Überblick
Die Workflow-Automatisierung in diesem System wird von einer speziellen Anwendung namens Work-Loop übernommen. Diese eigenständige Anwendung wurde entwickelt, um die meisten Routineaufgaben automatisch und mit minimalem menschlichem Eingriff durchzuführen und zu koordinieren. Durch eine entsprechende Konfiguration von Work-Loop kann das Unternehmen einen grossen Teil der täglichen Arbeitsabläufe vollautomatisch abwickeln und so Effizienz und Konsistenz gewährleisten.
Abbildung 1: TTN Workloop erledigt vordefinierte Aufgaben automatisch
Get Mail Service
Der Get Mail Service ist ein KI-gesteuerter E-Mail-Roboter, der ständig (etwa alle 30 Sekunden) nach neuen eingehenden Nachrichten sucht. Immer wenn eine neue E-Mail eintrifft, ordnet der Dienst sie automatisch dem entsprechenden Übersetzungsauftrag oder dem zuständigen Übersetzungsmanager zu. Dieser Dienst ist mit verschiedenen Kanälen verbunden – er prüft E-Mail-Server, überwacht FTP-Verzeichnisse, greift auf IncaMail und andere E-Mail-Dienste zu – um Dateien oder Nachrichten aus allen möglichen Quellen herunterzuladen. Die meisten eingehenden Mails enthalten einen eindeutigen Fingerabdruck (z. B. eine Übersetzungsnummer oder eine ähnliche Kennung), den der Get Mail Service verwendet, um den entsprechenden Auftrag zu erkennen. Nach der Identifizierung wird die Sendung dem entsprechenden Auftrag beigefügt und dem zuständigen Übersetzungsmanager zur Kenntnis gebracht. Der Übersetzungsmanager erhält ausserdem eine Zusammenfassung der Mails auf sein Mobiltelefon, so dass er jede neue Information in Echtzeit verfolgen kann, ohne ständig seinen Posteingang überprüfen zu müssen.
Abbildung 2: KI-Mailroboter zur Klassifizierung und Zuordnung von E-Mails
Auto‑Forward Service
Der Auto-Forward-Service bereitet die Aufträge automatisch für die Weiterleitung an die nächsten Beteiligten im Arbeitsablauf (Übersetzer, Korrekturleser oder Kunden) vor, sobald die Aufträge für sie bereit sind. Der Service kümmert sich um die Logistik der Weiterleitung von Dateien und Informationen und stellt sicher, dass jeder Beteiligte im Prozess das erhält, was er braucht, und zwar ohne Verzögerung. Dieser Dienst stellt zudem Warnmeldungen für Translation Manager und Linguisten in eine Warteschlange, wenn Handlungsbedarf besteht – beispielsweise bei Verzögerungen eines Auftrags oder wenn eine erwartete Datei nicht eingegangen ist. Durch die Überwachung verspäteter oder unvollständiger Aufträge trägt der Auto-Forward Service dazu bei, dass die Projekte im Zeitplan bleiben und keine Aufgabe durch die Maschen fällt.
Send-Mail Service
Der Send-Mail Service verwaltet die Verteilung der fertigen Übersetzungsdateien und die automatischen Benachrichtigungen. Es kann fertige Dateien per E-Mail an Kunden senden und auch Nachrichten oder Warnungen über andere Kanäle wie WhatsApp oder SMS versenden, um alle auf dem Laufenden zu halten. Darüber hinaus überträgt dieser Dienst bei Bedarf Dateien auf bestimmte FTP- oder SSH-Server und lädt Dokumente auf sichere Plattformen wie IncaMail hoch. Durch die Verwaltung mehrerer Zustellungskanäle stellt der Send-Mail Service sicher, dass die Dateien ihr Ziel in dem vom Kunden oder Übersetzer bevorzugten Format oder Verfahren erreichen, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.
Workflow-Optimierung und Vorteile
Work Loop ist nicht nur ein einfacher Hintergrunddienst, der kontinuierlich läuft – es ist eine robuste, eigenständige Anwendung, die den gesamten Übersetzungsworkflow aktiv überwacht und optimiert. Da sie unabhängig von der IIS-basierten Haupt-Webanwendung arbeitet, kann sie kontinuierlich und zuverlässig ausgeführt werden, ohne das benutzerseitige System zu beeinträchtigen. Work Loop erkennt neue Aufträge und eingehende übersetzte Dateien von Übersetzern, sobald sie erscheinen (ob per E-Mail, FTP-Upload oder über andere Kanäle) und integriert diese Dateien automatisch in die Datenbank und die entsprechenden Projektdatensätze. Die Applikation überwacht auch alle anderen Anwendungen und Dienste im Workflow und fungiert somit als zentraler Orchestrator, der sicherstellt, dass jede Komponente ihre Aufgabe korrekt und pünktlich ausführt.
Diese Anwendung verbessert die Fehlererkennung und die Reaktion im Arbeitsablauf erheblich. Wenn ein Teil des Prozesses fehlschlägt oder ein Fehler auftritt – zum Beispiel, wenn ein Dateidownload von einem FTP-Server fehlschlägt oder ein Termin nicht eingehalten werden kann -, wird der Work Loop das Problem sofort erkennen. Es sendet dann sofortige SMS-Warnungen an die Übersetzungsmanager, so dass diese über das Problem informiert werden und bei Bedarf Massnahmen ergreifen können. Der Work Loop bearbeitet auch spezielle Anfragen, die eine Interaktion mit Webschnittstellen erfordern, indem es Selenium-gesteuerte Browser-Automatisierung verwendet, um bei Bedarf Dateien von Webportalen herunter- oder hochzuladen. Darüber hinaus überwacht es kontinuierlich die Fristen für alle aktiven Aufträge und sendet Erinnerungen oder eskaliert Probleme, wenn sich eine Frist nähert und eine Aufgabe nicht erledigt wird.
Durch die automatische Weiterleitung von Aufträgen und Dateien an die richtigen Personen zur richtigen Zeit – einschliesslich der Weiterleitung der fertigen Übersetzungen an die Korrekturleser zur Überprüfung und der Auslieferung der endgültigen Dokumente an die Kunden – gewährleistet der Work Loop eine reibungslose Übergabe zwischen den einzelnen Phasen des Übersetzungsprozesses. Das Ergebnis der Implementierung des Work Loops ist ein hochgradig optimierter Arbeitsablauf: Routineaufgaben werden schneller und zuverlässiger abgewickelt, menschliche Fehler werden stark reduziert, und die Übersetzungsmanager können sich auf kritische Entscheidungen konzentrieren, statt auf die manuelle Nachverfolgung. Insgesamt hat sich gezeigt, dass diese eigenständige Anwendung die Arbeitsabläufe rationalisiert, die Durchlaufzeiten verkürzt und einen Echtzeit-Überblick über die gesamte Übersetzungsprojekt-Pipeline bietet, wovon sowohl das Übersetzungsteam als auch die Auftraggeber profitieren.