Dokumentation und Schulung
TTN TMS stellt spezifische Benutzerhandbücher bereit, die Übersetzern erläutern, wie GroupShare, Trados, MultiTerm sowie Post-Editing innerhalb der TTN TMS-Oberfläche genutzt werden. Die Übersetzer erhalten eine gezielte Einweisung in den TTN TMS-Workflow, wobei grundlegende Kenntnisse im Umgang mit CAT-Tools vorausgesetzt werden. Die Auftragsabwicklung ist bewusst schlank gehalten: Der Übersetzer öffnet den Auftrag über einen Link, checkt die Datei aus, führt die Übersetzung durch und checkt sie anschliessend wieder ein. Alternativ können Übersetzer auch ein per E-Mail bereitgestelltes Trados-Paket verwenden. Die administrativen Schritte sind auf wenige Klicks reduziert, sodass sich die Übersetzer auf Qualität und termingerechte Lieferung konzentrieren können.
Grundlegende Vertrautheit mit der Funktionsweise eines CAT-Systems wird vorausgesetzt. Externe Mitarbeitende ohne CAT-Erfahrung können alternativ mit Review-Dateien arbeiten; Übersetzer ohne CAT-Kenntnisse sollten jedoch aus Qualitätsgründen nicht mit Übersetzungsaufträgen betraut werden. Die Mehrheit der Übersetzer ist mit CAT-Systemen nach dem Trados-Prinzip vertraut; Trados erreichte im Jahr 2013 einen Marktanteil von rund 74 %.
Abbildung 1: Die meisten Übersetzer sind mit dem Trados-System vertraut
Laut kürzlich veröffentlichten Fachartikeln hat Trados inzwischen einen Marktanteil von über 80 %, da kleinere CAT-Systeme mit der rasanten Weiterentwicklung KI-basierter Konnektoren zunehmend nicht Schritt halten können.
Auftragszuweisung
Er kann den Auftrag je nach bevorzugtem Kommunikationskanal, z. B. per SMS, WhatsApp oder E-Mail, bestätigen. Eine speziell für mobile Endgeräte optimierte Benutzeroberfläche stellt Auftragsbenachrichtigungen und Statusaktualisierungen in Echtzeit bereit, sodass Übersetzer jederzeit und ortsunabhängig informiert sind und umgehend reagieren können.
Abbildung 2: WhatsApp oder mobile Schnittstelle zur Auftragsannahme
Sofern keine spezifischen Sicherheitsanforderungen bestehen, werden die Auftragsdateien und Auftragsdetails in der Regel per E-Mail übermittelt.
Abbildung 3: Mail mit Bestellinformationen
Wird ein Übersetzungsprojekt zugewiesen, versendet das System in allen Fällen eine Benachrichtigung per E-Mail. Je nach den Konfigurationseinstellungen kann diese E-Mail den Zugriff auf die Quelldateien auf eine der folgenden Arten ermöglichen:
- Angehängte Dateien: Die nativen Quelldateien werden direkt an die E-Mail angehängt und können sofort bearbeitet werden.
- Download Link: Die E-Mail enthält einen Hyperlink, über den die Originaldateien heruntergeladen werden können.
- Online-Editor-Link: Es wird ein Link angegeben, über den das Projekt im Trados GroupShare Online Editor für die webbasierte Übersetzung geöffnet werden kann.
- Trados Studio Link: Ein spezieller Link, der die XLIFF-Datei direkt in der Desktop-Anwendung Trados Studio öffnet, ist enthalten.
Die Benachrichtigungs-E-Mail enthält neben dem Dateizugriff auch wichtige Details zum Übersetzungsprojekt. Er enthält in der Regel Informationen wie z. B.:
- Auftragsdetails: Die Identität des Antragstellers oder Kunden, der die Bestellung aufgegeben hat.
- Terminologie-Grundlagen: Verweise auf relevante MultiTerm-Terminologiedatenbanken.
- Übersetzungserinnerungen: Verweise auf die anzuwendenden Translation Memories.
Bei kunden-, abteilungs- oder fachbereichsspezifischen Vorgaben ist das Kundenforum massgeblich; ein Link zu den entsprechenden Informationen wird zur Verfügung gestellt.
Abbildung 4: Kunden-, abteilungs- oder bereichsspezifisches Forum
Ein zentralisiertes Forum, das auf jeden Kunden, jede Abteilung oder spezifische Aufgabe zugeschnitten ist, bietet direkten Zugang zu detaillierten Referenzmaterialien und Anleitungen. Dieses Forum dient als zentrale Referenzquelle, indem alle relevanten Referenzdokumente an einem Ort gebündelt werden. Dazu gehören kundenspezifische Richtlinien und Styleguides (z. B. für den geschlechtergerechten Sprachgebrauch) und Links zu externen Terminologiedatenbanken sowie andere projektspezifische Präferenzen oder Ressourcen. Durch die zentrale Erfassung dieser Informationen stellt das Forum sicher, dass neue Übersetzer schnell auf die erforderlichen Anleitungen zugreifen können. Dies erleichtert die Einarbeitung und ermöglicht konsistente, qualitativ hochwertige Übersetzungen, die der bevorzugten Terminologie und dem Stil des Auftraggebers entsprechen. Darüber hinaus fördert dieser Ansatz einen effektiven Wissensaustausch und stellt sicher, dass die Unterstützung auf die spezifischen Anforderungen jedes Kunden zugeschnitten ist, während der administrative Aufwand durch die Reduzierung wiederkehrender Anfragen und die manuelle Verteilung von Materialien minimiert wird.
Ausführung der Bestellung
Die meisten Übersetzer haben eine ständige Verbindung zum Übersetzungsmanagement-Dashboard, wo sie die Aufträge bearbeiten.re they handle the orders.
Abbildung 5: Dashboard des Übersetzers mit Übersicht
Dem Übersetzer steht ein persönliches Dashboard zur Verfügung, das einen umfassenden Überblick über alle zugewiesenen Aufträge bietet. Sie können auf die Übersetzungsarchive auf die gleiche Weise zugreifen, wie im Abschnitt über die Kunden beschrieben. Darüber hinaus bietet das Dashboard direkten Zugang zu den relevanten Kundenforen für jeden aktiven Auftrag und ermöglicht einen schnellen und strukturierten Zugriff auf alle auftragsbezogenen Informationen, einschliesslich Richtlinien, Präferenzen und Referenzmaterialien, die für die Gewährleistung von Genauigkeit und Konsistenz unerlässlich sind.
Abbildung 6: Liste mit unbestätigten Aufträgen
Übersetzer und Lektoren können über mehrstufige Übersichten auf die Auftragsdaten zugreifen und die Dateien entweder durch Herunterladen oder durch Anzeige der HTML-Version im Browser öffnen.
Abbildung 7: Liste mit offenen Aufträgen
Wenn ein Übersetzer mit der Arbeit an einem Auftrag beginnen möchte, hat er drei Möglichkeiten. Die gängigste Methode ist, auf den GroupShare-Link zu klicken, wodurch das Projekt in der Trados-Desktop-Anwendung geöffnet wird. Der Übersetzer checkt dann die Projektdateien aus und beginnt mit der Arbeit an der Übersetzung in seiner lokalen Umgebung.
Eine weitere Methode, die von einer kleineren Gruppe von Übersetzern eingesetzt wird, ist die Arbeit mit einem Übersetzungspaket. Ein solches Paket enthält eine Teilmenge des zentralen Translation Memorys (TM) des Projekts und ist so konfiguriert, dass die Trados-Anwendung weiterhin mit dem zentralen TM sowie den Terminologie-Servern verbunden bleibt. Diese Vorgehensweise ist besonders leistungsfähig, da die Konkordanzsuche auf das vollständige Server-TM mit allen verfügbaren Segmenten zugreift und dadurch zusätzlichen Kontext sowie erweiterte Wiederverwendungsmöglichkeiten bietet.
Die dritte Möglichkeit ist die Verwendung des GroupShare Online Editors. In diesem Fall klickt der Übersetzer auf den Link zum Online-Editor, der das Projekt in einer webbasierten Oberfläche öffnet. Die Übersetzung erfolgt direkt im Browser, und der Übersetzer muss keine CAT-Tool-Lizenz erwerben, da der Zugang über das TTN-Netzwerk erfolgt.
Abbildung 8: Ein-Klick-Zugriff auf den GroupShare-Editor.
Die in der Terminologiedatenbank gespeicherten Begriffe werden rot hervorgehoben, und ein spezielles Fenster zeigt unscharfe Übereinstimmungen vom TM-Server an. Um einen neuen Begriff in die Terminologiedatenbank aufzunehmen, muss das Begriffspaar sowohl im Quell- als auch im Zielfenster aktiviert werden und kann dann mit einem einzigen Klick in die zentrale Datenbank aufgenommen werden.
Projekte sind so konfiguriert, dass sie ohne die obligatorische Qualitätssicherungsprüfung (QA) nicht abgeschlossen werden können. Während der Qualitätssicherung werden numerische Daten sowie die allgemeine Konsistenz geprüft, einschliesslich der Übereinstimmung der verwendeten Terminologie mit der MultiTerm-Datenbank. Nach Freigabe durch die Qualitätssicherung wird die Datei eingecheckt oder auf den Server hochgeladen. Benutzer können auch segment-spezifische oder allgemeine Kommentare hinterlassen, die in der XLIFF-Datei gespeichert, von TTN SDL extrahiert und für den Translation Manager sichtbar gemacht werden.
Für die Qualitätskontrolle, die Berechnung der Auftragsausführungszeit sowie das Leistungsranking ist es wichtig, dass die Korrekturleser ihre Arbeitszeit erfassen. Darüber hinaus berechnet das System die aufgewendete Zeit pro Zeile bzw. pro Wort und nutzt diese Daten sowohl für statistische Auswertungen als auch für die zukünftige Auftragszuweisung.
Abbildung 9: Zeiterfassung und Qualitätsbewertung
Der Korrekturleser kann die Zeit eingeben, die er für die Überprüfung der Übersetzung benötigt. Ausserdem können sie die Übersetzung bewerten. Diese Werte können von dem KI-Modul verwendet werden, das die Übersetzungsaufträge vergibt.
Details zur Bestellung
Translators and proofreaders have access to a consolidated overview of all order details. From there, they can communicate with translators for other languages, monitor progress, and access instructions, documentation, translation memories (TMs), termbases, PDF files, machine translations, AI‑based quality checks, client instructions, and other project resources.
Abbildung 10: Details zur Bestellung
Die in den Auftragsdetails enthaltenen Informationen sind mit den Übersetzungsarchiven und dem Gutschriftensystem verknüpft, so dass alle Projektdaten, frühere Arbeiten und Finanzunterlagen miteinander verbunden und nachvollziehbar bleiben.
Gutschriften
Das System unterstützt flexible Vergütungsmodelle für Übersetzer und Korrekturleser. Die Preise können pro Zeile oder pro Wort in der Ausgangs- oder Zielsprache, nach Zeit oder nach Art der Aufgabe (z. B. Full oder Light Post-Editing oder Korrekturlesen) mit oder ohne Mindestpreis festgelegt werden. Für Übersetzer ist das am häufigsten verwendete Modell CATT-Count, das die Anzahl der vollständigen und teilweisen Übereinstimmungen berücksichtigt. Ein monatlicher Bericht sorgt für volle Transparenz. Übersetzer können die CATT-Count-Details öffnen, den Quell- und Zieltext einsehen und, sofern sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, den Rechnungsmodus anpassen.
Abbildung 11: Auszug aus einer monatlichen Gutschrift
Gutschriften werden automatisch erstellt und am Ende eines jeden Monats abgeschlossen. Sie enthalten eine detaillierte Aufstellung aller abgeschlossenen Aufträge und werden den Übersetzern per E-Mail zugesandt. Sie werden auch in das professionelle Buchhaltungssystem exportiert, das die Zahlung auf das entsprechende Bankkonto überweist.
Abbildung 12: Übersicht der Gutschriften mit Jahresperformance
Das System bietet einen Überblick über die jährlichen Einnahmen und generiert analytische Daten, einschliesslich des Umsatzes nach Kunden.
Arbeitsauslastung und Anwesenheitspläne
Das System verfolgt alle Aufträge und berechnet die Arbeitsbelastung. Überschreitet die Arbeitsauslastung definierte Schwellenwerte, erhält der Übersetzungsmanager eine Warnmeldung, und das System leitet neue Aufträge nicht automatisch weiter, sofern der Übersetzer nicht über ausreichende freie Kapazitäten verfügt.
Abbildung 13: Berechnung der Arbeitsauslastung für Übersetzer und Korrekturleser
Der Arbeitsplan berechnet das Arbeitspensum der Übersetzer in 15-Minuten-Schritten und bietet einen klaren und präzisen Überblick über die Projektplanung und Zeiteinteilung. Die Übersetzer können auch geplante Abwesenheiten oder Zeiten der Nichtverfügbarkeit (z. B. Urlaub) eingeben, die das System bei der Zuweisung von Aufträgen und der Planung von Aufgaben automatisch berücksichtigt. Dieser detaillierte Ansatz unterstützt eine genaue Ressourcenplanung und trägt zur Qualitätssicherung bei, so dass eine rechtzeitige Projektabwicklung gewährleistet ist.
Der Übersetzer und auch der Kunde können ihre Benutzereinstellungen auf vielfältige Weise festlegen.
Abbildung 14: Der Benutzer kann Arbeitszeiten und weitere Parameter festlegen
Art und Umfang der Übersetzer- und Benutzerparameter sowie die entsprechenden Änderungsrechte sind mit dem Auftraggeber abzustimmen. Das System bietet eine Vielzahl von Optionen.
Ressourcenplanungskalender
Einige Kunden, wie z. B. die Wetterdienste, die Polizeidienststellen oder die Börseninformationsdienste, verlangen die Anwesenheit spezieller Übersetzerteams auch an Wochenenden und während der Weihnachtsferien. Eine gute Vorausplanung ist daher unerlässlich. TTN TMS bietet Werkzeuge zur Erstellung und Verwaltung dieser Zeitpläne.
Abbildung 15: Ressourcenplanungskalender für automatische Auftragszuweisung
Der diensthabende Übersetzer erhält jeden Abend per WhatsApp oder SMS eine Benachrichtigung über einen für den folgenden Tag vorgesehenen Auftrag. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass niemand seine Schicht versäumt und dass der Übersetzungsmanager nicht vergisst, das diensthabende Übersetzungsteam zu informieren.