Interface du traducteur

Documentation et formation

TTN TMS fournit des guides d’utilisation concis et spécifiques à TTN montrant aux traducteurs comment utiliser GroupShare, Trados, MultiTerm et la post-édition IA dans l’interface de TTN. Les traducteurs bénéficient d’une formation ciblée sur le flux de travail de TTN, avec une initiation de base aux outils de traduction assistée par ordinateur. La gestion des commandes est volontairement minimale : le traducteur ouvre la commande via un lien, consulte le fichier, effectue le travail et le renvoie. Les traducteurs peuvent également utiliser le paquet Trados, qui est envoyé par courriel. Les démarches administratives sont réduites à quelques clics, ce qui permet de se concentrer sur la qualité et le respect des délais.

Une bonne connaissance du fonctionnement d’un outil de traduction assistée par ordinateur et de terminologie est requise. Les collaborateurs externes qui n’ont pas d’expérience en outils de traduction assistée par ordinateur et de terminologie peuvent travailler avec des fichiers de révision ; toutefois, les traducteurs qui n’ont pas de connaissances en outils de traduction assistée par ordinateur et de terminologie ne devraient pas se voir confier de commandes pour des raisons de qualité. La plupart des traducteurs connaissent les systèmes de traduction assistée par ordinateur et de terminologie de type Trados, qui détenait une part de marché de 74 % en 2013.

Figure 1 : La plupart des traducteurs connaissent le système Trados.

Selon des articles récemment publiés, Trados détient désormais plus de 80 % de parts de marché, car les systèmes de traduction assistée par ordinateur et de terminologie plus petits sont incapables de suivre le rythme de l’évolution rapide des connecteurs d’IA.

Affectation de la commande

Dès réception d’une commande, le traducteur peut choisir le canal de notification qu’il préfère – WhatsApp, SMS, courriel ou page web de confirmation. Une interface dédiée et optimisée pour les mobiles fournit des alertes d’affectation et des mises à jour de statut en temps réel, permettant aux traducteurs de rester informés et de répondre rapidement de n’importe où et à n’importe quel moment.

Figure 2 : Message WhatsApp ou interface mobile pour accepter ou refuser des commandes

Les dossiers et les formulaires de commande sont généralement transmis par courriel en l’absence de restrictions spécifiques en matière de sécurité.

Figure 3 : Courriel avec les informations relatives à la commande

Lorsqu’un projet de traduction est affecté, le système envoie un courriel de notification. En fonction des paramètres de configuration, ce courriel peut permettre d’accéder aux fichiers sources de l’une des manières suivantes :

• Fichiers joints : Les fichiers sources natifs sont joints directement à l’e-mail.
• Lien de téléchargement : Le courriel contient un lien hypertexte à partir duquel les fichiers natifs peuvent être téléchargés.
• Lien de l’éditeur en ligne : Un lien est fourni pour ouvrir le projet dans l’éditeur en ligne Trados GroupShare et effectuer la traduction en ligne.
• Trados Studio Link : Un lien spécial est inclus pour ouvrir le fichier XLIFF directement dans l’application de bureau Trados Studio.

Outre l’accès aux fichiers, le courriel de notification contient des informations importantes sur le projet de traduction. Il comprend généralement les informations suivantes :

• Détails de la commande : L’identité du demandeur ou du client qui a passé la commande (Orderer).
• Bases de données terminologiques : Références aux bases terminologiques MultiTerm pertinentes.
• Mémoires de traduction : Références aux mémoires de traduction applicables pour tirer parti des traductions existantes.

Pour toute directive spécifique à un client, à un département ou à un domaine, les traducteurs doivent consulter le forum du client.

Figure 4 : Forum spécifique au client, au département ou au domaine

Un forum centralisé adapté à chaque client, département ou tâche spécifique permet d’accéder directement à des documents de référence détaillés et à des conseils. Ce forum sert de source centrale en regroupant tous les documents de référence pertinents en un seul endroit. Il s’agit notamment de lignes directrices et de guides stylistiques spécifiques au client (couvrant des règles telles que l’utilisation d’un langage non sexiste) et de liens vers des bases terminologiques externes, ainsi que toute autre préférence ou ressource spécifique au projet. En centralisant ces informations, le forum permet aux nouveaux traducteurs de trouver rapidement les conseils dont ils ont besoin, ce qui accélère leur intégration et leur permet de produire des traductions cohérentes et de grande qualité qui respectent la terminologie et le style préférés du client. Cette approche favorise également un partage efficace des connaissances et garantit que les conseils sont adaptés aux besoins de chaque client, tout en réduisant les frais administratifs en limitant les demandes répétitives et la distribution manuelle des documents.

Exécution de la commande

La plupart des traducteurs disposent d’une connexion permanente au tableau de bord de gestion des traductions, où ils traitent les commandes.

Figure 5 : Tableau de bord du traducteur avec vue d’ensemble

Le traducteur dispose d’un tableau de bord personnel affichant une vue d’ensemble de toutes les commandes qui lui ont été affectées. Il peut accéder aux archives de traduction de la même manière que celle décrite dans la section consacrée aux clients. En outre, le tableau de bord permet d’accéder directement aux forums clients pertinents pour chaque commande active, offrant un accès rapide et structuré à toutes les informations relatives au travail, y compris les lignes directrices, les préférences et les documents de référence essentiels pour garantir la précision et la cohérence.

Figure 6 : Liste des commandes non confirmées

Les traducteurs et les relecteurs peuvent accéder aux données de la commande par le biais de listes à plusieurs niveaux et ouvrir les fichiers soit en les téléchargeant, soit en visualisant la version HTML dans le navigateur.

Figure 7 : Liste des commandes en cours

Lorsqu’un traducteur souhaite commencer à travailler sur une commande, il a généralement trois possibilités. La méthode la plus courante consiste à cliquer sur le lien GroupShare, ce qui ouvre le projet dans l’application de bureau Trados. Le traducteur consulte ensuite les fichiers du projet et commence à travailler sur la traduction dans son environnement local.

Une autre approche, utilisée par un groupe plus restreint de traducteurs, consiste à travailler avec un paquet de traduction. Un paquet contient un sous-ensemble de la mémoire de traduction principale du projet et est configuré de manière à ce que l’application Trados se connecte toujours à la mémoire de traduction centralisée et aux serveurs de terminologie. Cette méthode peut être plus puissante car la recherche de concordance couvre l’ensemble du serveur de mémoires de traduction avec tous les segments disponibles, ce qui offre davantage de contexte et de possibilités de réutilisation.

La troisième option consiste à utiliser l’éditeur en ligne de GroupShare. Dans ce cas, le traducteur clique sur le lien envoyant vers l’éditeur en ligne, qui ouvre le projet dans une interface web. La traduction s’effectue directement dans le navigateur et le traducteur n’a pas besoin d’acheter une licence d’outil de traduction assistée par ordinateur car l’accès est fourni via le réseau TTN.

Figure 8 : L’éditeur GroupShare s’ouvre directement depuis TTN TMS en un clic.

Les termes stockés dans la base terminologique sont surlignés en rouge et une fenêtre spéciale affiche les correspondances approximatives provenant du serveur de mémoires de traduction. Pour ajouter un nouveau terme à la base terminologique, la paire de termes doit être activée dans la fenêtre source et la fenêtre cible et peut ensuite être ajoutée à la base de données centrale en un seul clic.

Les projets sont configurés de telle sorte qu’ils ne peuvent être achevés sans le contrôle obligatoire de l’assurance qualité. Au cours du processus d’assurance qualité, les données numériques et la cohérence générale sont vérifiées, y compris la cohérence de la terminologie utilisée avec la base de données MultiTerm. Après approbation de l’assurance qualité, le fichier est archivé ou chargé sur le serveur. Les utilisateurs peuvent également laisser des commentaires spécifiques au segment ou généraux, qui sont stockés dans le fichier XLIFF, extraits par TTN SDL et rendus visibles par le gestionnaire de traduction.

Pour le contrôle qualité, le calcul du temps d’exécution des commandes ainsi que le classement des performances, il est important que les relecteurs enregistrent leur temps de travail. De plus, le système calcule le temps passé par ligne ou par mot et utilise ces données à la fois pour des analyses statistiques et pour l’attribution des futures commandes.

Figure 9 : Enregistrement du temps et évaluation de la qualité

Le relecteur peut saisir le temps passé à vérifier la traduction. Il peut également évaluer la traduction. Ces évaluations peuvent être utilisées par le module IA qui attribue les commandes de traduction.

Détails de la commande

Les traducteurs et les relecteurs ont accès à un aperçu consolidé de tous les détails de la commande. De là, ils peuvent communiquer avec les traducteurs d’autres langues, suivre l’avancement des travaux et accéder aux instructions, à la documentation, aux mémoires de traduction, aux bases terminologiques, aux fichiers PDF, aux traductions automatiques, aux contrôles de qualité basés sur l’IA, aux instructions du client et à d’autres ressources du projet.

Figure 10 : Détails de la commande

Les informations contenues dans les détails de la commande sont liées aux archives de traduction et au système de notes de crédit, ce qui garantit que toutes les données du projet, les travaux antérieurs et les pièces comptables restent liés et traçables.

Notes de crédit

Le système propose des modèles de paiement flexibles pour les traducteurs et les relecteurs. Le prix peut être fixé à la ligne ou au mot, dans la langue source ou la langue cible, en fonction du temps passé ou du type de tâche (post-édition légère ou relecture, par exemple), avec ou sans tarif minimum. Pour les traducteurs, le modèle le plus couramment utilisé est le calcul des outils de traduction assistée par ordinateur et de terminologie #(CATT-Count), qui prend en compte le nombre de correspondances complètes et partielles. Un rapport mensuel assure une transparence totale. Les traducteurs peuvent ouvrir les détails du calcul des outils de traduction assistée par ordinateur et de terminologie (CATT-Count), visualiser le texte source et le texte cible et, s’ils disposent des autorisations nécessaires, ajuster le mode de facturation.

Figure 11 : Extrait d’une note de crédit mensuelle

Les notes de crédit sont générées automatiquement et clôturées à la fin de chaque mois. Elles comprennent un relevé détaillé de toutes les commandes effectuées et sont envoyées aux traducteurs par courriel. Elles sont également exportées vers le système comptable professionnel, qui transfère le paiement sur le compte bancaire correspondant.

Figure 12 : Aperçu de la note de crédit avec performance annuelle

Le système fournit une vue d’ensemble des revenus annuels et génère des données analytiques, y compris le chiffre d’affaires par client.

Charge de travail et calendrier de présence

Le système assure le suivi de toutes les commandes et calcule la charge de travail. Si la charge de travail est trop importante, le responsable de la traduction reçoit un avertissement et le système ne transmet pas automatiquement les nouvelles commandes si le traducteur ne dispose pas d’une capacité suffisante.

Figure 13 : Calcul de la charge de travail des traducteurs et des relecteurs

Le calendrier de travail calcule la charge de travail des traducteurs par tranches de 15 minutes, ce qui permet d’avoir une vision claire et précise de la planification des commandes et de la répartition du temps. Les traducteurs peuvent également saisir des absences planifiées ou des périodes d’indisponibilité (telles que des vacances), et le système en tient automatiquement compte lors de l’attribution des travaux et de la planification des tâches. Cette approche détaillée permet une planification précise des ressources et contribue à l’assurance qualité, garantissant ainsi la livraison de la commande dans les délais.

Le traducteur, ainsi que le client, peut définir leurs paramètres utilisateur de différentes manières.

Figure 14 : L’utilisateur peut définir les heures de travail et toute une série de paramètres

Les différents paramètres du traducteur et de l’utilisateur ainsi que les droits de modification doivent être convenus avec le client. Le système permet une grande variété d’options.

Calendrier de planification des ressources

Certains clients, comme les services météorologiques, les services de police ou les services d’information boursière, exigent la présence d’équipes de traducteurs spécialisés, même pendant les week-ends et les vacances de Noël. Une bonne planification est donc essentielle. TTN TMS fournit des outils pour créer et gérer ces calendriers.

Figure 15 : Calendrier de planification des ressources pour l’affectation automatique des travaux

Le traducteur de garde est informé chaque soir par WhatsApp ou SMS qu’il a une mission pour le lendemain. Cela permet de s’assurer que personne ne manque son service et que le responsable de la traduction n’oublie pas d’informer l’équipe de traducteurs de garde.