Stand: 25. Januar 2026
Wer wir sind und was diese Datenschutzerklärung abdeckt
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie personenbezogene Daten im Zusammenhang mit:
- unseren Websites und Online-Publikationen, insbesondere www.ttn.ch und www.keybot.com; sowie
- unseren dazugehörigen Services und Plattformen, einschliesslich TTN Translation Management System (TTN TMS) und Keybot (zusammen: die „Services“)
bearbeitet werden.
Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Websites oder Dienste anderer Anbieter, auf die von unseren Websites aus verlinkt wird. Für deren Datenbearbeitung sind die jeweiligen Anbieter verantwortlich.
Verantwortlicher und Kontakt
Soweit vertraglich oder in einer service-spezifischen Information nichts anderes geregelt ist, ist Verantwortlicher für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Datenbearbeitung:
Extran AG • TTN Translation Network
18, bd des Philosophes
1205 Genf
Schweiz
Datenschutzstelle (Kontakt für Datenschutzanfragen):
E-Mail: ttn@ttn.ch
Keybot wird innerhalb der TTN/Extran-Gruppe betrieben. Je nach konkretem Service und Vertragskonstellation können Extran AG und/oder Keybot GmbH an der Bearbeitung beteiligt sein. Für alle Datenschutzanfragen können Sie sich an ttn@ttn.ch wenden; wir leiten Ihr Anliegen intern an die zuständige Stelle weiter.
Begriffe
Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Bearbeiten (Bearbeitung) umfasst jeden Umgang mit Personendaten, insbesondere das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Bekanntgeben, Archivieren oder Löschen.
Wir bearbeiten Personendaten nach den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Über wen wir Daten bearbeiten
Wir können Personendaten bearbeiten von:
- Besucherinnen und Besuchern unserer Websites und Online-Publikationen;
- Kundinnen/Kunden und deren autorisierten Nutzerinnen/Nutzern (z. B. Mitarbeitende, die TTN TMS verwenden);
- Übersetzerinnen/Übersetzern, Korrektorinnen/Korrektoren und weiteren linguistischen Ressourcen (intern oder extern);
- Interessentinnen/Interessenten und Geschäftskontakten; sowie
- Personen, deren Daten in zur Übersetzung eingereichten Inhalten enthalten sein können (z. B. Namen oder Kontaktdaten in Dokumenten).
Kategorien von Personendaten
Je nach Nutzung unserer Services bearbeiten wir insbesondere folgende Datenkategorien:
- Website- und Gerätedaten
IP-Adresse, Datum/Zeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Referrer-URL, Browsertyp/-version, Gerätetyp, Betriebssystem, Spracheinstellungen sowie ähnliche technische Informationen (Server-Logdaten). - Cookie- und Trackingdaten
Cookie-Kennungen, Einwilligungs- und Präferenzeinstellungen sowie – sofern aktiviert – Analyse-/Marketing-Signale. - Kommunikationsdaten
Angaben, die Sie uns über Kontaktformulare, Chat, E-Mail, Telefon oder andere Kanäle übermitteln, inklusive Inhalt der Kommunikation und Metadaten. - Konto- und Authentifizierungsdaten (TTN TMS / Keybot)
Name, geschäftliche Kontaktdaten, Organisation und Rolle, Benutzerkennung, Zugriffsrechte, Authentifizierungsinformationen (z. B. Passwort-Hash, Multi-Faktor-Authentifizierung) sowie Benutzereinstellungen. - Service- und Projektdaten (TTN TMS)
Aufträge, Fristen, Sprachen, Workflow-Status, Lieferberichte, Feedback sowie projektbezogene Kommunikation. - Übersetzungs- und Terminologieinhalte
Dateien und Inhalte, die für Übersetzung/Revision/Proofreading/Localization eingereicht werden; Übersetzungsergebnisse; Translation Memories (TMs), Termbases (TBs), Glossare und weitere linguistische Ressourcen. Diese Ressourcen können Personendaten enthalten, wenn die zugrunde liegenden Inhalte Personendaten enthalten. - Vendor- und Ressourcendaten (Übersetzer/Proofreader)
Profilangaben (z. B. Name, Kontaktdaten, Sprachkombinationen, Qualifikationen, Spezialisierungen), Verfügbarkeit, Performance- und Qualitätskennzahlen sowie vertragliche/Compliance-Daten (z. B. NDA-Status). Falls konfiguriert, können bestimmte Profilinformationen Kundennutzerinnen/Kundennutzern zur Transparenz und Qualitätskontrolle zugänglich gemacht werden. - Abrechnungs- und Vertragsdaten
Rechnungen, Referenzen, Vertragsunterlagen und zugehörige Dokumentation. - Sicherheits- und Compliance-Daten
Zugriffslogs, Audit-Trails, User-Activity-Logs und weitere Ereignisdaten zur Absicherung der Services und zur Nachweisbarkeit der Einhaltung von Vorgaben.
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir bearbeiten Personendaten zu folgenden Zwecken und gestützt auf folgende Rechtsgrundlagen (je nach Fall und anwendbarem Recht):
- Erbringung und Betrieb unserer Services (Websites, TTN TMS, Keybot)
Dazu gehören Kontoerstellung, Authentifizierung, Auftragsabwicklung, Übersetzungsworkflows, Lieferung und Support. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, vorvertragliche Massnahmen und/oder berechtigte Interessen (sichere und effiziente Bereitstellung). - Kommunikation und Support
Beantwortung von Anfragen, Bearbeitung von Anliegen, betriebliche Benachrichtigungen und Dokumentation von Interaktionen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, vorvertragliche Massnahmen und/oder berechtigte Interessen. - Qualitätsmanagement und kontinuierliche Verbesserung
Optimierung der Services, Fehlerbehebung, Prozessverbesserung und Qualitätssicherung. Wir betreiben ein zertifiziertes Qualitätsmanagement (ISO 9001) und zertifizierte Übersetzungsprozesse (ISO 17100), wozu dokumentierte Prozesse, Reviews und Nachvollziehbarkeit gehören können. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und/oder berechtigte Interessen. - Informationssicherheit und Zugriffskontrolle
Schutz von Systemen und Daten, Missbrauchsprävention, Gewährleistung von Vertraulichkeit/Integrität/Verfügbarkeit sowie Untersuchung von Vorfällen. Wir betreiben ein nach ISO/IEC 27001 zertifiziertes Informationssicherheits-Managementsystem. Rechtsgrundlage: berechtigte Interessen und/oder gesetzliche Pflichten. - Marketing und Kundenbeziehung
Informationen über Neuigkeiten, Services und Veranstaltungen, soweit zulässig. Widerspruch/Abmeldung ist jederzeit möglich. Rechtsgrundlage: Einwilligung (wo erforderlich) und/oder berechtigte Interessen (insbesondere im B2B-Bereich), vorbehaltlich der anwendbaren Vorschriften. - Analyse, Messung und Optimierung
Verbesserung der Nutzererfahrung mittels Analyse-Tools (z. B. Google Analytics) und UX-Tools (z. B. Hotjar), abhängig von Cookie-Einstellungen und Einwilligung (wo erforderlich). Rechtsgrundlage: Einwilligung (wo erforderlich) und/oder berechtigte Interessen. - Compliance, Rechtsdurchsetzung und gesetzliche Pflichten
Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sowie Geltendmachung/Abwehr von Rechtsansprüchen. Rechtsgrundlage: gesetzliche Pflichten und/oder berechtigte Interessen.
TTN TMS und Keybot: Bearbeitung von Übersetzungsinhalten
Bei der Nutzung von TTN TMS und Keybot können Personendaten als Bestandteil von Übersetzungsinhalten bearbeitet werden (z. B. Namen, Kontaktdaten, HR-Daten, medizinische Inhalte, juristische Dokumente). Die Rollen nach Datenschutzrecht hängen vom Kontext ab:
- Bearbeitung im Auftrag von Kundinnen/Kunden (Auftragsbearbeitung)
Bei den meisten Übersetzungsprojekten bearbeiten wir Inhalte im Auftrag unserer Kundschaft auf Basis eines Vertrags. In dieser Konstellation ist die Kundschaft typischerweise Verantwortlicher und entscheidet über Zweck und Rechtsgrundlage der Bearbeitung. Wir bearbeiten die Daten gemäss Weisungen und vertraglichen Vorgaben, einschliesslich Vertraulichkeitsanforderungen. - Eigene Zwecke (Verantwortlichkeit)
Für den Betrieb unserer Websites, die Pflege der Geschäftsbeziehungen, Vendor-Management, Compliance und Informationssicherheit handeln wir als Verantwortlicher.
Der Zugriff auf Übersetzungsinhalte ist auf berechtigte Personen beschränkt (z. B. zugewiesene Übersetzer/Proofreader und Projektteam) und erfolgt über rollenbasierte Berechtigungen und Zugriffskontrollen.
Keybot „Web-to-TM“ und Bearbeitung von Webinhalten
Keybot kann eingesetzt werden, um Translation Memories und zweisprachige Korpora zu erstellen, indem mehrsprachige Inhalte von Websites und Repositorien abgeglichen werden, z. B. zur Wiederverwendung bereits veröffentlichter Übersetzungen und zur Sicherstellung konsistenter Terminologie.
Je nach Projekt kann dies umfassen:
- Websites/Repositorien, die Kundinnen/Kunden zur Bearbeitung autorisieren; und/oder
- öffentlich zugängliche Webinhalte, soweit rechtlich zulässig und sachgerecht.
Enthalten diese Inhalte Personendaten, erfolgt die Bearbeitung ausschliesslich zum Zweck der Erstellung und Pflege von Übersetzungsressourcen sowie zur Ermöglichung konsistenter Übersetzungen. Für nicht öffentliches Material bleibt die Kundschaft verantwortlich, dass die erforderlichen Rechte/Einwilligungen vorliegen.
Einsatz von KI und Machine Translation
TTN TMS kann Automatisierung, KI-gestützte Funktionen und Machine Translation nutzen, um Projekterstellung, Terminologiepflege, Qualitätschecks und Übersetzungsvorschläge zu unterstützen. Je nach Kundenkonfiguration, Projekttyp und Sicherheitsanforderungen können diese Funktionen:
- innerhalb der kontrollierten TTN-Infrastruktur betrieben werden (z. B. On-Premises oder in besonders gesicherten Online-Workflows); und/oder
- über ausgewählte Drittanbieter (z. B. MT- oder KI-Services), an die begrenzte Textsegmente oder Terminologiedaten zur Verarbeitung übertragen werden können.
Bei Drittanbieter-KI/MT wenden wir geeignete vertragliche und technische Schutzmassnahmen an und unterstützen Konfigurationen zur Erfüllung von Vertraulichkeits- und Data-Residency-Anforderungen (einschliesslich Optionen ohne externe Cloud-Verarbeitung in High-Security-Szenarien). Soweit verfügbar und konfiguriert, kann vor einer externen Verarbeitung eine Anonymisierung/Pseudonymisierung erfolgen, sodass externe Dienste nur anonymisierte Inhalte verarbeiten.
Wir verwenden keine ausschliesslich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung gegenüber betroffenen Personen. Eine menschliche Kontrolle bleibt Bestandteil der Leistungserbringung und Qualitätssicherung.
Cookies, Analytics und Drittinhalte auf Websites
- Cookies und Einwilligungsverwaltung
Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien. Sie können Cookie-Einstellungen und eine allfällige Einwilligung über unser Cookie-/Consent-Tool sowie über Ihren Browser verwalten und widerrufen. Ohne bestimmte Cookies sind einzelne Funktionen ggf. eingeschränkt. - Server-Logs
Wir bearbeiten Logdaten zum Betrieb und zur Absicherung unserer Websites und zur Missbrauchsprävention. Bei Hinweisen auf unzulässige Nutzung können Logs nachträglich ausgewertet werden. - Eingebettete Drittinhalte
Unsere Websites können Drittinhalte (z. B. Karten, Fonts, Videos) einbinden. Beim Laden solcher Inhalte kann die IP-Adresse und technische Daten an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden. Wo erforderlich, werden solche Dienste erst nach Einwilligung aktiviert. - Google-Dienste
Wir können Google Analytics und Google Tag Manager einsetzen. Ebenso können Google Ads (inkl. Conversion Tracking) und Remarketing-Funktionen zum Einsatz kommen. Diese Dienste können Cookies setzen und Daten verarbeiten; je nach Konfiguration und Einwilligung kann es zu Datenübermittlungen an Google-Einheiten und in Drittländer kommen. - Hotjar
Wir können Hotjar zur Analyse der Nutzung (z. B. Klicks, Scroll-Verhalten) einsetzen, um die Usability zu verbessern. Hotjar kann Geräte- und Nutzungsdaten verarbeiten und je nach Konfiguration anonymisierte oder pseudonymisierte Nutzungsprofile erstellen. - Social-Media-Plugins
Unsere Websites können Social-Media-Integrationen enthalten. Bei Aktivierung können Anbieter technische Daten (inkl. IP-Adresse) erhalten und – falls Sie eingeloggt sind – mit Ihrem Social-Media-Konto verknüpfen.
Bekanntgabe von Daten und Empfänger
Wir können Personendaten bekanntgeben an:
- IT-, Hosting- und sonstige Dienstleister (Auftragsbearbeiter) zur Bereitstellung unserer Services;
- Analyse-, Marketing- und Kommunikationsdienstleister, sofern aktiviert;
- in TTN TMS integrierte Anbieter (z. B. CAT/TM/TB-Plattformen sowie ausgewählte KI/MT-Anbieter) je nach Konfiguration;
- autorisierte Kundennutzerinnen/Kundennutzer (z. B. wenn der Zugriff auf Übersetzerprofile für Transparenz/Qualitätskontrolle aktiviert ist); sowie
- Behörden/Gerichte, soweit gesetzlich erforderlich oder zur Wahrung unserer Rechte.
Wir geben nur jene Daten bekannt, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind, und setzen angemessene vertragliche sowie technische Schutzmassnahmen ein.
Datenübermittlungen ins Ausland
Einzelne Dienstleister können Daten ausserhalb der Schweiz und/oder des EWR bearbeiten (z. B. in den USA). Soweit erforderlich, setzen wir geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln, zusätzliche Sicherheitsmassnahmen und Transfer-Assessments ein. Wo sinnvoll, können Kundinnen/Kunden Konfigurationen wählen, die eine Verarbeitung innerhalb der Schweiz oder in einer bestimmten Region unterstützen.
Informationssicherheit und Zertifizierungen
Wir treffen technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz von Personendaten und Kundeninhalten, darunter Verschlüsselung während der Übertragung (z. B. TLS), Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, Multi-Faktor-Authentifizierungsoptionen, Monitoring und Logging, Audit-Trails sowie Backup-/Replikationskonzepte. TTN TMS ist auf hohe Verfügbarkeit, Systemspiegelung und Failover ausgelegt und unterstützt in gesicherten Workflows Massnahmen gegen unbefugten Zugriff und Datenabfluss.
Wir unterhalten zertifizierte Managementsysteme und Prozesse, darunter ISO/IEC 27001 (Informationssicherheit), ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 17100 (Übersetzungsdienstleistungen)
Aufbewahrung und Löschung
Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie dies für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche bzw. vertragliche Pflichten bestehen. Die Aufbewahrungsdauer hängt von Datenart und Service-Kontext ab, z. B.:
- Website-Logdaten: für Betrieb und Sicherheit während eines begrenzten Zeitraums;
- TTN TMS Projekt- und Archivdaten: gemäss vertraglichen Vorgaben und Kundeneinstellungen;
- Translation Memories und Termbases: zur Sicherstellung von Konsistenz und Wiederverwendung, typischerweise kundenspezifisch, sofern nicht eine Löschung verlangt wird und vertraglich möglich ist;
- Abrechnungs-/Buchhaltungsdaten: gemäss gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Nicht mehr benötigte Daten werden gelöscht oder anonymisiert.
Ihre Rechte
Vorbehaltlich des anwendbaren Rechts und möglicher Einschränkungen haben Sie insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenherausgabe/-übertragbarkeit, Widerspruch sowie Widerruf einer Einwilligung (falls die Bearbeitung darauf beruht). Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter ttn@ttn.ch.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Personendaten rechtswidrig bearbeiten, können Sie zudem bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einreichen. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Massgeblich ist jeweils die aktuelle Version, die auf unseren Websites veröffentlicht ist.