du pilote automatique

Une affectation d’équipe basée sur les priorités et un flux de travail avec pilote automatique offrent plusieurs avantages :

Cohérence de la qualité : Le fait de garder le même traducteur pour tous les projets d’un client permet d’obtenir des traductions plus cohérentes, car le traducteur connaît la terminologie et le guide stylistique du client. Le relecteur veille également à ce que les mêmes normes de qualité soient appliquées à tous les travaux. Cette cohérence renforce la confiance du client dans le service de traduction.
Efficacité et rapidité : Le fait que le système passe automatiquement à un deuxième traducteur prioritaire lorsque le premier n’est pas disponible signifie que les projets ne sont pas bloqués dans l’attente d’une personne spécifique. Le travail peut commencer avec la solution de réserve sans délai de gestion. Le pilote automatique accélère encore le processus en supprimant la nécessité d’une affectation manuelle – les travaux sont créés et envoyés aux linguistes dès qu’une demande est reçue. Cette rapidité peut réduire considérablement les délais d’exécution.
Réduction de la charge de travail des responsables : Le pilote automatique se chargeant des tâches de routine, le responsable de la traduction peut se concentrer sur la supervision et la gestion des exceptions plutôt que sur chaque affectation de tâche. Les étapes banales (création de travaux, sélection des traducteurs, envoi des fichiers) sont automatisées, ce qui réduit les frais administratifs. La diminution des transferts manuels réduit également le risque d’erreur humaine en affectant la mauvaise personne ou en omettant une demande.
Fiabilité et évolutivité : Un système de définition des priorités avec des solutions de repli désignées augmente la résilience du processus de traduction. Même si le volume de travail augmente ou si plusieurs traducteurs sont à pleine capacité, le système peut s’adapter en faisant appel aux linguistes qualifiés suivants dans la liste des priorités. C’est particulièrement utile pour les gros volumes de traduction ou pour la gestion de nombreux clients – la combinaison d’une équipe structurée et de l’automatisation permet de faire face à la croissance sans sacrifier le temps de réponse ou la qualité. Par essence, le flux de travail est « toujours actif » – les nouveaux travaux de traduction déclenchent le système pour trouver les bons membres de l’équipe et commencer le travail, ce qui permet de maintenir le débit même en cas de volumes élevés.

En résumé, la capacité du responsable de la traduction à affecter une équipe de traducteurs/relecteurs avec des priorités définies garantit que chaque client dispose d’une équipe dédiée pour assurer la cohérence, avec des solutions de repli prêtes à maintenir la continuité. Et lorsque l’option de pilote automatique est activée, l’ensemble du processus d’affectation et de livraison s’exécute automatiquement – sélection des traducteurs, invitation pour des travaux et transmission des projets – le tout sans intervention directe du responsable, sauf si c’est nécessaire. Cette combinaison d’expertise humaine (grâce à des équipes dédiées) et d’automatisation (grâce au pilote automatique) permet d’obtenir un flux de travail plus efficace, plus fiable et plus évolutif pour les services de traduction.

Figure 9 : Paramètres pour le flux de travail géré par pilote automatique

Certains clients préfèrent confier tous leurs projets aux mêmes traducteurs et relecteurs afin d’assurer une continuité. Dans le profil d’exemple, le client a choisi de travailler exclusivement avec une équipe fixe pour toutes les traductions. Cette approche permet aux linguistes désignés de se familiariser avec la terminologie, le style et les préférences du client au fil du temps, ce qui améliore la cohérence et la qualité des traductions. En associant systématiquement le client au même traducteur (et relecteur), le flux de travail permet de bien comprendre le contenu du client, plutôt que d’attribuer les projets de manière arbitraire à n’importe quel linguiste disponible.

Afin de s’assurer que le même traducteur intervienne systématiquement, le champ « Take » est réglé sur « Must ». Avec ce réglage, le traducteur attitré est obligatoirement sollicité pour chaque commande entrante du client. Si le traducteur préféré n’est pas disponible ou refuse la tâche, le flux de travail automatisé s’arrêtera au lieu de passer automatiquement à un autre traducteur. En d’autres termes, la demande de traduction ne sera pas réaffectée à une autre personne sans intervention – elle s’arrête et alerte le responsable de la traduction, plutôt que de ne pas respecter la préférence du client pour ce traducteur spécifique. Ce paramètre strict garantit que la demande d’exclusivité du client est honorée, au risque toutefois d’entraîner des retards si le traducteur en question ne peut pas accepter un travail.

Séquence de travail automatisée

Lorsque le profil est configuré ainsi, le système de gestion des traductions fonctionne en pilote automatique pendant toute la durée du processus. Les étapes clés de ce flux de travail géré par pilote automatique sont les suivantes :

Affectation automatique au traducteur : Chaque fois qu’une nouvelle commande de traduction est reçue, le système la transmet automatiquement au traducteur présélectionné désigné pour ce client. Si ce traducteur n’est pas disponible pour prendre le travail, le processus ne l’attribue pas automatiquement à quelqu’un d’autre – il s’interrompt pour une intervention manuelle.
Transfert au relecteur : Une fois que le traducteur a accepté et terminé la traduction, le système transmet immédiatement le travail au relecteur désigné pour effectuer la révision, sans qu’aucune étape manuelle ne soit nécessaire. Le relecteur est prédéterminé et fait partie de l’équipe fixe du client, ce qui garantit que la révision est également effectuée par le linguiste habituel.
Livraison automatique au client : Une fois que le relecteur a terminé la révision et approuvé le travail, le document traduit final est livré directement au client. Le système renvoie automatiquement la traduction terminée via le portail du client ou par courriel, sans que le responsable de la traduction n’ait à intervenir pendant tout ce cycle.

Cette configuration du flux de travail en pilote automatique rationalise le déroulement du projet tout en maintenant une équipe cohérente pour le client. Toutes les tâches – affectation, passage à l’étape suivante et livraison – se déroulent de manière transparente en arrière-plan. Le responsable de la traduction n’a pas besoin de superviser manuellement chaque étape, à condition que les linguistes désignés soient disponibles et acceptent les tâches. En faisant appel au même binôme traducteur-relecteur de confiance pour chaque projet, le client gagne en cohérence et la productivité de l’équipe s’améliore souvent car elle connaît de mieux en mieux le contenu et les attentes du client. La contrepartie du réglage strict (« must ») est que si le traducteur choisi ne peut pas accepter un travail à un moment donné, le travail attendra d’être traité au lieu d’être réaffecté automatiquement, ce qui permet de préserver la qualité et la familiarité au détriment éventuel de la rapidité.

Affectation des commandes par des demandes différées dans le temps

Certains clients exigent des traductions dans un très grand nombre de combinaisons linguistiques – parfois jusqu’à 200, y compris de nombreuses paires rares ou moins courantes. Dans ce cas, il n’est pas réaliste pour le responsable de la traduction de connaître les points forts, les spécialisations et la disponibilité de chaque traducteur. Pour y remédier, le système utilise un mécanisme d’affectation des traducteurs et des relecteurs piloté par l’IA. Tous les linguistes qualifiés pour chaque paire de langues sont regroupés dans un pool dédié, que l’IA consulte pour attribuer les nouvelles commandes au traducteur le plus approprié et le plus disponible.

Figure 10 : Pool de traducteurs et de relecteurs pour chaque combinaison linguistique

Par exemple, un organisme à Genève a demandé ces dernières années des traductions dans plus de 150 combinaisons de langues. Pour gérer ce volume et cette diversité, le système dispose d’un pool de plus de 500 traducteurs médicaux spécialisés. Lorsqu’un tel client passe une nouvelle commande, le système diffuse automatiquement une demande de traduction au pool concerné par le biais de plusieurs canaux : WhatsApp, SMS, courriel et plateforme mobile. Le traducteur ou le relecteur le mieux classé et le plus approprié, selon l’algorithme de l’IA, reçoit immédiatement la demande, ce qui garantit que l’expert le mieux qualifié a la possibilité d’accepter le travail en premier.

Figure 11 : Le traducteur le plus approprié reçoit immédiatement la demande

Le traducteur peut accepter la mission directement par le biais d’une interface pratique (par exemple, en sélectionnant une option dans le menu WhatsApp ou en répondant au SMS). Si aucun des traducteurs les mieux classés n’accepte la demande dans les cinq minutes qui suivent, le système transfère automatiquement la demande au groupe suivant de traducteurs qualifiés. Ce processus est répété par intervalles de cinq minutes, en élargissant à chaque fois le groupe jusqu’à ce qu’un traducteur accepte le travail. Cette stratégie de diffusion échelonnée dans le temps permet de concilier rapidité et qualité : elle donne aux meilleurs traducteurs une brève fenêtre exclusive pour répondre, maximisant ainsi les chances qu’un traducteur de qualité accepte le travail, tout en garantissant que la demande soit rapidement remplie par le pool plus large si les meilleurs choix ne sont pas disponibles.

Chaque traducteur du pool est classé par un algorithme d’intelligence artificielle qui apprend en permanence et met à jour les classements sur la base d’un maximum de dix indicateurs de performance. Ces indicateurs comprennent des facteurs tels que les notes obtenues par les relecteurs sur des projets antérieurs, le nombre de travaux réalisés avec succès par le traducteur, la ponctualité (par exemple, les retards de livraison), l’évaluation qualitative du responsable de la traduction, la fréquence et l’ampleur des révisions demandées par le relecteur, l’efficacité du temps enregistré par le relecteur pendant les révisions, et d’autres indicateurs de performance pertinents. En évaluant ces critères de manière globale, l’IA est en mesure d’identifier le traducteur le plus approprié pour chaque nouvelle commande, en faisant correspondre l’expertise du domaine et la fiabilité face aux exigences du travail.

Avantages de l’approche de l’affectation différée pilotée par l’IA

Ce système d’affectation automatisé s’est avéré beaucoup plus efficace que l’affectation manuelle. Ses principaux avantages sont les suivants :

Amélioration de la qualité de la traduction : En sélectionnant toujours le traducteur disponible le mieux noté pour la tâche, le système améliore la qualité globale. Chaque commande passée fournit davantage de données à l’IA, ce qui permet d’affiner les classements. Au fil du temps, la qualité de la traduction s’améliore à chaque nouvelle commande, le système devenant de plus en plus apte à faire correspondre les travaux de traduction aux traducteurs qui les gèrent le mieux.
Efficacité et rapidité : Dès qu’une commande est passée, le traducteur le mieux classé en est informé instantanément. Dans la plupart des cas, un traducteur approprié accepte le travail en quelques minutes, sans les retards d’une coordination manuelle. Même lorsque les traducteurs de premier choix ne sont pas disponibles, le cycle de demande itératif de 5 minutes permet de trouver rapidement un autre linguiste qualifié. Cela permet de minimiser les temps morts et d’accélérer le démarrage des projets, tout en préservant un niveau de qualité élevé.
Utilisation optimale des ressources : L’IA surveille en permanence les performances des traducteurs. Si le travail d’un traducteur particulier commence à nécessiter une relecture exceptionnellement poussée ou s’il n’est pas à la hauteur (par exemple, si ses traductions nécessitent souvent des révisions importantes ou prennent beaucoup de temps à être révisées), son classement baissera en conséquence. Les autres traducteurs du pool ont ainsi la possibilité d’intervenir et de faire preuve d’une performance supérieure. Le système encourage ainsi une concurrence saine et une amélioration continue entre les traducteurs. Les traducteurs les plus performants sont récompensés par davantage d’opportunités, tandis que les moins performants reçoivent moins de commandes jusqu’à ce qu’ils s’améliorent, ce qui garantit aux clients le meilleur service possible.
Évolutivité et facilité de gestion : Pour les responsables de la traduction, le système piloté par l’IA simplifie grandement la gestion de projets importants et complexes. La gestion des demandes dans plus de 150 combinaisons de langues avec un pool de centaines de traducteurs serait écrasante si elle était effectuée manuellement. Le mécanisme de sélection de l’IA peut s’adapter à ces demandes sans effort, en suivant les compétences et l’historique de chaque traducteur d’une manière bien plus pertinente qu’un intervenant humain. Cette manière de procéder améliore l’adéquation entre les traducteurs et les commandes (en particulier pour les domaines spécialisés comme la traduction médicale dans l’exemple de l’organisme genevois) et réduit significativement la charge administrative.

En résumé, le processus d’affectation différée de l’IA garantit que chaque commande de traduction est traitée par le traducteur le plus qualifié et le plus fiable disponible, tout en maintenant des délais d’exécution rapides. Il combine l’intelligence d’un classement fondé sur des données avec un système de notification échelonné judicieux. Cette approche permet non seulement d’améliorer la qualité et la cohérence des traductions, mais aussi d’accroître l’efficacité du déroulement du processus. Dans la pratique, le système a donné des résultats nettement meilleurs que l’affectation manuelle, validant ainsi l’utilisation de l’IA pour la sélection de traducteurs dans le cadre de projets de traduction multilingues à vaste échelle.

Robot de messagerie piloté par l’IA

Dans un environnement moderne de gestion des traductions, un « robot de messagerie » piloté par l’IA agit comme un agent intelligent de traitement du courriel. Il automatise le traitement des demandes de traduction reçues par courriel, de la reconnaissance des formats de commande standardisés à la répartition des tâches, avec un minimum d’intervention manuelle. En intégrant le traitement du langage naturel (NLP) et l’apprentissage automatique, ce système garantit que chaque courriel – même ceux provenant de plateformes numériques externes – est traité de manière cohérente, rapide et transparente dans le flux de traduction.

Figure 12 : Le robot de messagerie interprète le contenu du courriel

L’une des principales fonctions du robot de messagerie consiste à reconnaître un vaste éventail de formats de courriel normalisés utilisés par les clients pour demander des traductions. Le système s’appuie sur des techniques d’analyse structurée des courriels pour identifier les informations clés dans ces courriels sur la base de modèles prédéfinis. Par exemple, si un client utilise un modèle de courriel fixe pour les commandes (avec des champs tels que la langue source, la langue cible, le délai de livraison, le nombre de mots, etc.), l’IA détecte ces champs automatiquement. Lorsqu’une commande par courriel est détectée, son contenu est automatiquement converti en un enregistrement de commande structuré dans le système TTN TMS. Cela signifie que le texte non structuré du courriel est transformé en une offre de travail formelle sans aucune saisie manuelle de données. En substance, le robot de messagerie agit comme un analyseur de courriel qui extrait du message entrant des informations essentielles (nom du projet, langues, date de livraison souhaitée, pièces jointes, etc.).

Figure 13 : Les commandes électroniques standardisées sont automatiquement converties en commandes système.

En convertissant les demandes par courriel en flux de travail structuré, le robot de messagerie piloté par l’IA intègre pleinement les flux de travail non numériques dans le processus de traduction automatisé. Auparavant, si un client envoyait une demande de traduction par simple courriel (en dehors d’un portail ou d’un système de gestion), les responsables de traduction devaient créer manuellement une commande dans le système. Le robot de messagerie comble désormais automatiquement cette lacune. Même si une demande est envoyée sous la forme d’un courriel libre, le système peut l’interpréter et l’intégrer dans le système numérique. Cela permet d’assurer la cohérence de toutes les commandes entrantes – chaque travail, qu’il soit soumis par le biais d’un portail web ou par courriel, suit le même processus normalisé, ce qui améliore également la rapidité, car le temps qui s’écoule entre l’envoi d’un courriel par le client et la création et l’attribution d’un travail est considérablement réduit. En outre, ce processus améliore la traçabilité, puisque chaque commande reçue par courriel est enregistrée et suivie dans le système. On dispose d’un chemin clair, compréhensible et traçable depuis le contenu du courriel d’origine jusqu’à la commande créée et toutes les actions ultérieures.

Outre le traitement des commandes, le robot de messagerie répond également de manière intelligente à certains courriels grâce à ses capacités de traitement automatique des langues (NLP). Il peut comprendre le contenu et l’intention des messages entrants afin de déterminer si une réponse automatisée est appropriée.

Le robot de messagerie piloté par l’IA crée non seulement de nouvelles commandes à partir des courriels entrants, mais il excelle également à associer les courriels à des projets existants, le cas échéant. Souvent, les clients ou les traducteurs envoient des courriels de suivi qui font référence à un numéro de commande ou à un code de projet dans l’objet ou le corps du message. Le robot de messagerie analyse les messages entrants à la recherche de tout identifiant de commande connu et, s’il en trouve, relie automatiquement le courriel à l’enregistrement du projet correspondant dans le système de TTN.

Compte tenu du volume de courriels reçu, le robot de messagerie intègre également un filtre anti-spam sophistiqué et un détecteur de pertinence. Il utilise l’intelligence artificielle pour distinguer les courriels légitimes et pertinents des messages non sollicités ou non pertinents. Les filtres de messagerie traditionnels peuvent se contenter d’effectuer des contrôles basés sur des règles ou d’examiner la réputation des expéditeurs, mais notre système piloté par l’IA va plus loin en analysant le contenu et le contexte de chaque courriel entrant. Par exemple, si un courriel est une lettre d’information de marketing de masse ou une sollicitation aléatoire sans rapport avec un travail de traduction, le système le signale ou le met en quarantaine afin qu’il ne dérange pas les responsables de la traduction.

En résumé, le robot de messagerie piloté par l’IA améliore le flux de travail de la gestion des traductions en automatisant les demandes et les communications par courriel avec intelligence et précision. Il reconnaît et traite les commandes de courriel standard dans le système, répond aux demandes de renseignements de routine, achemine intelligemment les messages aux bonnes personnes, relie la correspondance aux bons projets et filtre les éléments parasites. Toutes ces capacités se conjuguent pour maintenir un haut niveau de cohérence, accélérer les délais d’exécution et assurer la traçabilité de bout en bout des projets de traduction. L’équipe de traduction peut traiter plus efficacement des volumes de travail plus importants et les clients bénéficient d’un service rapide et précis.

Retour d’information automatique avec suivi des modifications

Lorsque le relecteur charge ou vérifie les fichiers révisés, le système les compare automatiquement avec les fichiers originaux envoyés par le traducteur. La fonction Suivi des modifications permet de mettre en évidence toutes les modifications apportées au cours de la relecture. Le système renvoie ensuite les fichiers annotés au traducteur par courriel et les publie également sur le compte du traducteur à titre de référence.

Figure 14 : Fichiers de retour d’information générés automatiquement

Le système calcule des indicateurs de comparaison utiles pour chaque fichier révisé. Il s’agit notamment du nombre de révisions effectuées, de la distance de Levenshtein (distance d’édition entre le texte original et le texte révisé), du score BLEU (un score de qualité de traduction automatique), ainsi que d’autres mesures permettant de quantifier les différences. Cela permet d’avoir un aperçu objectif de l’ampleur des modifications apportées à la traduction au cours de la relecture.

Figure 15 : Suivi des modifications en format HTML et Word

Les fichiers de retour d’information avec le suivi des modifications peuvent être visualisés sous forme de page HTML ou de document Word généré, ce qui permet aux traducteurs de voir exactement ce qui a été modifié. Toutes les modifications confirmées sont également intégrées automatiquement dans la mémoire de traduction. Le système « apprend » ainsi des corrections avec un minimum d’efforts manuels.

Avantages du retour d’information automatique

TTN TMS fournit un mécanisme de retour d’information automatique qui compare les fichiers révisés avec les originaux, met en évidence tous les changements et réintègre les corrections acceptées dans la mémoire de traduction. Cette capacité permet aux traducteurs et aux responsables de la traduction d’obtenir immédiatement des informations fondées sur des données, de renforcer la cohérence entre les projets et de favoriser l’amélioration continue avec un minimum de contraintes administratives. Les principaux avantages sont décrits ci-dessous.

Retour d’information visuel immédiat pour les traducteurs : Toutes les modifications sont clairement mises en évidence, ce qui permet aux traducteurs de voir et de comprendre facilement les corrections apportées par les relecteurs. Les traducteurs peuvent ainsi apprendre de leurs erreurs et éviter de les répéter lors de missions ultérieures.
Indicateurs quantitatifs de qualité : En calculant des statistiques telles que le nombre de révisions, la distance de Levenshtein et le score BLEU, le système fournit une mesure objective de la qualité de la traduction. Les traducteurs et les chefs de projet peuvent utiliser ces indicateurs pour évaluer les améliorations au fil du temps et identifier les domaines qui pourraient nécessiter une formation ou une attention supplémentaire.
Amélioration continue grâce à l’intégration de la mémoire de traduction : Chaque modification acceptée est réintégrée dans la mémoire de traduction, pour que les traductions futures bénéficient des améliorations, en augmentant la cohérence et la qualité globale sans effort supplémentaire. Le système devient essentiellement un « système d’apprentissage » qui s’améliore de lui-même, puisque TTN TMS met continuellement à jour sa base de connaissances à chaque révision.
Suivi des performances et assurance qualité : Les statistiques détaillées générées pour chaque traducteur (par exemple, le nombre de modifications à apporter à son travail) permettent de suivre de manière fiable les performances des traducteurs. Il est donc possible d’identifier les traducteurs de qualité ou de fournir un soutien en cas de besoin, en s’appuyant sur des données concrètes. Il en résulte une meilleure assurance qualité, ce qui permet aussi de prendre des décisions éclairées lors de l’attribution des tâches ou de l’évaluation des traducteurs.

Grâce à ce mécanisme de retour d’information automatique, TTN TMS facilite un cycle d’apprentissage continu et d’amélioration de la qualité. Il fournit aux traducteurs un retour d’information immédiat, fondé sur des données, et met à jour la base de connaissances du système, le tout pratiquement sans intervention manuelle. Cela permet non seulement d’améliorer la qualité des traductions au fil du temps, mais aussi de fournir des informations claires sur les performances et les progrès de son équipe de traducteurs.

« TTN Counter » : accès direct aux applications Office

L’interface de contrôle de la traduction TCI est accessible à partir de n’importe quel navigateur web, sans installation supplémentaire, ce qui permet aux responsables de la traduction de superviser les projets de n’importe où. Cependant, le fait de travailler uniquement via un navigateur présente des limites : Les documents Office (comme les fichiers Word) ne peuvent pas être ouverts et modifiés sur place. Normalement, pour apporter des modifications, un responsable doit télécharger le fichier, le modifier, puis le renvoyer, ce qui est fastidieux et susceptible d’entraîner des erreurs de version. Il est possible de contourner le problème en utilisant un environnement de bureau virtuel, mais une solution plus efficace est disponible grâce à une application complémentaire dédiée appelée « TTN Counter ». TTN Counter a été initialement conçu pour compter les mots dans différents formats de fichiers. Au fil des années, il est devenu un outil de gestion de la traduction à part entière.

Figure 16 : TTN Counter ouvre Office et d’autres formats natifs.

TTN Counter est un serveur TCP/IP installé sur la machine de l’utilisateur qui communique avec l’interface TCI. Lorsqu’un responsable de la traduction clique sur l’icône « open » d’un document dans l’interface web, TTN Counter intercepte la demande et lance l’application de bureau appropriée (Word, Excel, PowerPoint, etc.) avec ce fichier. Cela signifie que le responsable peut commencer à modifier le document immédiatement dans l’application native d’Office, sans aucune étape de téléchargement manuel. Une fois l’édition terminée, les modifications sont enregistrées directement dans le fichier du système, ce qui évite de devoir charger séparément une nouvelle version.

Il est important de noter que TTN Counter ne se limite pas aux documents Office. Comme il fonctionne localement avec un accès au niveau du système, il peut également ouvrir d’autres applications comme Outlook et exécuter de nombreuses fonctions spécialisées qu’un navigateur web (comme une interface web basée sur IIS) ne peut pas exécuter en raison de restrictions de sécurité. Par essence, TTN Counter comble le fossé entre l’interface TCI en ligne et l’environnement de bureau de l’utilisateur, ce qui permet un flux de travail transparent.

Avantages de l’accès immédiat aux fichiers avec TTN Counter

TTN Counter fournit un accès immédiat aux fichiers Office pour l’édition, combinant la commodité d’un système de gestion des traductions basé sur un navigateur avec la puissance des applications de bureau. Cette approche d’accès direct permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’améliorer la précision et la productivité des responsables de la traduction, ce qui rend le flux de travail global plus fluide et plus fiable.

Pas de téléchargement/chargement manuel : Toutes les modifications peuvent être effectuées directement sur le fichier via l’application native, ce qui élimine les étapes fastidieuses du téléchargement d’un document à partir du navigateur et de son chargement après modification. Cette approche permet de rationaliser le flux de travail, en particulier pour les changements fréquents.
Réduction des erreurs : L’édition directe via TTN Counter permet d’éviter les erreurs telles que le chargement de la mauvaise version du fichier ou l’oubli total de chargement des modifications. Le fichier ouvert et modifié est le même que celui lié au projet, ce qui garantit la cohérence.
Intégration avec les outils de bureau : TTN Counter permet d’utiliser toutes les fonctionnalités d’une application de bureau. Par exemple, un responsable de la traduction peut déclencher Outlook ou d’autres fonctions de courriel directement pour envoyer des fichiers ou des communications traduits, ce qui n’est pas possible par le biais d’une simple interface de navigateur. Au total, TTN Counter prend en charge de nombreuses fonctions intégrées au bureau, ce qui étend considérablement les capacités de l’interface TCI basée sur le web.
Accélération du flux de travail et de l’efficacité : En supprimant les barrières imposées par le navigateur, TTN Counter permet aux responsables de la traduction de travailler beaucoup plus rapidement et efficacement qu’avec une configuration purement basée sur le navigateur. Il n’y a pas d’attente pour les téléchargements ni de risque de duplication des efforts. Les modifications de fichiers multiples et les tâches de gestion peuvent être traitées beaucoup plus rapidement, ce qui accélère l’exécution des projets.