Sichere Verarbeitung hochsensibler Dokumente
Streng geheime oder hochsensible Dokumente – etwa gescannte medizinische Berichte mit handschriftlichen Anmerkungen, behördliche Akten mit Stempeln und Siegeln oder nicht maschinell verarbeitbare PDF-Dateien – verbleiben vollständig innerhalb des geschlossenen TTN-Systems. Der Übersetzer arbeitet direkt auf dem sicheren Server von TTN über eine Weboberfläche oder einen Remote-Desktop, so dass sie keine lokale Kopie der Datei herunterladen oder aufbewahren müssen. TTN-TMS bietet drei sichere Lösungen für unterschiedliche Dokumenttypen und Anforderungen der Übersetzer:
Web-Übersetzungseditor (einfacher Modus)
Dies ist ein leichtgewichtiger Online-Editor (mit Telerik UI-Komponenten), ideal für kleine Dokumente oder kurze Texte. Der Übersetzer ruft eine Webseite mit zwei einstellbaren Fenstern auf: Ein Fenster zeigt das Original-PDF an, das andere bietet einen Eingabebereich für die Übersetzung. Die Benutzeroberfläche ist so gestaltet, dass sie auch für einen Übersetzer, der sie noch nie gesehen hat, sehr einfach zu bedienen ist.
Es ist keine komplizierte Einrichtung erforderlich – die Übersetzer können sofort in ihrem Browser mit der Übersetzung beginnen, sogar auf einem Tablet oder einem grossen Smartphone. Der Editor bietet wichtige Funktionen wie die Rechtschreibprüfung in über 160 Sprachen, blockiert aber jeden Versuch, den Quelltext herunterzuladen oder zu drucken. Das Drucken ist nur möglich, indem Screenshots gemacht werden (was sich nicht ganz verhindern lässt), und die Standardfunktionen zum Drucken und Speichern sind deaktiviert.
Dieser einfache Editor ist ideal für sehr kurze Texte. Sogar ein Dokument mit zwei Wörtern kann mit diesem Tool in weniger als einer Minute übersetzt und übermittelt werden. Sie bietet ein hohes Mass an Sicherheit bei minimalem Aufwand und ermöglicht es Übersetzern, Mikroaufgaben mit nur wenigen Klicks in einer vollständig gesandboxten Umgebung zu erledigen.
Abbildung 81: Web-Editor des Übersetzers mit zwei grössenveränderbaren Fenstern
OnlyOffice Online Editor (Erweiterter Modus)
Für Quelldokumente, die länger sind oder eine komplexe Formatierung aufweisen (z. B. gescannte Formulare, Tabellen oder amtliche Vorlagen, die beibehalten werden müssen), ist in TTN-TMS ein OnlyOffice-Dokumenteneditor integriert. OnlyOffice ist eine Open-Source-Office-Suite, die Microsoft Word ähnelt, aber im Browser läuft und auf TTNs eigenen Servern hinter unserer Firewall gehostet wird. Übersetzer können zu diesem Editor wechseln, wenn der einfache Modus nicht ausreicht, um das Layout sauber zu reproduzieren.
Die Benutzeroberfläche von OnlyOffice ist sehr vertraut (die Menüs und Werkzeuge entsprechen denen von MS Word), so dass sich neue Benutzer schnell zurechtfinden. Es unterstützt alle Sprachen, einschliesslich Rechts-nach-Links-Schriften, und bietet Rechtschreibprüfungen für alle wichtigen Sprachen, die unsere Kunden benötigen. Der Vorteil dieses Systems ist, dass es volle Bearbeitungsmöglichkeiten bietet – der Übersetzer kann den Text in einer Word-ähnlichen Umgebung bearbeiten – ohne die Datei jemals herunterzuladen.
TTN hat OnlyOffice so integriert, dass jede Benutzeraktion kontrolliert wird. Funktionen, die ein Sicherheitsrisiko darstellen könnten (z. B. das Drucken, Herunterladen oder Kopieren grosser Textabschnitte), sind deaktiviert oder eingeschränkt. OnlyOffice erlaubt sogar benutzerdefinierte Plugins, und TTN nutzt diese, um kundenspezifische Formatierungsaufgaben zu automatisieren – zum Beispiel das automatische Einfügen von Kopfzeilen oder das Anpassen von Schriftgrössen, damit jede Seite der Übersetzung genau mit der entsprechenden Seite des Ausgangsdokuments übereinstimmt. Der Editor kann auch in einem vertikalen Split-Screen-Modus verwendet werden, wie in der Abbildung unten dargestellt.
Dieser fortschrittliche Online-Editor gibt den Übersetzern mehr Werkzeuge an die Hand, um knifflige Layouts zu bearbeiten, während das Dokument weiterhin in der sicheren Umgebung von TTN bleibt.
Abbildung 82: OnlyOffice Document Server integriert in die Infrastruktur von TTN
Dedizierte Umgebung für virtuelle Maschinen (VM)
Für grosse Projekte oder für Übersetzer, die regelmässig an sensiblen Texten arbeiten, kann TTN eine persönliche virtuelle Maschine auf seiner Serverfarm bereitstellen. Dies ist im Wesentlichen ein vollständig isolierter Windows-Desktop, mit dem sich der Übersetzer über Remote Desktop (RDP) verbindet. Jede dieser VMs hat eine feste IP-Adresse und wird mit allem, was der Übersetzer braucht, vorkonfiguriert: Die Systemsprache ist auf die Präferenz des Übersetzers eingestellt, Microsoft Word ist mit den entsprechenden Wörterbüchern zur Rechtschreibprüfung installiert, und der sichere Zugang des Übersetzers zum TTN-Jobportal ist bereits eingerichtet.
Der Übersetzer lädt einfach eine kleine RDP-Konfigurationsdatei von TTN herunter und startet per Doppelklick den sicheren Remote-Desktop. Dieser Ein-Klick-Zugang macht eine komplizierte Einrichtung überflüssig – selbst IT-unerfahrene Personen können sich problemlos anschliessen, ohne sich um technische Details kümmern zu müssen. Auf der VM haben die Übersetzer die Freiheit, bei Bedarf fortgeschrittenere Tools oder ihre vertrauten Word-Makros zu verwenden, aber alle Dateien bleiben auf dem Server. Sie können nur die Dateien sehen, die mit ihrem Auftrag zusammenhängen, und sie arbeiten an diesen Dateien innerhalb der Fernsitzung.
Die Zwischenablage (Kopieren/Einfügen) ist isoliert, um zu verhindern, dass Text aus der VM auf einen lokalen Computer kopiert wird. Ebenso ist die Funktion „Speichern unter“ deaktiviert, d. h. der Übersetzer kann keine lokale Kopie des Dokuments ausserhalb des bereitgestellten sicheren Netzlaufwerks speichern. Wenn eine Datei geöffnet oder aufgerufen werden muss, erfolgt dies über den sicheren Dateiserver von TTN und nicht über einen direkten Download. Die VM eines jeden Übersetzers ist passwortgeschützt und nur für ihn selbst zugänglich. Sobald ein Übersetzungsauftrag abgeschlossen und über die Plattform an TTN zurückgegeben wurde, entzieht das System dem Übersetzer sofort den Zugriff auf diese Dateien – er kann sie nicht mehr öffnen.
Für Mitarbeiter, die häufig zusammenarbeiten, bedeutet eine dedizierte VM, dass sie die Umgebung nach ihren Wünschen konfigurieren können (z. B. benutzerdefinierte Software oder Lesezeichen einrichten), während sie gleichzeitig die höchsten Sicherheitsstandards einhalten. Die Serverinfrastruktur von TTN ist sehr robust. Es verfügt über eine eigene leistungsstarke Serverfarm, die Hunderte solcher VMs gleichzeitig hosten können, so dass die Leistung kein Problem darstellt. Diese Lösung ist die fortschrittlichste und wird in der Regel für grössere Aufträge oder laufende Projekte verwendet, bei denen ein Übersetzer eine vollständige Desktop-Umgebung benötigt, um effizient arbeiten zu können. Sie bietet ein Höchstmass an Sicherheit und Funktionalität, so als würde der Übersetzer intern an einem sicheren Computer arbeiten.
Abbildung 83: Die virtuelle Maschine funktioniert wie ein Heimcomputer
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass alle drei Methoden sicherstellen, dass der Übersetzer innerhalb des sicheren Ökosystems von TTN TMS arbeitet. Die Übersetzer können die Methode wählen, die für die jeweilige Aufgabe (und ihr technisches Niveau) am besten geeignet ist – und sie können bei Bedarf sogar zwischen den Methoden wechseln. Der entscheidende Punkt ist, dass das vertrauliche Dokument zu keinem Zeitpunkt unkontrolliert ist: Es verbleibt entweder auf dem Server oder innerhalb einer gesicherten Remote-Sitzung zu jeder Zeit. Dank dieses vielschichtigen Ansatzes kann TTN TMS alles verarbeiten, von einem zweizeiligen Zertifikat bis zu einem 100-seitigen Bericht mit Tabellen, und bietet für jedes Szenario das richtige Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.
Können Übersetzer die Dokumente kopieren, herunterladen oder ausdrucken?
Nein. TTN-TMS ist so konzipiert, dass Daten nicht von Unbefugten abgeschöpft werden können. In den webbasierten Editoren (sowohl dem einfachen Web-Editor als auch dem OnlyOffice-Editor) sind die typischen Dateioptionen gesperrt. Übersetzer können die Quelldatei oder die Übersetzung nicht herunterladen – es gibt keine „Speichern unter“-Funktion, um Dateien auf einer lokalen Festplatte zu speichern. Auch die Druckfunktion ist in der Benutzeroberfläche deaktiviert.
Um den Inhalt weiter zu schützen, beschränkt das System, wie viel Text auf einmal in die Zwischenablage kopiert werden kann. Ein kleines Skript verhindert das Auswählen und Kopieren grosser Textblöcke aus dem Webeditor – nur ein kurzer Textausschnitt (z. B. ein oder zwei Sätze, bis zu einer bestimmten Zeichengrenze) kann auf einmal kopiert werden. Dies macht es für jeden unmöglich, den gesamten Text des Dokuments zu kopieren und ausserhalb der sicheren Plattform einzufügen.
Bei der Lösung mit virtuellen Maschinen verfolgt TTN einen anderen Ansatz, um das gleiche Ziel zu erreichen. Die VM läuft auf den Servern von TTN, und wenn ein Übersetzer über RDP mit ihr verbunden ist, wird die Zwischenablage umgeleitet oder blockiert, um sicherzustellen, dass keine Inhalte von der Remote-Sitzung auf einen lokalen Computer kopiert werden können. Im Wesentlichen kann ein Übersetzer Text innerhalb des Remote-Desktops kopieren und einfügen (z. B. zwischen der PDF-Quelle und Word auf der VM), aber nicht auf seinen eigenen PC übertragen. Auch die Dateiübertragungskanäle sind geschlossen – es ist nicht möglich eine Datei aus der VM herausziehen oder freigegebene Laufwerke verwenden, es sei denn, dies wird für einen bestimmten Bedarf ausdrücklich aktiviert. Ausserdem ist selbst innerhalb der VM die Option „Speichern unter“ oder das Erstellen neuer Kopien der Datei ausserhalb des festgelegten sicheren Ordners deaktiviert.
Durch diese kombinierten Massnahmen stellt TTN TSM sicher, dass alle sensiblen Daten innerhalb der Grenzen unseres Systems bleiben. Selbst wenn ein Übersetzer versuchen würde, die Regeln zu umgehen, würden die Sicherheitsvorkehrungen der Plattform (und die ständige Überwachung der Benutzeraktionen) jeden solchen Versuch einschränken. Dies gibt den Kunden die Gewissheit, dass ihre Dokumente nicht auf einem fremden Drucker ausgedruckt oder auf einem USB-Stick gespeichert werden – die Informationen bleiben unter Verschluss und sicher.
Abbildung 84: Begrenzung von Kopiervorgängen auf eine definierte Zeichenzahl
Wo werden die Dokumente aufbewahrt und wer hat Zugang zu ihnen?
Alle Dokumente werden auf den firmeneigenen Servern von TTN gespeichert, die sich in einem Genfer Hochsicherheitszentrum befinden und direkt von TTN kontrolliert werden. TTN nutzt keinen öffentlichen Cloud-Speicher für vertrauliche Projekte – die Dateien verlassen in keinem Prozessschritt die firmeneigene Infrastruktur. Während des Übersetzungsprozesses wird das Dokument entweder über die Webschnittstelle angezeigt oder in einer entfernten virtuellen Maschine geöffnet, aber in jedem Fall bleibt die Masterdatei auf dem Server. Nur autorisiertes Personal und der zugewiesene Übersetzer haben Zugang zu den Inhalten, und selbst dann ist der Zugang streng reglementiert (z. B. kann ein Übersetzer nur die Dateien für den jeweiligen Auftrag einsehen, an dem er gerade arbeitet, und auch nur für die Dauer dieses Auftrags).
Das von TTN TSM eingesetzte System erfüllt die strengen Datenschutzanforderungen. Die Integration von OnlyOffice in TTN erfolgt beispielsweise in GDPR-konformer Weise: Der OnlyOffice-Dokumentenserver wird on-premises hinter der Firewall betrieben, sodass keine Daten an Cloud-Dienste von Drittanbietern weitergegeben werden. OnlyOffice ist eine Open-Source-Plattform, d. h. der Code ist transparent und wurde von der Community überprüft – es gibt keine versteckten Hintertüren, und die Plattform wurde für maximale Sicherheit angepasst. Die gesamte Kommunikation zwischen dem Browser (oder dem Remote-Desktop-Client) des Übersetzers und den Servern wird mit branchenüblichen Protokollen verschlüsselt. OnlyOffice selbst verwendet AES-256-Verschlüsselung für Daten im Ruhezustand und TLS/HTTPS für Daten bei der Übertragung, um sicherzustellen, dass selbst wenn jemand den Netzwerkverkehr abfängt, er den Inhalt nicht entschlüsseln kann. Die Serverfarm von TTN wird nach bewährten Verfahren der Cybersicherheit auf dem neuesten Stand gehalten und gehärtet. Das Unternehmen hat sich schon früh für eine eigene Internet-Infrastruktur entschieden, um die volle Kontrolle über die Netzwerksicherheit zu haben.
Die Dokumente werden ausschliesslich in der TTN-Infrastruktur verarbeitet und gespeichert. Von dem Moment an, in dem der Kunde den Text zur Übersetzung auf unsere Plattform hochlädt, befindet er sich in einem verschlüsselten Speicher; der Übersetzer greift über eine gesicherte Sitzung darauf zu, um ihn zu übersetzen; und die fertige Übersetzung wird gespeichert und über dasselbe geschützte System an den Kunden zurückgesandt. Es werden keine Kopien auf den persönlichen Geräten der Übersetzer gespeichert, und während des Prozesses werden keine unverschlüsselten E-Mails mit Anhängen verschickt. TTN-TMS schränkt auch den internen Zugriff ein – selbst innerhalb von TTN können nur die Mitarbeiter, die das Projekt bearbeiten müssen (z. B. ein Projektmanager oder ein Korrekturleser), die Dateien sehen, und selbst dieser Zugriff erfolgt über die sichere Plattform. Durch die interne und verschlüsselte Speicherung und Verarbeitung stellt TTN sicher, dass alle sensiblen Dokumente jederzeit vertraulich und vor unberechtigtem Zugriff geschützt bleiben.
Ist diese Plattform für Übersetzer einfach zu bedienen?
Ja – trotz der hohen Sicherheitsvorkehrungen haben die Entwickler das System so gestaltet, dass es für Übersetzer benutzerfreundlich ist. TTN ist sich darüber im Klaren, dass ein zu kompliziertes System, das den Übersetzer verlangsamt, zu Fehlern führen oder die besten Linguisten von der Arbeit an einem Projekt abhalten kann. Die Plattform von TTN vermeidet dies, indem sie Lösungen anbietet, die auf den Umfang der Aufgabe und den technischen Komfort des Übersetzers zugeschnitten sind.
Bei sehr kleinen Aufträgen ist die Benutzeroberfläche des Web-Übersetzungseditors äusserst einfach zu bedienen. Ein Übersetzer, der noch nie mit dem System von TTN gearbeitet hat, kann einen Link erhalten und sofort mit der Eingabe der Übersetzung beginnen. Es muss keine Software installiert werden und es gibt praktisch keine Lernkurve – der Webeditor ist für Benutzer zugänglich, die mit Standard-Textverarbeitungsprogrammen vertraut sind.
Diese Benutzerfreundlichkeit ist von entscheidender Bedeutung, wenn ein Dokument beispielsweise nur ein paar Sätze lang ist und nicht einmal eine typische Mindestgebühr erfordert. In solchen Fällen wissen die Übersetzer es zu schätzen, dass sie ihre Arbeit in Sekundenschnelle erledigen und weiterziehen können. Die Einbeziehung von Funktionen wie Rechtschreibprüfung und grundlegende Textformatierung in den Webeditor hilft ihnen, ohne externe Tools zu arbeiten.
Für komplexere Aufgaben bietet der OnlyOffice-Modus ein vollwertiges Textverarbeitungsprogramm im Browser. Die Benutzeroberfläche ist MS Word nachempfunden, so dass sich die Übersetzer wie zu Hause fühlen – die Menüs und Schaltflächen sind dort, wo sie sie erwarten. Es unterstützt auch fortgeschrittene Anforderungen (wie Tabellen, Textfelder usw.), so dass Übersetzer in einer echten WYSIWYG (What You See Is What You Get) Weise bearbeiten können, ohne sich mit Workarounds herumschlagen zu müssen. TTN hat auch dafür gesorgt, dass die Sprache der Benutzeroberfläche geändert werden kann, so dass ein Übersetzer, der sich in Französisch, Deutsch oder einer anderen Sprache wohler fühlt, die Sprache der Benutzeroberfläche wechseln kann. Diese Details sorgen für einen reibungsloseren Ablauf und senken die Hemmschwelle für Übersetzer, die Online-Tools möglicherweise skeptisch gegenüberstehen.
Für Übersetzer, die regelmässig grosse Datenmengen bearbeiten, bietet der Ansatz der dedizierten VM sogar mehr Flexibilität als ein Firmenlaptop. Sie erhalten eine persönliche virtuelle Maschine, auf der sie benutzerdefinierte Tools zur Rechtschreibprüfung installieren oder ihre bevorzugten Hintergrundressourcen innerhalb der Sicherheitsgrenzen einrichten können. Viele professionelle Übersetzer haben ihre eigene Software (z. B. benutzerdefinierte Wörterbücher, Terminologiewerkzeuge oder Makros) – auf den VMs können sie diese oft genauso verwenden wie auf ihrem eigenen PC, nur dass sie sich jetzt in einem sicheren Container befinden. TTN hat einen Grossteil der Einrichtung automatisiert, so dass bei der ersten Verwendung der VM durch einen Übersetzer bereits alles konfiguriert ist, einschliesslich des richtigen Tastaturlayouts und der regionalen Einstellungen. Die Verbindung mit der VM ist ebenfalls einfach: Windows, Mac und Linux unterstützen alle den Remotedesktop, und wir bieten klare Anweisungen. Bei der Anleitung von Linguisten wird bewusst auf Fachjargon verzichtet. Statt technischer Anweisungen wie „Bitte konfigurieren Sie einen RDP-Client mit diesen Parametern“ werden klare, handlungsorientierte Hinweise wie „Klicken Sie auf diese Datei, um den sicheren Arbeitsbereich zu starten“ verwendet. Im Grunde genommen müssen Übersetzer keine IT-Experten sein, um TTN TMS zu nutzen.
Die Plattform wurde mit Übersetzern mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen getestet. Technisch versierte Anwender schätzen die erweiterten Optionen (sie können nahtlos zwischen dem Webeditor und ihrer VM wechseln), während technisch weniger versierte Anwender für kleinere Aufgaben den einfachen Webeditor verwenden können. Indem TTN das System für den Endbenutzer so einfach wie möglich gestaltet, stellt es sicher, dass die Sicherheit nicht auf Kosten der Produktivität geht. Die Übersetzer können sich auf das Übersetzen konzentrieren und müssen sich nicht mit Software herumschlagen. Diese Benutzerfreundlichkeit kommt letztlich auch den Kunden zugute: Aufträge werden schneller und mit weniger Aufwand erledigt, selbst wenn zusätzliche Sicherheitsmassnahmen getroffen werden.