Wie können Kunden TTN TMS nutzen?
Der Zugriff auf TTN TMS erfolgt über ein sicheres Kundenportal, auf dem Konten im Self-Service erstellt oder während einer Batch-Migration bereitgestellt werden können. Übersetzungsaufträge werden in drei einfachen Schritten eingereicht (Zielsprache auswählen, Dateien hochladen, Termin wählen). Unmittelbar nach dem Hochladen erstellt das System ein sofortiges Angebot und schlägt bis zu sieben mögliche Lieferoptionen vor, die anhand des Textvolumens und der Verfügbarkeit der Linguisten in Echtzeit berechnet werden, wobei unrealistische Fristen vor der Übermittlung gekennzeichnet werden. Nach der Bestätigung erstellt TTN TMS automatisch das Projekt, konvertiert die Dateien in die erforderlichen CAT-Formate und wendet den konfigurierten Workflow an. Wenn ein neues Sprachpaar eingeführt wird, erstellt die Plattform das erforderliche Translation Memory und die Termbank aus Vorlagen und bindet sie an das Projekt, um sicherzustellen, dass die linguistischen Ressourcen als Teil des täglichen Betriebs erstellt und gepflegt werden.
Jedes Projekt wird in einem durchsuchbaren Übersetzungsarchiv festgehalten. Quell- und Zielinhalte werden für die Volltextindizierung in HTML konvertiert, was eine schnelle Suche nach Stichwörtern in früheren Arbeiten, die gleichzeitige Anzeige von Quell- und Zielinhalten und das schnelle Auffinden von Ergebnissen und zugehörigen Elementen wie Anweisungen, XLIFF-Dateien oder Dokumentationen ermöglicht. Der Zugriff wird über Kundenprofile und Archivgruppen gesteuert, so dass eine unternehmensweite Wiederverwendung möglich ist, während sensible Abteilungsinhalte eingeschränkt bleiben. Der direkte Zugriff auf Translation Memorys und Termbanken sorgt für Transparenz und unterstützt eine konsistente Terminologieverwaltung in allen Projekten.
Die Produktion kann im Autopilot-Modus laufen, in dem TTN TMS die Weiterleitung von Aufträgen von Anfang bis Ende orchestriert. Vordefinierte Übersetzer- und Lektorenteams werden automatisch auf der Grundlage von Prioritätsregeln eingeladen, wobei eine schnelle Eskalation zu Ersatzressourcen möglich ist, wenn der Linguist der ersten Wahl nicht verfügbar ist oder nicht reagiert. Routineschritte wie die Zuweisung, die Übergabe vom Übersetzer an den Lektor und die endgültige Lieferung werden automatisiert, während sich die Übersetzungsmanager auf die Überwachung und die Behandlung von Ausnahmen konzentrieren und sofortige Warnmeldungen erhalten, wenn Aufmerksamkeit erforderlich ist. Übersetzer und Lektoren arbeiten mit Live-Translation-Memory-Matches und Termbank-Erkennung, um eine konsistente Terminologie und einen einheitlichen Stil zu gewährleisten, und die endgültigen Dateien können automatisch mit vollständiger Rückverfolgbarkeit über Dashboards und Benachrichtigungen geliefert werden. Im Tagesgeschäft werden etwa 98 % der Routinefälle über Standard-Webformulare abgewickelt, während jedes abgeschlossene Projekt das Archiv, die Übersetzungsspeicher und die Terminologie für die zukünftige Wiederverwendung bereichert.
Wie können Unternehmen mit eigenen Übersetzern das TTN TMS nutzen?
TTN TMS ist nicht nur ein eigenständiger Service für das TTN Translation Network, sondern steht auch als Plattform für Unternehmen zur Verfügung, die mit eigenen Übersetzern und Korrekturlesern arbeiten. In diesem Modus fungiert TTN TMS als sichere, anpassbare SaaS-Plattform oder als On-Premises-Installation zur Unterstützung interner Sprachteams. Organisationen erhalten eine eigene Instanz desselben Systems, das auch von TTN genutzt wird und entsprechend ihren betrieblichen Anforderungen konfiguriert ist. Mitarbeiter und externe Übersetzungspartner loggen sich in ein spezielles Portal ein, um Projekte strukturiert und nachvollziehbar zu verwalten, während das Unternehmen die Kontrolle über Arbeitsabläufe, Verantwortlichkeiten und die beteiligten Personen behält. TTN konfiguriert die Umgebung und kann die Schnittstelle mit dem Logo und der visuellen Identität des Unternehmens versehen, so dass ein White-Label-Erlebnis entsteht, das sich eher wie ein internes Unternehmenstool anfühlt als wie ein Dienst eines Drittanbieters. Dieser Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen und Institutionen, die ein hohes Mass an Kontrolle und Vertraulichkeit benötigen. Kernrollen wie Kunde, Übersetzer, Korrekturleser und Übersetzungsmanager können an die Struktur des Unternehmens angepasst werden, und bestimmte Teammitglieder können als Projektmanager oder Prüfer mit massgeschneiderten Berechtigungen zugewiesen werden. Benutzerdefinierte Rollen und Berechtigungssätze stellen sicher, dass jeder Teilnehmer nur die Projekte, Assets und Aktionen sieht, die für die zugewiesenen Verantwortlichkeiten relevant sind. Dank dieser Flexibilität kann TTN TMS an eine Vielzahl von Arbeitsabläufen angepasst werden, unabhängig davon, ob die Anforderungen regionale Büros, die Anträge einreichen, fachliche Überprüfungsschritte oder andere organisationsspezifische Genehmigungs- und Lieferprozesse umfassen. In der Praxis wird TTN TMS zum internen Übersetzungsmanagement-Portal des Unternehmens, während TTN die technische Grundlage, die Konfiguration und den laufenden Support liefert.
Während der Einführung bleibt TTN in der Regel ein enger Implementierungspartner und bietet Schulungen und Onboarding an, damit Übersetzungsmanager, Übersetzer und Korrekturleser schnell produktiv werden. Linguisten lernen, wie sie die TTN TMS-Übersetzungsschnittstelle nutzen, Translation Memories und Termbanken effektiv einsetzen und die Vorteile integrierter Tools wie den Online-Editor und unterstützte CAT-Tool-Verbindungen nutzen können. Die betriebliche Erfahrung von TTN unterstützt auch Best-Practice-Anleitungen, die über die Nutzung der Software hinausgehen, einschliesslich der Verwaltung von Revisionszyklen, Terminologieaktualisierungen und konsistenten Arbeitsabläufen in verschiedenen Teams. Darüber hinaus kann die Plattform so konfiguriert werden, dass sie KI-gestützte Übersetzungsvorschläge, automatisierte Qualitätsprüfungen und gegebenenfalls integrierte maschinelle Übersetzungen verwendet, die mit den Richtlinien und Präferenzen des Unternehmens abgestimmt sind. Das Ergebnis ist eine erhebliche Produktivitätssteigerung: Routineaufgaben wie die Einrichtung von Projekten, die Bearbeitung von Dateiformaten und die erste Analyse werden von der Plattform automatisiert, so dass sich die Übersetzer auf die sprachliche Arbeit und die Korrektoren auf die Qualität konzentrieren können, anstatt Dateien zu verwalten und E-Mails zu koordinieren. TTN TMS ist auf Effizienz ausgelegt, und die Workflow-Automatisierung reduziert den Verwaltungsaufwand, indem sie den Projektverlauf automatisch verwaltet, den nächsten Linguisten benachrichtigt, wenn eine Aufgabe fertig ist, und die Inhalte des Translation Memory nutzt, um Wiederholungen und Wiederverwendung zu füllen. Dies erhöht den Durchsatz und verkürzt die Bearbeitungszeiten für interne Anforderer, während die menschliche Aufsicht und die Fähigkeit, bei Bedarf einzugreifen, erhalten bleiben.
Ein grosser Vorteil des Betriebs von TTN TMS als private Plattform ist die stärkere Eigentümerschaft und Kontrolle über die Übersetzungsdaten und sprachlichen Ressourcen. Im Gegensatz zu reinen Cloud-Lösungen unterstützt TTN TMS flexible Hosting-Modelle, um die Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenresidenz zu erfüllen. Der Betrieb kann als Cloud-Service bereitgestellt, vollständig vor Ort im unternehmenseigenen Rechenzentrum implementiert oder in einer hybriden Form implementiert werden. TTN verfügt über umfangreiche Erfahrungen mit hochsicheren Implementierungen, einschliesslich Umgebungen, die darauf ausgelegt sind, sensible Daten ausserhalb der von den USA kontrollierten Cloud-Infrastruktur zu speichern, wo die Gefährdung durch das Cloud Act ein Problem darstellen könnte. In der Praxis kann eine Cloud-Bereitstellung die Daten innerhalb der Schweiz unter strengen Datenschutzstandards aufbewahren, während bei einer Bereitstellung einer On-Premises-Plattform die Inhalte hinter der Firewall des Unternehmens bleiben. Auch hybride Ansätze sind möglich, z. B. die Beibehaltung von sensiblen Translation Memories und Archiven auf lokaler Infrastruktur bei gleichzeitiger Nutzung von Cloud-basierten Komponenten für ausgewählte Dienste. Dieser Fokus auf Lokalisierung, Vertraulichkeit und Zugriffskontrolle ist besonders wichtig für Behörden, Finanzinstitute und alle Unternehmen, die mit sensiblen Dokumenten oder regulierten Inhalten arbeiten. Die Plattform bietet den Komfort eines modernen webbasierten TMS, ohne die Anforderungen an Governance und Compliance zu beeinträchtigen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Unternehmen, die TTN TMS mit internen Übersetzern einsetzen, ein hochmodernes Übersetzungsmanagementzentrum zu ihren eigenen Bedingungen erhalten. Die Lösung kombiniert die Automatisierungsfunktionen und KI-Erweiterungen von TTN TSM mit einer marken- und rollenbasierten Umgebung, die organisatorischen Regeln und Prozessen folgt. Übersetzungsteams werden durch zentralisierte Übersetzungsspeicher und Termbanken, die mit jedem Projekt wachsen, effizienter und konsistenter, während interne Stakeholder Übersetzungen über einen standardisierten, nachvollziehbaren Prozess einreichen und erhalten. Das Management behält den Überblick und die Kontrolle über Dashboards, die Überwachung des Workflow-Status und Ausnahmebenachrichtigungen. TTN unterstützt das Programm mit einer anfänglichen Schulung und kann bei Bedarf mit technischer Unterstützung und optionaler Qualitätshilfe fortfahren, während der tägliche Betrieb fest in der Hand der Organisation bleibt. Dieses Partnerschaftsmodell ermöglicht es Unternehmen, die mehrsprachige Kommunikation effizient zu skalieren, den manuellen Aufwand für das Projektmanagement zu reduzieren, einheitliche Qualitätsstandards für alle Sprachen durchzusetzen und mehrsprachige Ressourcen innerhalb des eigenen Ökosystems zu schützen.
Welche Dateiformate werden von TTN TMS unterstützt?
TTN TMS unterstützt zurzeit 58 Dateiformate, die mit Trados Studio kompatibel sind. Typische Formate sind Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint für die Übersetzung. Bei der Übersetzung werden die Dateien in SDLXLIFF konvertiert und dann wieder in ihr natives Format zurückkonvertiert, so dass das Format der Übersetzungsausgangsdatei mit dem Format der Eingabedatei identisch ist.
Wird das übersetzte Dokument die ursprüngliche Formatierung beibehalten?
Im Allgemeinen behält das übersetzte Dokument die ursprüngliche Formatierung bei – Schriftarten, Stile, Layout, Hyperlinks und Kopf-/Fussnoten-/Endnotenstrukturen. Bei Microsoft Office-Dateien ersetzt Trados den Text in der zugrundeliegenden XML-Datei und ändert das Format normalerweise nicht. In einigen Fällen – insbesondere bei PowerPoint oder bei der Übersetzung aus dem Englischen in Sprachen wie Spanisch oder Französisch, wo eine Textexpansion von etwa 20 % üblich ist – können geringfügige Layoutanpassungen erforderlich sein, da längerer Text überlaufen oder hinter Bildern verschwinden kann. In allen Fällen kann der Übersetzer die formatierte native Datei zusammen mit der XLIFF-Datei hochladen; die XLIFF-Datei wird nur zur Aktualisierung der Translation Memorys verwendet.
In den meisten Fällen passen Office-Dateien – insbesondere Word-Dokumente – die Formatierung automatisch an, und selbst komplexe Dateien mit Fussnoten, Endnoten und mehreren hundert Seiten werden problemlos verarbeitet.
Wie werden PDF-Dateien in TTN TMS behandelt?
PDFs werden als Sonderfall behandelt. Obwohl der Text direkt von Trados übersetzt werden kann, ist es in den meisten Fällen besser, PDF-Dateien in Word zu konvertieren. TTN TMS unterscheidet zwischen gescannten PDFs und digitalen PDFs. Digitale PDFs werden aus digitalen Quellen (z. B. Word, InDesign oder CAT-Tools) erzeugt; ihr Text ist bereits auswählbar und bearbeitbar, so dass keine OCR erforderlich ist. TTN TMS wandelt alle PDF-Dateien mit Abbyy FineReader automatisch in Word-Dateien um.
Abbildung 1: Automatische Konvertierung von PDF-Dateien in Word
Gescannte Dateien werden als „unreliable Docx„-Dateien vorgeschlagen, da sie OCR-Fehler enthalten können – die Zahl „0“ kann beispielsweise als Buchstabe „O“ fehlinterpretiert werden, und Bilder oder Logos können als Wörter gedeutet werden -, so dass der Übersetzer die endgültige Übersetzung mit dem PDF-Original vergleichen muss und sich nicht allein auf die konvertierte Word-Datei verlassen kann. Digitale PDFs werden als „Binding PDF“ angeboten; bei der Konvertierung kann das Layout deformiert werden, und der Übersetzer oder der Translation Manager müssen das Layout überprüfen, bevor die Datei an den Kunden gesendet wird.
Welche maximale Dateigrösse wird von TTN TMS unterstützt?
TTN TMS unterstützt das Hochladen von grossen Dateien. Die derzeitige Grenze für die Dateigrösse liegt bei 2,1 GB, was eine theoretische Höchstgrenze ist und in der Praxis nur selten erreicht wird.
Wie geht TTN TMS mit Backup und Sicherheit um?
TTN TMS bewahrt Projektdateien langfristig auf und verfügt über eine mehrschichtige Backup-Strategie, die die Daten auch im Falle von Malware-Vorfällen schützt. Die Dateien werden nicht gelöscht; selbst Objekte, die älter als dreissig Jahre sind, bleiben erhalten. Es gibt ein mehrfaches Backup-System, wobei einige Backups offline gehalten werden, so dass selbst im Falle eines vollständigen Virenangriffs die Dateien geschützt bleiben.
Abbildung 2: Die Replikation läuft häufig und zieht alle wichtigen Daten offline
Übersetzungsdateien und Client-Assets (z. B. Word- oder HTML-Dateien mit JavaScript) können gefährliche Viren enthalten. Selbst mit Virenscannern kann kein vollständiger Schutz vor KI-fähigen Trojanern gewährleistet werden, die Daten zerstören oder verschlüsseln. Um dieses Risiko zu mindern, werden alle Hardwarekomponenten gespiegelt und die Daten regelmässig gesichert. Die Datenbank und alle Projektdateien werden mehrmals täglich repliziert, und die Sicherungslaufwerke werden offline genommen, so dass nicht alle Speichermedien gleichzeitig physisch angeschlossen sind. Diese Architektur macht einen totalen Datenverlust praktisch unmöglich.
Wie wird die 24/7-Betriebszeit des Servers garantiert?
Das gesamte System wird gespiegelt, und alle Daten werden mehrmals täglich repliziert. Im Falle eines vollständigen Systemausfalls wird der Betrieb auf einen Replikationsserver umgestellt.
Jede beteiligte Anwendung läuft als TCP/IP-Dienst. Die Komponenten überwachen sich gegenseitig durch periodische TCP/IP-Anfragen. Reagiert eine Komponente nicht mehr oder stürzt ab, erkennt das Überwachungssystem das Problem innerhalb von Minuten und sendet automatisch eine SMS an den diensthabenden Systembetreiber. Diese Kombination aus Replikation, automatischem Failover und aktiver Überwachung gewährleistet eine hohe Verfügbarkeit und einen zuverlässigen 24/7-Betrieb.
In welchen Sprachen ist TTN TMS verfügbar?
Die Benutzeroberfläche ist in 62 Sprachen verfügbar. Derzeit werden nur vier dieser Sprachen von menschlichen Linguisten übersetzt; alle anderen werden maschinell übersetzt.
Abbildung 3: Schnittstelle zum Systemübersetzer
TTN TMS includes a system translator interface that allows both the client and translator interfaces to be translated into any language. Translators can edit and overwrite the forms in real time and simulate functions to view the text in context. The entire interface text can be downloaded and uploaded as a bilingual Excel file.
The Translation Manager interface is available only in English.
Kann TTN TMS ohne Software von Drittanbietern verwendet werden?
Übersetzer haben vier Möglichkeiten, Dateien zu übersetzen: den GroupShare Online-Editor, Trados Studio mit Projektpaketen, Trados Studio, das direkt mit dem GroupShare Server verbunden ist, oder zweisprachige Review Fles. Trados Studio ist eine kostenpflichtige Software; die unbefristete Freelance-Lizenz kostet in der Regel zwischen 700 und 770 €. Die meisten freiberuflichen Übersetzer haben ihre eigene Version von Trados Studio und verbinden sich direkt mit dem GroupShare-Server.
Ein Übersetzer kann auch den GroupShare-Online-Editor verwenden, der etwa 1.100 € kostet, aber im TTN TMS-System enthalten ist. Es erfordert keine Software-Installation auf dem Computer des Übersetzers oder Korrekturlesers. Der Online-Editor ist einfacher zu bedienen, bietet aber weniger Funktionen als Trados Studio.
Ist ein kosteneffizienter Betrieb für grosse Organisationen möglich?
Grosse Organisationen wie NGO mit Dutzenden oder sogar Hunderten von Übersetzern und Sprachspezialisten können eine begrenzte Anzahl von Online-Lizenzen für den GroupShare-Server erwerben.
Auf der Grundlage bewährter Verfahren werden für eine Benutzerbasis von etwa 100 Linguisten in der Regel nur etwa 30 Lizenzen für die gleichzeitige Nutzung benötigt, um etwa 98 Prozent der normalen Nutzung abzudecken, wobei gelegentliche Nachfragespitzen noch möglich sind. Damit ist die Nutzung des Online-Editors mit Mehrfachlizenzen deutlich kostengünstiger als der Erwerb einer Einzellizenz für jeden Nutzer.