Kunden-Schnittstelle

Bestellsystem

Die Kunden können entweder selbst ein Konto erstellen oder erhalten ihre Anmeldedaten automatisch während einer Batch-Migration.

TTN unterstützt ein 3-Klick-Bestellsystem: Sprache wählen ➛ Dateien hochladen ➛ Wahl der gewünschten Frist.

Wenn der Kunde eine Übersetzung in Auftrag geben möchte, wird er aufgefordert, die Zielsprache auszuwählen.

Abbildung 1: Auswahl der Zielsprachen

Die Liste enthält eine Reihe von vordefinierten Sprachen. Bei Bedarf können die Nutzer aus über 150 Sprachen wählen. Die vorgeschlagenen Sprachen werden dynamisch aus aktuellen Nutzungsstatistiken generiert, um den Bestellvorgang zu optimieren und zu beschleunigen.

Abbildung 2: Auswahl des Übersetzungsmodus und der Frist

Nach Abschluss eines Uploads schlägt das System sofort sieben mögliche Fristen vor und zeigt sie als wählbare Optionen an. Die Erfahrung zeigt, dass rund 90 % der Nutzer eine der vorgeschlagenen Fristen akzeptieren und einfach auf «OK» klicken. Zusätzlich zu den sieben vorgeschlagenen Terminen steht den Nutzern die Auswahl eines individuellen Termins über ein Abholmenü zur Verfügung. Wählt ein Benutzer einen Termin, der nicht realisierbar ist, zeigt das System eine entsprechende Warnung an.

Abbildung 3: Der Kunde kann seine eigene Frist wählen

Die Bestellmaske ist vollständig parametrisierbar. Für internationale Organisationen, die das TTN TMS mit einem eigenen Team nutzen, können Preise durch ein Punktesystem ersetzt werden; der Expresszuschlag kann deaktiviert werden, und die verfügbaren Übersetzungsmodi lassen sich flexibel reduzieren oder erweitern. Die Parametrierung erfolgt über die Registry oder die Systembetreiberschnittstelle.

Abbildung 4: Parametrierung über Registry oder Systembetreiberschnittstelle

Die Fristen werden nach der Verfügbarkeit der Übersetzungsressourcen berechnet. Sie können für jeden Benutzer oder jede Benutzergruppe individuell parametriert werden.

Schemata für Übersetzungsmodus und Workflows

Der Übersetzungsmodus entspricht verschiedenen Arbeitsabläufen mit unterschiedlichen Preis- oder Aufwandsmodellen. In diesem Beispiel werden vier Workflow-Optionen vorgestellt. TTN TMS ist ein modulares System, das es ermöglicht, jeden Arbeitsablauf entsprechend den spezifischen Anforderungen zu konfigurieren.

Klassische Übersetzung

Beim klassischen Übersetzungsmodell wird der Text von einer menschlichen Übersetzerin oder einem menschlichen Übersetzer übersetzt und anschliessend von einem Korrekturleser sorgfältig überprüft. Der Übersetzungsmanager überwacht den Prozess, insbesondere wenn es mehrere Zielsprachen gibt, und sorgt für eine einheitliche Formatierung in allen Sprachen. Er prüft die Quelldateien, insbesondere die enthaltenen Bilder, und stellt sicher, dass die zugehörigen Bildlegenden über das CAT-Tool bearbeitet und überschrieben werden können. Gegebenenfalls bereitet er die Vektordateien so auf, dass sie beschriftet werden können, oder platziert Textfelder, die die Pixellegenden abdecken, damit die Übersetzer im segmentierten Modus des XLIFF-Editors darauf zugreifen können.

Abbildung 5: Workflow für klassische Übersetzungen

Vor Beginn der Übersetzung stellt TTN TMS die sprachlichen Ressourcen bereit: Das Translation Memory und die Termbank des Kunden werden dem Projekt zugewiesen und im CAT-Tool angebunden. Parallel dazu prüft der KI-Agent TermBoy den Ausgangstext auf Fachbegriffe, die in der Termbank noch fehlen. Er recherchiert diese Begriffe selbständig und legt vollständige Einträge an; Begriffe mit geringer Zuverlässigkeit gehen zur Freigabe an eine Fachperson des Kunden. Der Übersetzer arbeitet damit von der ersten Zeile an mit der geprüften Terminologie (siehe Kapitel «TermBoy – der KI-Agent für Terminologie»).

Sobald die Übersetzer ihre Arbeit abgeschlossen haben, wird der Text mit dem im CAT-System integrierten QA-Tool geprüft. Die Quality Assurance kontrolliert die formalen Aspekte der Übersetzung: Satzzeichen, Zahlen und Datumsangaben und – noch wichtiger – ob die in der Termbank hinterlegten Begriffe im übersetzten Text tatsächlich verwendet wurden. Weicht der Übersetzer bewusst von einem Eintrag ab, muss er die entsprechende Meldung validieren. Die QA-Einstellungen werden bei der Projekterstellung durch TTN TMS automatisch so gesetzt, dass sie den sprachspezifischen Anforderungen des Kunden entsprechen. In der Schweiz werden – sofern nichts anderes vereinbart ist – die Vorgaben der Bundesverwaltung übernommen.

In einem zweiten Test, dem KI-Check, wird die inhaltliche Übereinstimmung zwischen Ausgangs- und Zieltext geprüft. Dazu wird zuerst der gesamte Text an ein KI-Modell – in der Regel die aktuelle Version von ChatGPT oder Claude – übermittelt, damit das Modell die Querverbindungen zwischen den Dokumentteilen erfassen kann. Anschliessend öffnet TTN TMS die zweisprachige, segmentierte XLIFF-Datei und schickt jedes Satzpaar einzeln an die KI mit der Frage, ob die Übersetzung in den Gesamtkontext passt und ob sie optimiert werden kann. Der KI-Check liefert eine Tabelle mit den Nummern der beanstandeten Segmente, die der Übersetzer überprüfen sollte. Oft handelt es sich dabei um unbedeutende Nuancen; grobe Übersetzungsfehler und Auslassungen werden jedoch zuverlässig erkannt und können korrigiert werden.

Sobald der Übersetzer beide Kontrollen durchgeführt und die Dateien hochgeladen hat, werden sie automatisch an den Korrekturleser weitergeleitet. Das System erstellt erneut einen KI-Check und einen vollständigen QA-Bericht aus dem CAT-Tool und stellt beide als Arbeitshilfe für die Revision bereit. Nachdem der Korrekturleser die überarbeitete Fassung eingereicht hat, werden die abschliessenden KI- und QA-Berichte erzeugt. Sie können auch vom Auftraggeber abgerufen werden und dokumentieren die sprachliche Genauigkeit und Konsistenz vor der Auslieferung. Die beiden Kontrollen sind in den Kapiteln «KI-Qualitätsprüfung» und «Der KI-Check aus Sicht des Kunden» ausführlich beschrieben.

Ändert der Kunde den Text nach der Übersetzung, kann er ihn hochladen oder per E-Mail schicken. Die Datei wird mit Retrofit importiert, und die letzten Änderungen werden im Translation Memory nachgeführt. So bleibt der Übersetzungsspeicher auch dann aktuell, wenn die endgültige Fassung ausserhalb des Systems entstanden ist.

Full Post-Editing

Beim vollständigen Post-Editing wird der Text zunächst von einem KI-Anbieter übersetzt – von DeepL, Claude, ChatGPT oder einem anderen LLM-Anbieter. Die Vorübersetzung läuft immer über die Trados-API und nutzt dieselben Ressourcen wie die klassische Übersetzung: 100-%- und 99-%-Treffer aus dem Translation Memory werden unverändert übernommen, Fuzzy Matches werden dem KI-Anbieter als Hinweis mitgegeben, und die passenden Termbankeinträge werden Segment für Segment in den Übersetzungs-Prompt eingefügt (Term Injection).

Abbildung 6: Workflow Full Post-Editing

Anschliessend prüft ein zweiter KI-Anbieter die maschinelle Übersetzung: Hat Claude übersetzt, kontrolliert ChatGPT – und umgekehrt. Dieser Kreuztest wird als AI-AI-Check bezeichnet. Zusammen mit dem QA-Bericht erhält der Post-Editor damit bereits vor Arbeitsbeginn eine Liste der Stellen, an denen die maschinelle Übersetzung schwach ist.

Der Post-Editor vergleicht den Zieltext sorgfältig mit dem Ausgangstext und bringt ihn auf das Niveau einer menschlichen Fachübersetzung. Entdeckt das System Bilder, Verweise oder andere nicht behandelte Elemente, überprüft der Übersetzungsmanager die Dateien und passt sie an, bevor sie an den Kunden gehen. Er stellt zudem sicher, dass der Post-Editor auf die relevanten Ressourcen aus dem Translation Memory und der Termbank zugreifen kann, damit die sprachliche Arbeit mit den richtigen Referenzdaten erfolgt.

Nach dem Post-Editing durchläuft die Datei dieselben Kontrollen wie eine klassische Übersetzung: QA-Bericht und KI-Check. Der Übersetzungsmanager gibt die Übersetzung frei und liefert sie aus; nachträgliche Änderungen des Kunden fliessen über Retrofit in das Translation Memory zurück.

Post-Editing Light

Das Light Post-Editing funktioniert ähnlich wie das vollständige Post-Editing, verzichtet aber auf die Revisionsstufe. Der Post-Editor konzentriert sich im Wesentlichen auf den Zieltext und zieht den Ausgangstext nur dann zu Rate, wenn der maschinell übersetzte Text ein offensichtliches Problem aufweist.

Abbildung 7: Workflow Post-Editing Light

Auch hier stehen dem Post-Editor der QA-Bericht und der KI-Check des zweiten KI-Anbieters zur Verfügung, sodass er seine Aufmerksamkeit gezielt auf die beanstandeten Segmente richten kann. Terminologie und TM-Treffer sind wie beim Full Post-Editing bereits in die Vorübersetzung eingeflossen.

Schreibt der Übersetzer beim Einchecken nicht «Hold» oder «Check» in das Fenster, das beim Klick auf «Einchecken» erscheint, wird die Übersetzung automatisch an den Kunden weitergeleitet. Dieses Modell eignet sich für Texte, bei denen Verständlichkeit und Geschwindigkeit im Vordergrund stehen und keine druckreife Formulierung verlangt wird.

Automatische Übersetzung

Das Modell der automatischen Übersetzung ist das einfachste. Es sendet den Text an ChatGPT, Claude, DeepL oder einen anderen bekannten LLM-Anbieter und übersetzt ihn. Die Übersetzung erfolgt immer über die Trados-API. Das System synchronisiert die Terminologie der Termbank, fügt die passenden Begriffe in den Prompt ein und fordert den Übersetzungsanbieter auf, Fuzzy Matches zu berücksichtigen. Vollständige Übereinstimmungen aus dem Translation Memory werden immer unverändert übernommen.

Abbildung 8: Automatische Übersetzung – der KI-Check geht an den Kunden

Die automatische Übersetzung über TTN ist besonders geeignet, wenn der Kunde oder dessen Unternehmen über umfangreiche Übersetzungsspeicher verfügt und die Terminologie in der Termbank klar definiert ist, da terminologiegestützte Prozesse bestehende Übersetzungen und freigegebene Begriffe berücksichtigen. Auf diese Weise kann das System eine Ausgabe erzeugen, die besser mit der Sprache des Kunden übereinstimmt.

Da bei diesem Modell keine menschliche Nachbearbeitung stattfindet, geht die Qualitätskontrolle direkt an den Auftraggeber: Der KI-Check des zweiten Anbieters und der QA-Bericht werden zusammen mit der Übersetzung ausgeliefert. Beide liegen als HTML-Datei bei und sind zusätzlich in den Auftragsdetails im Order Management abrufbar.

Der Kunde sieht damit segmentgenau, welche Stellen die prüfende KI beanstandet hat, und entscheidet selbst, ob er den Text so verwendet, einzelne Passagen überarbeiten lässt oder den Auftrag nachträglich in ein Post-Editing umwandelt. Die automatische Übersetzung bleibt so auch ohne menschliche Revision nachvollziehbar und dokumentiert.

Übersetzungsarchiv

TTN TMS-Kunden sind Mitglieder verschiedener Benutzergruppen. Eine der wichtigsten Gruppen ist die Archivgruppe. Ein Mitglied einer Archivgruppe kann die Übersetzungen der anderen Mitglieder dieser Gruppe sehen und herunterladen. Normalerweise hat eine Organisation verschiedene Archivgruppen. Es ist nicht sinnvoll, dass Texte aus der Personalabteilung für alle anderen Benutzer zugänglich sind. Die Übersetzungen der Abteilung Presse und Medien können jedoch von allen Mitgliedern eingesehen und heruntergeladen werden.

TTN unterhält ein Volltextarchiv für alle Quell- und Zieltexte. Daher werden alle Dateien in HTML-Dateien umgewandelt.

Abbildung 9: Volltextsuche im Übersetzungsarchiv

Die Archivsuche ermöglicht eine differenzierte Suche nach Suchbegriffen, Sprachen, Formaten und anderen Kriterien.

Abbildung 10: Dreistufige Liste für schnellen Zugriff auf Suchergebnisse

Das Archiv stellt die Ergebnisse in einer dreistufigen Liste dar, die einen schnellen Zugriff auf abgeschlossene oder noch nicht abgeschlossene Aufträge ermöglicht. Alle Auftragsinformationen, einschliesslich Dokumentationsdateien, Anleitungen oder XLIFF-Dateien, können mit wenigen Klicks gefunden werden.

Abbildung 11: Übersetzungsarchiv mit Bildern in HTML im Browser

Da alle Dateien in HTML umgewandelt werden, kann der Inhalt direkt im Browser angezeigt und heruntergeladen werden. Die Integration von Bildern, Grafiken und Schemata ermöglicht eine schnelle Orientierung im Text.

Dank der Konvertierung in HTML und der Volltextindizierung kann der Benutzer sehr schnell alle aktuellen und ausgeführten Übersetzungen suchen und abrufen.

Abbildung 12: Side-by-Side-Viewer zur Analyse von Quell- und Zieltext

Die nebeneinander angeordneten Archive ermöglichen es sowohl Übersetzern als auch Kunden, Suchbegriffe und alte Übersetzungen schnell zu finden und zu identifizieren.

Abbildung 13: Zugriff auf Übersetzungsressourcen ohne Drittanbieter-Software

TTN TMS lässt sich nahtlos in den GroupShare-Server integrieren und ermöglicht autorisierten Benutzern den direkten Zugriff auf Translation Memory-Inhalte. Je nach Berechtigung können Benutzer TM-Daten im TMX-Format herunterladen, ohne dass sie direkt auf GroupShare zugreifen müssen.

Die gleiche Funktionalität gilt für Termbanken: Die Nutzer können die Inhalte der Termbanken entweder über das TTN TMS oder über die mehrsprachige Online-Schnittstelle abfragen und abrufen, wodurch ein transparenter und effizienter Zugang zu allen sprachlichen Ressourcen gewährleistet wird.

Abbildung 14: MultiTerm Online-Datenbank

Die MultiTerm-Datenbank und ihre Einträge sind sehr wichtig für automatische Übersetzungen, da die Begriffe an DeepL und andere Anbieter exportiert werden. Der Kunde kann Begriffe und Suchbegriffe direkt in seiner Datenbank hinzufügen. In der Zustellungsmail wird ein Link zur Datenbank hinzugefügt, so dass sie die nächste Übersetzung beeinflussen können.

Der direkte Zugang zu TMs und TBs garantiert volle Transparenz der Übersetzungsressourcen. Der Kunde kann jederzeit überprüfen, ob sie ordnungsgemäss gewartet werden, was zu einem grösseren Vertrauen in den Gesamtprozess führt.

Zugang zur Übersetzerdatenbank

Der Kunde kann – sofern konfiguriert – einen Link zur Übersetzerdatenbank erhalten, wo er das Profil der Übersetzer und Lektoren einsehen kann.

Abbildung 15: Zugang zum Profil des Übersetzers und des Korrektors

Das System lässt sich so konfigurieren, dass sowohl in der Auftragsbestätigung als auch in der Auslieferungs-E-Mail ein Link zur Übersetzerdatenbank enthalten ist, über den der Kunde Informationen zu seinem Übersetzungsteam sowie die entsprechenden CVs abrufen kann. Dadurch können sich Auftraggeber vergewissern, dass das Übersetzungsteam qualifiziert ist oder – sofern sie dazu ermächtigt sind – das Team auf bevorzugte Übersetzer beschränken.

Feedback-Funktionen

TTN bietet leistungsstarke Feedback-Funktionen, mit denen Kunden jede Übersetzung bewerten können. Diese Bewertungen haben einen direkten Einfluss auf die Auswahl des Übersetzungsteams.

Abbildung 16: Kundenfeedbackfunktion mit Auswertung

Der Kunde kann eine überarbeitete Version hochladen. Die alte Version wird im Archiv ersetzt, und der Übersetzer und der Korrekturleser erhalten per E-Mail einen Rapport, in dem alle Änderungen aufgeführt sind. Die neue Datei wird nachträglich mit Retrofit in das Translation Memory eingefügt – dieses Verfahren wird später erläutert.

Mit der Feedback-Funktion kann der Übersetzungsmanager feststellen, ob der Kunde mit der Dienstleistung zufrieden ist. Bei unbefriedigendem Feedback können die Translation Manager den Übersetzer oder das gesamte Team austauschen.

Statistiken und Diagramme

Das System bietet umfangreiche Statistiken pro Sprache, Umsatz und vieles mehr. Die Rechnungen können online abgerufen, bearbeitet und kontrolliert werden.

Abbildung 17: Grafiken für Umsatz, Sprachbedarf, übersetzte Wörter

Mit einem komplexen Kostenanalysesystem kann die Organisation feststellen, ob das Team und die gesamte Abteilung effizient arbeiten.

Rechnungsstellung

Es gibt kein allgemein standardisiertes Abrechnungssystem für Übersetzungsdienstleistungen, was zu einer erheblichen Komplexität führt. Übersetzungsdienstleister sind verpflichtet, Angebote einzureichen, wobei jede Organisation im Rahmen der technischen Spezifikationen ihre eigenen, teils sehr spezifischen Abrechnungsmodelle definiert. Zu diesen Anforderungen gehören häufig kundenspezifische Übereinstimmungsgrade (Fuzzy-Match-Bänder) für CAT-Tools sowie individuelle Präferenzen bei der Rechnungsstellung, die sich auf Quell- oder Zieltext, Wort- oder Zeilenzahlen (mit oder ohne Leerzeichen) und zahlreiche weitere Metriken stützen können.

TTN TMS, ein seit mehr als 30 Jahren entwickeltes Übersetzungsmanagementsystem, berücksichtigt alle bekannten Abrechnungsvarianten.

Abbildung 18: Auszug aus einer Rechnung mit kundenspezifischen Daten

Die Rechnungen werden als PDF-Dokumente per E-Mail versandt. Sie sind auch online abrufbar, was für volle Transparenz sorgt und die Überprüfung der Wortzahl sowie die Bestätigung der Richtigkeit und der Einhaltung der Vorschriften für die in Rechnung gestellten Beträge ermöglicht. Die Rechnungen werden in länderspezifischen Formaten erstellt; in der Schweiz ist beispielsweise ein QR-Code gemäss den nationalen Rechnungsstellungsstandards erforderlich.