Translation Control Interface (TCI)

Übersicht

Das Translation Control Interface (TCI) dient der Überwachung und Steuerung von Übersetzungsprojekten durch die Translation Manager.

Das System unterstützt eine unbegrenzte Anzahl von Übersetzungsmanagern.

Abbildung 1: Translation Managers

Übersetzungsmanager können einzelnen Kunden, Kundengruppen oder bestimmten Aufträgen zugewiesen werden. Wenn ein Übersetzungsmanager im Dienst ist, erhält er eine Benachrichtigung, sobald ein neuer Auftrag eintrifft, ein Auftrag sich verzögert, nicht bestätigt oder nicht abgeschlossen ist. Jedes Problem löst automatisch eine Benachrichtigung über WhatsApp, SMS oder E-Mail aus.

Übersetzungsmanager können – sobald sie über ausreichende Erfahrung verfügen – auf mehr als 500 Formulare zugreifen, von denen 98 % für Sonderfälle konzipiert sind. Im Tagesgeschäft müssen sie nur mit etwa zehn Formularen vertraut sein. Die anfängliche Ausbildungszeit ist sehr kurz; im Laufe der Jahre können sie jedoch auf ein höheres Niveau aufsteigen. Diese höheren Ebenen sind erforderlich, um hochkomplexe Projekte, spezialisierte TMs und Termbanken zu verwalten. Im Rahmen dieser Beschreibung wird nur eine begrenzte Auswahl von Bildschirmen gezeigt. Der Übersetzungsmanager hat Zugriff auf ein Dashboard, in dem entweder alle aktuellen Übersetzungsaufträge oder nur die diesem Manager zugewiesenen Aufträge angezeigt werden.

Abbildung 2: Haupt-Dashboard des Übersetzungsmanagers

Das Dashboard des Translation Manager zeigt nur die wichtigsten Informationen über aktive Übersetzungsprojekte an und gewährleistet so einen klaren und konzentrierten Überblick über die laufenden Aktivitäten. Im obigen Beispiel wird eine einzelne Anfrage hervorgehoben, weil kein Übersetzer zugewiesen wurde, was die Aufmerksamkeit des Managers sofort auf ein kritisches Problem lenkt.

Die meisten Dashboard-Panels werden nur angezeigt, wenn ein Problem Aufmerksamkeit erfordert, so dass der Übersetzungsmanager nicht mit überflüssigen oder irrelevanten Informationen belastet wird. Das System aktualisiert alle angezeigten Daten automatisch und bietet so Echtzeit-Updates für eine rechtzeitige Überwachung und Intervention.

Das System zeigt eingehende E-Mails, überfällige Bestellungen und Auftragsbestätigungen sowie ungelesene Nachrichten an und ermöglicht eine umfassende Steuerung und Überwachung des gesamten Workflows.

Abbildung 3: Bestellliste mit klar erkennbaren Symbolen

Es gibt mehrere Auftragslisten für unbestätigte, überfällige und laufende Aufträge. Die roten Aufträge sind heute fällig, die blauen Aufträge morgen.

Der Zugriff auf die einzelnen Aufträge erfolgt über das Hauptauftragspanel, in dem alle auftragsrelevanten Informationen angezeigt werden. Der TTN TMS-Workflow ist zustands­gesteuert. Der Status jedes Auftrags wird im Hauptfenster angezeigt, und sobald die Übersetzer und Korrekturleser alle Dateien eines bestimmten Auftrags bestätigt oder ausgeführt haben, wird der Status automatisch geändert.

Abbildung 4: Übersicht bestellen

Ein Auftrag kann eine unbegrenzte Anzahl von Dateien und Zielsprachen enthalten, aber er hat immer eine einzige Ausgangssprache. Wenn ein Auftrag zwei oder mehr Ausgangssprachen umfasst, teilt das System ihn automatisch in mehrere Unteraufträge auf.

In der Auftragsübersicht werden Kundeninformationen, Termin, Umfang, zugewiesene Übersetzer und Lektoren, Bestätigungsfristen und andere relevante Details angezeigt. Es bietet eine breite Palette von Tools und zahlreiche vordefinierte E-Mails. Mit einem einzigen Klick kann der Übersetzungsmanager eine Nachricht an alle am Projekt beteiligten Benutzer oder speziell an Übersetzer oder Korrekturleser senden. Das System ist mit Outlook verknüpft und unterstützt die Kommunikation per E-Mail, SMS oder WhatsApp in verschiedenen Konfigurationen.

Die Fristen werden automatisch berechnet und optimiert, um eine möglichst effiziente Ausführung der Übersetzung zu gewährleisten. Der Algorithmus zur Fristberechnung berücksichtigt die Arbeitszeiten und die aktuelle Arbeitsbelastung.

Das System sammelt auch alle auftragsrelevanten ein- und ausgehenden Nachrichten, Kommentare, Bemerkungen, Anweisungen, QS-Berichte und KI-Analysen. Es verwaltet spezielle Arten von Informationen, Dokumentationsdateien, frühere Versionen der Übersetzung und vieles mehr.

Abbildung 5: Vertraulichkeitsvereinbarungen

Das System generiert Vertraulichkeitsvereinbarungen und listet AI-übersetzte Dateien auf, führt PDF-zu-Word-Konvertierungen durch, identifiziert Dateien, die aktualisiert werden müssen, und liefert dem Übersetzungsmanager Anweisungen sowie verschiedene andere spezielle Informationen zu jedem Auftrag. Der Translation Manager kann XLIFF-Dateien direkt im Online-Editor öffnen, sie als HTML-Dateien anzeigen oder auf sie in ihrem nativen Format zugreifen, was ein Höchstmass an Flexibilität und Kontrolle während des Projektmanagements gewährleistet.

Figure 6: List of CAT projects

Die CAT-Projekte werden automatisch erstellt, und der Übersetzungsmanager kann jedes Projekt einzeln überwachen und darauf zugreifen.

Abbildung 7: CAT-Projekte auf dem GroupShare-Server

TTN TMS kann direkt auf die Ressourcen der einzelnen Projekte zugreifen, indem es Daten aus dem Trados GroupShare-Dateispeicher und der Datenbank liest. In der Praxis bedeutet dies, dass alle Versionen von Projektdateien nachverfolgt und aufgelistet werden und bei Bedarf sofort zur Ansicht oder zum Download zur Verfügung stehen. Die Integration mit GroupShare gewährleistet eine vollständige Sichtbarkeit aller Dateiversionen und Projektressourcen und bietet einen umfassenden und aktuellen Überblick über alle Projektressourcen.

Die Werkzeuge für den Zugriff auf Dateiversionen und Projektdaten werden in der Regel im täglichen Geschäftsbetrieb nicht benötigt. Sie sind in erster Linie für Diagnosezwecke und zur Fehlersuche gedacht. Falls während eines Projekts Probleme auftreten, können Projektmanager und Support-Teams mit diesen Tools alle Schritte und Änderungen nachvollziehen und so den gesamten Arbeitsablauf transparent machen. Jeder Prozess kann nachverfolgt und geprüft werden, was für die Fehlersuche von unschätzbarem Wert ist und sicherstellt, dass der Übersetzungsworkflow klar und nachvollziehbar bleibt.

Das TTN TMS-Modul verfolgt eine Nicht-Löschungspolitik für Projektdateien. Anstatt Dateien dauerhaft zu löschen, markiert TTN TMS Dateien einfach als „gelöscht“ im System. Das bedeutet, dass keine Datei jemals wirklich verloren ist – eine als gelöscht markierte Datei kann jederzeit vom Übersetzungsmanager wiederhergestellt werden. Dieser Ansatz des sanften Löschens schützt vor versehentlichem Datenverlust und ermöglicht bei Bedarf eine einfache Wiederherstellung von Dateien, so dass wertvolle Übersetzungsarbeit und der Dateiverlauf für künftige Referenzen oder ein Rollback intakt bleiben. Eine der wichtigsten Aufgaben des Übersetzungsmanagers ist die Zuweisung von Aufträgen an Übersetzer und Korrekturleser. Es gibt zwei Systeme.

Manuelle Zusammenstellung eines dedizierten Übersetzungsteams

TTN TMS verwendet Kunden- oder Kundengruppenprofile, um Übersetzer und Korrekturleser einem Auftrag oder einem Kundenkonto zuzuordnen.

Abbildung 8: Manuelle Auftragsvergabe

Wenn ein neuer Kunde oder ein Mitglied einer Kundengruppe Übersetzungen für ein bestimmtes Sprachenpaar anfordert, weist der Übersetzungsmanager diesem Kunden ein spezielles Übersetzer- und Korrekturleserteam zu. Dies beinhaltet in der Regel die Auswahl eines Hauptübersetzers und eines Hauptkorrektors, die die Projekte des Kunden in dieser Sprachkombination bearbeiten. Der Grund dafür ist die Wahrung von Konsistenz und Qualität: Wenn dasselbe kleine Team von Linguisten an allen Inhalten eines Kunden arbeitet, werden sie mit der bevorzugten Terminologie und dem Stil des Kunden bestens vertraut, was zu einheitlicheren Übersetzungen führt. Den Teammitgliedern können auch unterschiedliche Prioritätsstufen zugewiesen werden – zum Beispiel wird ein Übersetzer als erste Priorität (primär) und ein anderer als zweite Priorität (Backup) gekennzeichnet – um sicherzustellen, dass immer eine qualifizierte Person für die Arbeit zur Verfügung steht.

Sobald das Übersetzer-Team für einen Kunden festgelegt ist, schlägt das System für alle nachfolgenden Aufträge dieses Kunden stets denselben Hauptübersetzer vor. Diese Praxis trägt dazu bei, einen einheitlichen Ton und eine einheitliche Terminologie für alle Projekte des Kunden beizubehalten, da der Übersetzer spezifische Kenntnisse über den Inhalt und die Vorlieben des Kunden erwirbt. Allerdings werden reale Einschränkungen wie Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit durch das Prioritätssystem berücksichtigt. Ist der Hauptübersetzer überlastet oder lehnt er einen neuen Auftrag ausdrücklich ab, wählt das System automatisch den nächsten verfügbaren Übersetzer aus, d. h. den Übersetzer mit der zweithöchsten Priorität für das Sprachenpaar des Kunden, um das Projekt zu übernehmen. Mit anderen Worten: Der Ersatzübersetzer springt ein, wenn der Übersetzer erster Wahl nicht verfügbar ist. Dieser automatische Fallback-Mechanismus stellt sicher, dass Projekte ohne Verzögerung fortgesetzt werden können, auch wenn der bevorzugte Linguist eine Aufgabe nicht übernehmen kann.

Die Auswahl des Korrekturlesers erfolgt parallel zur Auswahl des Übersetzers. In der Regel bleibt der zugewiesene Korrekturleser aus Gründen der Konsistenz derselbe, und für die Korrekturleser kann eine ähnliche Prioritätenordnung verwendet werden. Auf diese Weise kann, falls der Hauptkorrektor nicht verfügbar ist, ein zweiter Korrektor mit der Überprüfung der Übersetzungen beauftragt werden. Durch die Aufrechterhaltung eines stabilen Übersetzer- und Lektorenteams mit definierten Backups gewährleistet der Translation Manager sowohl Kontinuität als auch Zuverlässigkeit im Arbeitsablauf.

Autopilot-Modus und automatische Zuweisung

Wenn die Autopilot-Funktion für das Projekt aktiviert ist, wickelt das System den Zuordnungsprozess automatisch ab, ohne dass der Übersetzungsmanager eingreifen muss. Im Autopilot-Modus übernimmt das Übersetzungsmanagementsystem die automatische Auswahl des geeigneten Übersetzers und Korrekturlesers anhand des vordefinierten Teams und der festgelegten Prioritäten und leitet das Projekt vollständig automatisiert weiter. In der Praxis bewertet die Plattform das angefragte Sprachenpaar und weist den Auftrag automatisch dem verfügbaren Übersetzer und Korrekturleser mit der höchsten Priorität für diesen Kunden zu. In der Regel werden an diese Linguisten sofort Benachrichtigungen oder Jobeinladungen verschickt. All dies geschieht ohne manuelle Schritte – der Übersetzungs­manager muss keine Übersetzer kontaktieren oder irgendwelche Knöpfe drücken, sobald der Autopilot läuft. Die Projektdateien und -details werden automatisch an den ausgewählten Übersetzer und Korrekturleser weitergeleitet, und die Arbeit kann sofort beginnen.

Im Hintergrund verwendet der Autopilot die vom Übersetzungsmanager definierten Regeln. Wenn beispielsweise der primäre Übersetzer ausgelastet oder nicht verfügbar ist, wechselt das System sofort von sich aus zur sekundären Option. Der gesamte Workflow kann ohne menschliches Eingreifen ausgeführt werden, mit Ausnahme der Linguisten, die die Übersetzung und das Korrekturlesen übernehmen. Der Übersetzungsmanager muss den Prozess nur auf einer hohen Ebene überwachen, anstatt jede einzelne Aufgabe zuzuweisen.

Wenn der Autopilot aktiviert ist und ein Übersetzer einen Auftrag nicht annimmt oder beantwortet, kann das System automatisch den nächsten verfügbaren Linguisten einsetzen. So lädt die Automatisierung beispielsweise zuerst den Linguisten der ersten Wahl ein, und wenn dieser ablehnt oder eine Auszeit nimmt, lädt sie die nächsten Linguisten in der Reihe ein, bis jemand zusagt. So wird sichergestellt, dass auch mit dem Autopilot die Backup-Prioritäten beachtet werden und das Projekt nicht auf einen Linguisten warten muss. Sobald der Übersetzer und anschliessend der Korrektor ihre Aufgaben erledigt haben, kann das System die fertige Übersetzung an den Kunden zurückschicken oder das Projekt als erledigt markieren, ohne dass der Manager eingreifen muss, je nachdem, wie der Workflow konfiguriert ist.

Vorteile des Einsatzes von Priority Teams und Autopilot

Die Einführung einer prioritätsbasierten Teamzuweisung in Verbindung mit einem Autopilot-Workflow bietet mehrere Vorteile:

• Konsistenz in der Qualität: Wenn ein und derselbe Übersetzer für die Projekte eines Kunden eingesetzt wird, führt dies zu konsistenteren Übersetzungen, da der Übersetzer mit der Terminologie und den Stilrichtlinien des Kunden vertraut ist. Der Korrekturleser sorgt ebenfalls dafür, dass bei allen Aufträgen die gleichen Qualitätsstandards angewandt werden. Diese Konsistenz stärkt das Vertrauen des Kunden in den Übersetzungsdienst.
• Effizienz und Geschwindigkeit: Da das System automatisch auf einen Übersetzer mit zweiter Priorität zurückgreift, wenn der erste nicht verfügbar ist, werden Projekte nicht durch das Warten auf eine bestimmte Person aufgehalten. Die Arbeit mit dem Backup kann ohne Verzögerung durch das Management aufgenommen werden. Autopilot beschleunigt den Prozess weiter, da keine manuelle Zuweisung mehr erforderlich ist – Aufträge werden erstellt und sofort an die Linguisten weitergeleitet, sobald eine Anfrage eingeht. Diese Unmittelbarkeit kann die Durchlaufzeiten erheblich verkürzen.
• Geringere Arbeitsbelastung der Manager: Da der Autopilot Routineaufgaben erledigt, kann sich der Übersetzungsmanager auf die Überwachung und die Behandlung von Ausnahmen konzentrieren, anstatt jede einzelne Aufgabe zu bearbeiten. Die alltäglichen Schritte (Erstellen von Aufträgen, Auswählen von Übersetzern, Versenden von Dateien) sind automatisiert, was den Verwaltungsaufwand reduziert. Weniger manuelle Übergaben verringern auch das Risiko menschlicher Fehler, die falsche Person zuzuweisen oder eine Anfrage zu übersehen.
• Verlässlichkeit und Skalierbarkeit: Ein Prioritätssystem mit ausgewiesenen Backups macht den Übersetzungsprozess belastbarer. Selbst wenn das Arbeitsvolumen zunimmt oder mehrere Übersetzer ausgelastet sind, kann das System skalieren, indem es auf den nächsten verfügbaren qualifizierten Linguisten in der Prioritätenliste zurückgreift. Dies ist vor allem bei grossen Projekten oder bei der Verwaltung vieler Kunden von Vorteil – die Kombination aus strukturierter Teamaufstellung und Automatisierung ermöglicht es dem Betrieb, das Wachstum zu bewältigen, ohne dass die Reaktionszeit oder die Qualität darunter leiden. Im Wesentlichen ist der Workflow dauerhaft aktiv: Neue Übersetzungsaufträge lösen automatisch die Auswahl der geeigneten Teammitglieder aus und starten den Arbeitsprozess, sodass der Durchsatz auch bei hohem Auftragsvolumen aufrechterhalten wird.

Zusammenfassend stellt die Möglichkeit des Übersetzungsmanagers, ein Übersetzer- und Korrekturleserteam mit festgelegten Prioritäten zuzuweisen, sicher, dass jeder Kunde über ein dediziertes Team verfügt, das Konsistenz gewährleistet und durch definierte Backup-Ressourcen die Kontinuität sicherstellt. Und wenn Autopilot aktiviert ist, läuft die gesamte Zuweisungs- und Lieferungspipeline automatisch ab – die Auswahl der Übersetzer, die Einladung zum Auftrag und die Weiterleitung der Projekte – alles ohne direkten Eingriff des Managers, es sei denn, ein Eingreifen ist erforderlich. Diese Kombination aus menschlichem Fachwissen (durch dedizierte Teams) und Automatisierung (durch den Autopilot-Modus) führt zu einem effizienteren, zuverlässigeren und besser skalierbaren Übersetzungsdienst-Workflow.

Abbildung 9: Parameter für den autopilotierten Arbeitsablauf

Einige Kunden bevorzugen es, sämtliche Projekte von denselben Übersetzern und Korrekturlesern bearbeiten zu lassen, um eine hohe Kontinuität sicherzustellen. Im Beispielprofil hat sich der Kunde dafür entschieden, für alle Übersetzungen ausschliesslich mit einem festen Team zu arbeiten. Dieser Ansatz führt dazu, dass die benannten Linguisten im Laufe der Zeit mit der Terminologie, dem Stil und den Präferenzen des Kunden vertraut werden, was die Konsistenz und Qualität der Übersetzungen nachhaltig verbessert. Dadurch, dass der Kunde stets mit demselben Übersetzer (und Lektor) zusammenarbeitet, wird ein umfassendes Verständnis für den Inhalt des Kunden aufgebaut, anstatt Projekte willkürlich an jeden verfügbaren Linguisten zu vergeben.

Zur Durchsetzung eines festen Teams ist die systemseitige Zuweisungseinstellung „Take“ auf „Must“ konfiguriert. Diese Muss-Einstellung bedeutet, dass der primär ausgewählte Übersetzer jeden eingehenden Auftrag für die Projekte dieses Kunden annehmen muss. Wenn der bevorzugte Übersetzer nicht verfügbar ist oder die Aufgabe ablehnt, wird der automatisierte Arbeitsablauf angehalten, anstatt automatisch zu einem anderen Übersetzer weiterzugehen. Mit anderen Worten: Der Übersetzungsauftrag wird nicht ohne weiteres an einen anderen Linguisten weitergeleitet, sondern bleibt stehen und wird vom Übersetzungsmanager manuell konfiguriert, anstatt die Präferenz des Kunden für diesen bestimmten Übersetzer zu verletzen. Dieser Parameter stellt sicher, dass die Exklusivitätsanforderung des Kunden beachtet wird, auch wenn es zu Verzögerungen kommen kann, wenn der betreffende Übersetzer einen Auftrag nicht annehmen kann.

Automatisierte Workflow-Sequenz

Wenn das Profil entsprechend konfiguriert ist, wird der gesamte Übersetzungsprozess durch das Übersetzungsmanagement-System im Autopilot-Modus gesteuert. Die wichtigsten Schritte in diesem autopilotierten Arbeitsablauf sind:

1. Automatische Zuweisung zum Übersetzer: Sobald ein neuer Übersetzungsauftrag von einem Kunden eingeht, leitet das System diesen automatisch an den für diesen Kunden vorausgewählten Übersetzer weiter. Da die Option „Take“ auf „Must“ gesetzt ist, wird der Auftrag nicht automatisch einem anderen Übersetzer zugewiesen, falls der vorgesehene Übersetzer nicht verfügbar ist; stattdessen wird der Prozess angehalten und einer manuellen Bearbeitung zugeführt.
2. Übergabe an den Korrekturleser: Sobald der Übersetzer die Übersetzung akzeptiert und fertiggestellt hat, leitet das System den Auftrag sofort an den zugewiesenen Korrekturleser zur Überprüfung weiter, ohne dass ein manueller Schritt erforderlich ist. Der Korrekturleser ist als Teil des festen Teams des Kunden vorbestimmt, so dass die Überprüfung auch von dem vertrauten Linguisten durchgeführt wird.
3. Automatische Zustellung an den Kunden: Nachdem der Korrekturleser die Überprüfung abgeschlossen und die Arbeit genehmigt hat, wird das endgültige übersetzte Dokument direkt an den Kunden geliefert. Das System publiziert die fertige Übersetzung automatisch auf dem Kundenportal oder schickt sie per E-Mail zurück, ohne dass der Übersetzungsmanager in diesem gesamten Zyklus eingreifen muss.

Diese autopilotierte Workflow-Konfiguration rationalisiert den Projektablauf und sorgt gleichzeitig für ein einheitliches Team für den Kunden. Alle Aufgaben – Zuweisung, Weiterleitung zum nächsten Schritt und Zustellung – erfolgen nahtlos im Hintergrund. Der Übersetzungsmanager muss nicht jede Phase manuell überwachen, vorausgesetzt, die vorgesehenen Linguisten sind verfügbar und nehmen die Aufgaben an. Durch den Einsatz desselben bewährten Übersetzer- und Lektorenteams für jedes Projekt profitiert der Kunde von einer hohen Konsistenz, während sich die Produktivität des Teams häufig steigert, da es die Inhalte und Erwartungen des Kunden zunehmend besser kennt. Der Nachteil der strikten „Muss“-Einstellung besteht darin, dass ein Auftrag auf die Bearbeitung durch den ausgewählten Übersetzer wartet, wenn dieser ihn zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht annehmen kann, anstatt automatisch neu zugewiesen zu werden; dadurch bleiben Qualität und Vertrautheit gewahrt, allerdings auf Kosten der Geschwindigkeit.

Automatische Auftragszuweisung durch zeitverzögerte Anfrage

Einige Kunden benötigen Übersetzungen in einer sehr grossen Anzahl von Sprach­kombinationen – manchmal bis zu 200, darunter viele seltene oder weniger verbreitete Sprachpaare. In solchen Fällen ist es für den Übersetzungsmanager unrealistisch, die Stärken, Spezialisierungen und die Verfügbarkeit jedes einzelnen Übersetzers zu kennen. Um dieses Problem zu lösen, verwendet das System einen KI-gesteuerten Zuweisungsmechanismus für Übersetzer und Korrekturleser. Alle qualifizierten Linguisten für jedes Sprachpaar werden in einem speziellen Pool zusammengefasst, den die KI konsultiert, um neue Aufträge an den am besten geeigneten und verfügbaren Übersetzer zu vergeben.

Abbildung 10: Übersetzer- und Korrekturleserpool für jede Sprachkombination

Abbildung 11: Der am besten geeignete Übersetzer erhält die Anfrage sofort

Der Übersetzer kann den Auftrag direkt über eine bequeme Schnittstelle annehmen (z. B. durch Auswahl einer Option im WhatsApp-Menü oder durch Beantwortung der SMS). Wenn innerhalb von fünf Minuten keiner der erstplatzierten Übersetzer die Anfrage annimmt, leitet das System die Anfrage automatisch an die nächste Gruppe von qualifizierten Übersetzern weiter. Dieser Vorgang wird in Fünf-Minuten-Intervallen wiederholt und jedes Mal auf einen grösseren Pool ausgeweitet, bis ein Übersetzer den Auftrag annimmt. Diese zeitlich gestaffelte Anfragestrategie schafft ein Gleichgewicht zwischen Schnelligkeit und Qualität: Sie gibt den besten Übersetzern ein kurzes, exklusives Zeitfenster, um zu antworten, und maximiert so die Chancen, dass ein hochwertiger Übersetzer den Auftrag annimmt, während sie gleichzeitig sicherstellt, dass die Anfrage schnell von einem breiteren Pool bearbeitet wird, falls die Top-Übersetzer nicht verfügbar sind.

Jeder Übersetzer im Pool wird von einem KI-Algorithmus eingestuft, der kontinuierlich lernt und die Einstufung auf der Grundlage von bis zu zehn Leistungskennzahlen aktualisiert. Zu diesen Kennzahlen gehören Faktoren wie das Feedback der Korrekturleser zu früheren Projekten, die Anzahl der vom Übersetzer erfolgreich abgeschlossenen Aufträge, die Pünktlichkeit, die qualitative Beurteilung des Übersetzungsmanagers, die Häufigkeit und der Umfang der vom Korrekturleser geforderten Überarbeitungen, die vom Korrekturleser während der Überarbeitungen verzeichnete Zeiteffizienz und andere relevante Leistungsindikatoren. Durch die ganzheitliche Bewertung dieser Kriterien ist die KI in der Lage, für jeden neuen Auftrag den am besten geeigneten Übersetzer zu ermitteln, der die fachliche Kompetenz und Zuverlässigkeit mit den Anforderungen des Auftrags in Einklang bringt.

Vorteile des KI-gesteuerten, zeitverzögerten Anfrageansatzes

Dieses automatische Zuweisungssystem hat sich als wesentlich effektiver erwiesen als die manuelle Zuweisung. Die wichtigsten Vorteile sind:

• Verbesserte Übersetzungsqualität: Indem das System immer den am besten bewerteten verfügbaren Übersetzer für die Aufgabe auswählt, verbessert es die Gesamtqualität. Jeder abgeschlossene Auftrag liefert der KI weitere Daten, die die Rangliste weiter verfeinern. Mit der Zeit verbessert sich die Übersetzungsqualität mit jedem neuen Auftrag, da das System immer besser in der Lage ist, die Aufträge den Übersetzern zuzuordnen, die sie am besten bearbeiten können.
  
• Effizienz und Geschwindigkeit: In dem Moment, in dem ein Auftrag eingereicht wird, wird der bestplatzierte Übersetzer sofort benachrichtigt. In den meisten Fällen nimmt ein geeigneter Übersetzer den Auftrag innerhalb von Minuten an, ohne dass es zu Verzögerungen bei der manuellen Koordination kommt. Selbst wenn die Übersetzer der ersten Wahl nicht verfügbar sind, sorgt der iterative 5-Minuten-Anfragezyklus dafür, dass schnell ein anderer qualifizierter Linguist gefunden wird. Dies minimiert Leerlaufzeiten und beschleunigt den Projektstart, während gleichzeitig ein hoher Qualitätsstandard beibehalten wird.
  
• Optimale Nutzung der Ressourcen: Die KI überwacht kontinuierlich die Leistung des Übersetzers. Wenn die Arbeit eines bestimmten Übersetzers ungewöhnlich umfangreiche Korrekturlesungen erfordert oder durchweg mangelhaft ist, sinkt sein Ranking entsprechend. Dies eröffnet anderen Übersetzern im Pool die Möglichkeit, in den Pool einzutreten und bessere Leistungen zu zeigen. Auf diese Weise fördert das System einen gesunden Wettbewerb und eine kontinuierliche Verbesserung unter den Übersetzern. Leistungsstarke Übersetzer werden mit mehr Aufträgen belohnt, während leistungsschwächere Übersetzer weniger Aufträge erhalten, bis sie sich verbessern, damit die Kunden den bestmöglichen Service erhalten.
  
• Skalierbarkeit und Verwaltbarkeit: Für Übersetzungsmanager vereinfacht das KI-gesteuerte System die Abwicklung grosser und komplexer Projekte erheblich. Die Verwaltung von Anfragen in mehr als 150 Sprachkombinationen mit einem Pool von Hunderten von Übersetzern wäre für die manuelle Bearbeitung zu aufwändig. Der KI-Auswahlmechanismus kann diesen Anforderungen mühelos gerecht werden, indem er die Fähigkeiten und den Werdegang jedes Übersetzers auf eine Weise verfolgt, die ein menschlicher Manager nicht ohne Weiteres leisten kann. Dies führt zu einer besseren Abstimmung zwischen Übersetzern und Aufträgen und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der zeitversetzte KI-Zuweisungsprozess sicherstellt, dass jeder Übersetzungsauftrag von dem qualifiziertesten und zuverlässigsten Übersetzer bearbeitet wird, der zur Verfügung steht, während gleichzeitig eine schnelle Durchlaufzeit eingehalten wird. Es kombiniert die Intelligenz des datengesteuerten Rankings mit einem sinnvollen abgestuften Benachrichtigungssystem. Dieser Ansatz verbessert nicht nur die Qualität und Konsistenz der Übersetzung, sondern erhöht auch die Effizienz des Projektablaufs. Die Leistung des Systems hat sich in der Praxis als deutlich besser erwiesen als die manuelle Zuweisung, was den Einsatz von KI für die Auswahl von Übersetzern in grossen und mehrsprachigen Übersetzungsprojekten bestätigt.

KI-gestützter E-Mail-Roboter

In einer modernen Übersetzungsmanagement-Umgebung fungiert ein KI-gesteuerter „Mail-Roboter“ als intelligenter E-Mail-Verarbeitungsagent. Es automatisiert die Bearbeitung eingehender Übersetzungsanfragen per E-Mail, von der Erkennung standardisierter Auftragsformate bis zur Verteilung der Aufgaben, mit minimalem manuellem Aufwand. Durch die Integration von natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) und maschinellem Lernen stellt dieses System sicher, dass jede E-Mail – auch solche von ausserhalb der digitalen Plattformen – konsistent, schnell und transparent innerhalb des Übersetzungsworkflows verarbeitet wird.

Abbildung 12: Mail-Roboter interpretiert den Mail-Inhalt

Eine der Hauptfunktionen des Mail-Roboters ist die Erkennung einer Vielzahl von standardisierten E-Mail-Formaten, die von Kunden zur Anforderung von Übersetzungen verwendet werden. Das System nutzt strukturierte E-Mail-Parsing-Techniken, um Schlüsselinformationen in diesen E-Mails auf der Grundlage von vordefinierten Mustern oder Vorlagen zu identifizieren. Wenn ein Kunde zum Beispiel eine feste E-Mail-Vorlage für Aufträge verwendet (mit Feldern wie Ausgangssprache, Zielsprache, Abgabetermin, Wortzahl usw.), erkennt die KI diese Felder automatisch. Sobald ein E-Mail-Auftrag erkannt wird, wird der Inhalt automatisch in einen strukturierten TTN TMS-Auftragsdatensatz umgewandelt. Das bedeutet, dass der unstrukturierte Text der E-Mail ohne manuelle Dateneingabe in einen formellen Auftrag umgewandelt wird. Der Mailroboter funktioniert im Wesentlichen wie ein E-Mail-Parser, der wichtige Details (Projektname, Sprachen, gewünschtes Lieferdatum, Anhänge usw.) aus der eingehenden Nachricht extrahiert.

Abbildung13: E-Mail-Bestellungen werden automatisch in Systemaufträge überführt

Durch die Umwandlung von E-Mail-Anfragen in den strukturierten Workflow integriert der KI-gesteuerte Mail-Roboter nicht-digitale Arbeitsabläufe vollständig in den automatisierten Übersetzungsprozess. Wenn ein Kunde in der Vergangenheit eine Übersetzungsanfrage per E-Mail (ausserhalb eines Portals oder Managementsystems) schickte, mussten die Projektmanager manuell einen Auftrag im System anlegen. Der Mail-Roboter überbrückt diese Lücke nun automatisch. Selbst wenn eine Anfrage als Freiform-E-Mail eingeht, kann das System sie interpretieren und in die digitale Welt einbinden. Dadurch wird die Konsistenz aller eingehenden Aufträge gewahrt – jeder Auftrag, ob über ein Webportal oder per E-Mail eingereicht, folgt demselben standardisierten Prozess. Ausserdem wird die Geschwindigkeit erhöht, da die Zeit von der E-Mail des Kunden bis zur Erstellung und Zuweisung eines Auftrags drastisch verkürzt wird. Zudem wird die Rückverfolgbarkeit verbessert, da jede E-Mail-Bestellung im System protokolliert und nachverfolgt wird. Es besteht ein klarer, nachvollziehbarer und rückverfolgbarer Pfad vom ursprünglichen E-Mail-Inhalt über den erstellten Auftrag bis hin zu allen nachfolgenden Aktionen.

Neben der Bearbeitung von Bestellungen antwortet der Mailroboter auch automatisch auf bestimmte E-Mails, indem er seine NLP-Fähigkeiten nutzt. Es kann den Inhalt und die Absicht eingehender Nachrichten verstehen, um festzustellen, ob eine automatische Antwort angemessen ist.

Der KI-gesteuerte Mailroboter erstellt nicht nur neue Aufträge aus eingehenden E-Mails, sondern ist auch in der Lage, E-Mails gegebenenfalls mit bestehenden Projekten zu verknüpfen. Häufig senden Kunden oder Übersetzer Follow-up-E-Mails, die in der Betreffzeile oder im Text auf eine Auftragsnummer oder einen Projektcode verweisen. Der Mail-Roboter durchsucht eingehende Nachrichten nach bekannten Auftragskennungen und verknüpft die E-Mail, falls gefunden, automatisch mit dem entsprechenden Projektdatensatz im TTN-System.

Angesichts der Menge an E-Mails, die jedes Unternehmen erhält, verfügt der Mail-Roboter auch über einen ausgeklügelten Spam-Filter und eine Relevanzerkennung. Es nutzt KI, um zwischen legitimen, relevanten E-Mails und unerwünschten oder irrelevanten Nachrichten zu unterscheiden. Herkömmliche E-Mail-Filter verwenden möglicherweise nur regelbasierte Prüfungen oder betrachten die Reputation des Absenders. Das KI-gesteuertes System geht jedoch weiter, indem es den Inhalt und den Kontext jeder eingehenden E-Mail analysiert. Handelt es sich bei einer E-Mail beispielsweise um einen Massenmarketing-Newsletter oder um eine sonstige Anfrage ohne Bezug zur Übersetzungsarbeit, kennzeichnet das System diese E-Mail entsprechend oder stellt sie unter Quarantäne, sodass Übersetzungsmanager nicht damit konfrontiert werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der KI-gesteuerte Mailroboter den Arbeitsablauf im Übersetzungsmanagement verbessert, indem er E-Mail-basierte Anfragen und Mitteilungen mit Intelligenz und Präzision automatisiert. Es erkennt und verarbeitet Standard-E-Mail-Bestellungen im System, antwortet auf Routineanfragen, leitet Nachrichten intelligent an die richtigen Personen weiter, verknüpft Korrespondenz mit den richtigen Projekten und filtert Störgeräusche heraus. All diese Funktionen arbeiten zusammen, um ein hohes Mass an Konsistenz zu gewährleisten, die Durchlaufzeiten zu verkürzen und eine durchgängige Rückverfolgbarkeit von Übersetzungsprojekten zu ermöglichen. Das Übersetzungsteam kann ein grösseres Arbeitsvolumen effizienter bewältigen, und die Kunden erhalten einen schnellen und präzisen Service.

Automatisches Feedback mit Änderungsverfolgung

Wenn der Korrekturleser die überprüften Dateien hochlädt oder eincheckt, vergleicht das System sie automatisch mit den vom Übersetzer übermittelten Originaldateien. Mit der Funktion Änderungen verfolgen werden alle während der Überprüfung vorgenommenen Änderungen hervorgehoben. Das System sendet die mit Änderungsverfolgung versehenen Dateien anschliessend per E-Mail an den Übersetzer und stellt sie zusätzlich in dessen Benutzerkonto als Referenz bereit.

Abbildung 14: Automatisch generierte Feedback-Dateien

Das System berechnet nützliche Vergleichsmetriken für jede überprüfte Datei. Dazu gehören die Anzahl der vorgenommenen Überarbeitungen, die Levenshtein-Distanz (Editierdistanz zwischen dem ursprünglichen und dem überarbeiteten Text), der BLEU-Score (ein automatischer Qualitätsscore für die Übersetzung) sowie andere Metriken zur Quantifizierung der Unterschiede. So erhält man einen objektiven Überblick darüber, wie stark die Übersetzung während des Korrekturlesens verändert wurde.ch the translation was altered during proofreading.

Abbildung 54: Änderungen im HTML- und Word-Format verfolgen

Die Feedback-Dateien mit den nachverfolgten Änderungen können entweder als HTML-Seite oder als generiertes Word-Dokument angezeigt werden, so dass die Übersetzer genau sehen können, was geändert wurde. Alle bestätigten Änderungen werden auch automatisch in das Translation Memory (TM) übernommen. Auf diese Weise lernt das System aus den Korrekturen mit minimalem manuellem Aufwand.

Vorteile des automatischen Feedbacks

TTN TMS bietet einen automatischen Feedback-Mechanismus, der die überprüften Dateien mit den Originalen vergleicht, alle Änderungen hervorhebt und akzeptierte Korrekturen zurück in das Translation Memory einspeist. Diese Funktion bietet Übersetzern und Managern sofortige, datengestützte Einblicke, stärkt die Konsistenz zwischen den Projekten und unterstützt die kontinuierliche Verbesserung bei minimalem Verwaltungsaufwand. Die wichtigsten Vorteile sind im Folgenden aufgeführt.

• Unmittelbares visuelles Feedback für Übersetzer: Alle Änderungen werden deutlich hervorgehoben, so dass die Übersetzer die von den Korrekturlesern vorgenommenen Korrekturen leicht erkennen und verstehen können. Dies hilft den Übersetzern, aus ihren Fehlern zu lernen und sie bei künftigen Aufträgen zu vermeiden.
  
• Quantitative Qualitätsmetriken: Durch die Berechnung von Statistiken wie der Anzahl der Revisionen, der Levenshtein-Distanz und des BLEU-Scores liefert das System ein objektives Mass für die Übersetzungsqualität. Übersetzer und Projektmanager können diese Metriken nutzen, um Verbesserungen im Laufe der Zeit zu messen und Bereiche zu identifizieren, die zusätzliche Schulungen oder Aufmerksamkeit erfordern.
  
• Kontinuierliche Verbesserung durch TM-Integration: Jede akzeptierte Änderung wird in das Translation Memory zurückgespielt. Dadurch wird sichergestellt, dass künftige Übersetzungen von den Verbesserungen profitieren und die Konsistenz und Gesamtqualität ohne zusätzlichen Aufwand gesteigert wird. Die Organisation wird im Wesentlichen zu einem sich selbst verbessernden „lernenden System„, da das TMS seine Wissensbasis bei jeder Überarbeitung kontinuierlich aktualisiert.
  
• Leistungsverfolgung und Qualitätssicherung: Anhand der detaillierten, für jeden Übersetzer erstellten Statistiken (z. B. zur Anzahl der erforderlichen Änderungen) können die Translation Manager dank des TTN TMS die Leistung der Übersetzer zuverlässig verfolgen. Das Management kann anhand konkreter Daten hochwertige Übersetzer ermitteln oder bei Bedarf Unterstützung leisten. Dies führt zu einer besseren Qualitätssicherung und fundierten Entscheidungen bei der Zuweisung von Aufgaben oder der Bewertung von Übersetzern.

Mit diesem automatischen Feedback-Mechanismus ermöglicht das TTN TMS einen Kreislauf des kontinuierlichen Lernens und der Qualitätsverbesserung. Es gibt den Übersetzern sofortiges, datengesteuertes Feedback und aktualisiert die Wissensdatenbank des Systems – und das alles praktisch ohne manuellen Aufwand. Auf diese Weise verbessert sich nicht nur langfristig die Übersetzungsqualität, sondern die Translation Manager gewinnen zudem einen transparenten Überblick über Leistung und Entwicklung der Übersetzungsteams.

TTN-Counter: Direkter Zugriff auf Office-Anwendungen

Das Translation Control Interface (TCI) ist über jeden Webbrowser ohne zusätzliche Installation zugänglich und ermöglicht Übersetzungsmanagern die komfortable Überwachung ihrer Projekte von überall aus. Die rein browserbasierte Nutzung bringt jedoch eine Einschränkung mit sich: Office-Dokumente (z. B. Word-Dateien) können nicht direkt geöffnet und bearbeitet werden. Änderungen erfordern in der Regel das Herunterladen der Datei, ihre lokale Bearbeitung und anschliessendes erneutes Hochladen, was umständlich ist und das Risiko von Versionskonflikten erhöht.

Neben einer Umgehung über virtuelle Desktop-Umgebungen steht hierfür eine deutlich elegantere Lösung in Form einer spezialisierten Zusatzanwendung zur Verfügung: TTN-Counter. Ursprünglich zur Wortzählung in unterschiedlichen Dateiformaten entwickelt, wurde TTN-Counter im Laufe der Jahre kontinuierlich erweitert und hat sich zu einem leistungsfähigen Werkzeug für das Übersetzungsmanagement entwickelt.

Abbildung 15: TTN-Counter öffnet Office und andere native Formate

Der TTN-Counter ist ein TCP/IP-Server, der auf dem Rechner des Benutzers installiert ist und mit dem TCI kommuniziert. Wenn ein Übersetzungsmanager auf das Symbol „Öffnen“ für ein Dokument in der Webschnittstelle klickt, fängt TTN-Counter die Anfrage ab und startet die entsprechende Desktop-Anwendung (Word, Excel, PowerPoint usw.) mit dieser Datei. Das bedeutet, dass der Manager sofort mit der Bearbeitung des Dokuments in der nativen Office-Anwendung beginnen kann, ohne dass ein manueller Download oder Upload dazwischen liegt. Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist, werden die Änderungen direkt in der Datei im System gespeichert, so dass keine neue Version hochgeladen werden muss.

Wichtig ist, dass TTN-Counter nicht auf Office-Dokumente beschränkt ist. Da er lokal mit Zugriff auf Systemebene ausgeführt wird, kann er auch andere Anwendungen wie Outlook öffnen und mehr als zwei Dutzend spezialisierte Funktionen ausführen, die ein Webserver (wie eine IIS-basierte Weboberfläche) aufgrund von Sicherheitseinschränkungen nicht ausführen kann. Im Wesentlichen überbrückt der TTN-Counter die Lücke zwischen dem Online Translation Control Interface (TCI) und der Desktop-Umgebung des Benutzers und ermöglicht so einen nahtlosen Arbeitsablauf.

Vorteile des direkten Dateizugriffs über den TTN-Counter

Der TTN-Counter bietet unmittelbaren Zugang zu Office-Dateien für die Bearbeitung und kombiniert den Komfort eines browserbasierten TMS mit der Leistungsfähigkeit von Desktop-Anwendungen. Dieser Direktzugriff spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Genauigkeit und Produktivität der Übersetzungsmanager und macht den gesamten Übersetzungsworkflow reibungsloser und zuverlässiger.

• Kein manuelles Herunter- und Hochladen: Alle Bearbeitungen können direkt in der Datei über die systemeigene Anwendung vorgenommen werden, so dass die zeitaufwändigen Schritte des Herunterladens eines Dokuments aus dem Browser und des Hochladens nach der Bearbeitung entfallen. Dadurch wird der Arbeitsablauf gestrafft, insbesondere bei häufigen Änderungen.
  
• Reduzierte Fehler: Die direkte Bearbeitung über den TTN-Counter hilft, Fehler wie das Hochladen der falschen Dateiversion oder das Vergessen des Hochladens von Änderungen zu vermeiden. Die Datei, die geöffnet und bearbeitet wird, ist dieselbe, die mit dem Projekt verknüpft ist, um die Konsistenz zu gewährleisten.
  
• Integration mit Desktop-Tools: TTN-Counter ermöglicht die Nutzung der vollen Funktionalität einer Desktop-Anwendung. So kann ein Translation Manager beispielsweise Outlook- oder andere E-Mail-Funktionen direkt zum Versenden von übersetzten Dateien oder Mitteilungen auslösen, was über eine Browser-Schnittstelle allein nicht möglich ist. Insgesamt unterstützt der TTN-Counter mehr als zwei Dutzend solcher in den Desktop integrierter Funktionen und erweitert damit die Möglichkeiten der webbasierten Applikation erheblich.
  
• Schnellerer Workflow und mehr Effizienz: Durch den Wegfall browserbedingter Einschränkungen ermöglicht der TTN-Counter Übersetzungsmanagern ein deutlich schnelleres und effizienteres Arbeiten als in einer rein browserbasierten Konfiguration. Es entfallen Wartezeiten für Downloads sowie das Risiko doppelter Arbeitsschritte. Mehrere Dateibearbeitungen und Verwaltungsaufgaben können in einem Bruchteil der Zeit erledigt werden, was die Projektdurchführung beschleunigt.