1. Champ d’application et applicabilité
Les présentes Conditions Générales (CG) s’appliquent à tous les contrats actuels et futurs entre TTN et ses clients, même si, lors de la conclusion de contrats futurs, il n’y est pas expressément fait référence. « TTN » désigne le prestataire exploitant la plateforme de traduction TTN (Translation Management System), développée par Extran AG, Genève. En passant une commande de traduction ou en utilisant les services de TTN, le client accepte les présentes CG. Des modifications ou des conditions contraires du client ne sont contraignantes que si TTN y a expressément consenti par écrit. Si une disposition des présentes CG devait être ou devenir nulle, la validité des autres dispositions n’en serait pas affectée; la disposition nulle est remplacée par une disposition adéquate se rapprochant au plus près du but économique de la disposition nulle.
2. Prestations et passation des commandes
TTN fournit des prestations professionnelles de traduction et de services linguistiques (p. ex. relecture, correction) au moyen de traducteurs spécialisés humains qualifiés et de technologies de pointe. Les commandes de traduction doivent être passées par écrit (y compris via le portail en ligne TTN ou par d’autres moyens électroniques acceptés par TTN). Une commande ne devient contraignante qu’après confirmation par TTN. L’enregistrement d’une commande de traduction via le portail web TTN est réputé constituer une commande écrite, et les confirmations générées automatiquement par le système TTN sont réputées satisfaire à l’exigence de forme écrite, même sans signature. L’interface client TTN permet une passation intuitive des commandes avec calcul immédiat des coûts et plusieurs dates de livraison possibles en fonction du volume du texte et de la disponibilité actuelle des traducteurs. Lors de la passation de la commande, le client peut choisir le niveau de prestation souhaité (p. ex. traduction seule ou traduction avec relecture supplémentaire). TTN se réserve le droit d’accepter ou de refuser des commandes à sa discrétion (TTN peut, par exemple, refuser des contenus illégaux ou contraires aux bonnes mœurs).
Confirmation de commande : Tous les détails de la commande (langues, volume, format, exigences particulières, délais de livraison, etc.) sont consignés dans la confirmation de commande de TTN. Seuls le délai de livraison et l’étendue des prestations expressément confirmés par TTN sont contraignants; les délais provisoires ou estimations de coûts indiqués avant l’examen du texte source ne sont pas contraignants. TTN peut demander des informations supplémentaires sur le projet ou le texte source avant de confirmer définitivement la commande. TTN se réserve en outre le droit de poser certaines conditions aux commandes – par exemple, lors d’une première commande d’un nouveau client, TTN peut exiger une vérification de l’identité du client ou une confirmation téléphonique de la commande pour des raisons de sécurité. TTN est également en droit d’exiger un paiement anticipé pour des commandes importantes ou urgentes avant de commencer l’exécution.
Modifications et annulations : Si le client apporte des modifications au texte source ou aux exigences après la passation de la commande, il doit en informer TTN sans délai. TTN s’efforcera de mettre en œuvre les demandes de modification, mais se réserve le droit, dans un tel cas, d’adapter le délai de livraison et de facturer d’éventuels coûts supplémentaires. En particulier, si le client remet ultérieurement du texte supplémentaire ou remplace le texte source, TTN est en droit de facturer séparément ce surcroît de travail (au minimum à hauteur de la valeur minimale de commande applicable pour les travaux additionnels) et, le cas échéant, de reporter de manière appropriée la date de livraison. Dès qu’une commande est confirmée, une annulation par le client est régie par les dispositions du chiffre 9 des présentes CG.
Automatisation et communication : La plateforme TTN automatise de nombreuses étapes du processus afin d’accroître l’efficacité et la rapidité. Par exemple, des commandes par e-mail formatées de manière standardisée peuvent être analysées automatiquement par le robot de messagerie piloté par IA de TTN et enregistrées comme commande dans le système. Le client reçoit des mises à jour d’état pendant l’exécution du projet via le portail ou par e-mail. Si le client a des exigences particulières en matière de confidentialité ou souhaite que certaines technologies ne soient pas utilisées pour le traitement de sa commande (p. ex. IA basée sur le cloud), il doit l’indiquer lors de la définition de l’étendue de la commande. TTN tiendra compte des demandes raisonnables – en particulier pour des documents sensibles – comme décrit plus en détail au chiffre 6.
3. Prix, frais et paiement
Base tarifaire : Les coûts de traduction sont calculés sur la base des listes de prix en vigueur de TTN ou d’une offre individuelle. TTN se réserve le droit d’adapter ses prix à tout moment sans préavis; toutefois, les commandes confirmées sont facturées aux conditions en vigueur au moment de la confirmation. Les prix dépendent en règle générale du volume du texte et du niveau de prestation choisi. Par défaut, TTN mesure le volume du texte en caractères ou en mots. Une ligne normalisée chez TTN correspond à 50 caractères (espaces compris). Si le texte source est disponible sous forme électronique éditable, le nombre de lignes/caractères dans la langue source sert de base de calcul. Si le texte source n’est pas disponible sous forme électronique (p. ex. documents papier, fichiers scannés) ou est difficile à dénombrer, la facturation peut être basée sur le texte cible; dans ce cas, TTN se réserve le droit de prévoir un prix à la ligne ou au mot plus élevé en raison du surcroît de travail. Selon le projet, TTN peut aussi appliquer des facteurs de pondération usuels dans la branche pour les répétitions et correspondances de traduction (p. ex. déduction des correspondances à 100 % dans la mémoire de traduction) afin de déterminer le volume de travail effectif. Toutes les méthodes de calcul de prix appliquées sont indiquées de manière transparente au client dans l’offre ou lors de la passation de la commande.
Prestations comprises dans le prix : Sauf accord contraire, le prix de traduction comprend la prestation principale de traduction ainsi qu’un contrôle qualité de base par le traducteur (relecture de son propre travail). Si le client souhaite des prestations supplémentaires – par exemple un principe des quatre yeux avec relecture par un second expert linguistique, des travaux de mise en page (DTP), des traductions certifiées, etc. – des suppléments ou des frais séparés (p. ex. honoraires horaires) peuvent s’appliquer. Les mandats de correction ou de relecture sans traduction (lorsque le client fait vérifier linguistiquement un texte qu’il fournit) sont en règle générale facturés au temps passé, au taux horaire en vigueur.
Estimations de coûts : Les estimations de coûts ou indications de prix communiquées par TTN avant l’examen du texte source complet sont non contraignantes. Cela vaut en particulier lorsque l’estimation est basée sur des informations incomplètes ou sur un volume estimé. Les coûts définitifs peuvent différer une fois que TTN a analysé l’ensemble du texte. TTN informera le client sans délai si le prix définitif devait dépasser sensiblement le prix estimé au préalable et coordonnera l’exécution en conséquence. Dans la mesure du possible, des prix forfaitaires ou des offres contraignantes seront établis sur la base du matériel complet avant la confirmation de commande.
Forfait minimum : TTN peut facturer un montant minimum pour des commandes très petites (traduction ou relecture) afin de couvrir le travail de base. Le montant minimum de commande figure dans la liste de prix en vigueur ou est communiqué au client dans l’offre. Si un client regroupe dans le temps plusieurs micro-commandes, TTN peut, à sa discrétion, les regrouper aux fins de facturation ou les facturer séparément au prix minimum.
Suppléments : TTN est en droit de facturer des suppléments dans certains cas, p. ex. pour un traitement express, un travail le week-end/jours fériés ou un degré de difficulté particulier. Les commandes urgentes qui exigent un délai de livraison nettement plus court que d’ordinaire sont en règle générale assorties d’un supplément d’urgence. Le système TTN calcule automatiquement un éventuel supplément d’urgence sur la base du volume de texte et de la date de livraison demandée; ce supplément est affiché au client avant la passation de la commande. Si le client tente d’éviter un supplément d’urgence en divisant un texte cohérent en plusieurs petites commandes, TTN se réserve le droit de traiter ces commandes séparément et, le cas échéant, de les attribuer à différents traducteurs. Dans un tel cas, TTN n’assume aucune responsabilité pour d’éventuelles incohérences terminologiques ou stylistiques entre les différentes parties.
Facturation : TTN établit une facture au client après l’exécution de la prestation, en règle générale immédiatement après la livraison de la traduction. Pour des commandes récurrentes, une facture groupée (p. ex. facture mensuelle) peut être émise d’entente. Les factures sont en principe transmises au client par voie électronique (par e-mail ou via le portail TTN). Pour les clients dont le siège ou l’adresse de facturation se situe en Suisse, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) légale au taux en vigueur est ajoutée au prix de traduction. Les clients à l’étranger ne se voient pas facturer de TVA suisse; ils sont toutefois responsables du respect d’éventuelles prescriptions fiscales dans leur pays (p. ex. mécanisme d’autoliquidation/reverse charge, TVA à l’importation). Les montants facturés doivent être versés sans déduction, dans la monnaie indiquée, sur le compte mentionné sur la facture. Les éventuels frais bancaires sont à la charge du client.
Conditions de paiement : Sauf accord écrit contraire, les factures de TTN sont exigibles et payables net, sans déduction, dans un délai de 30 jours calendaires à compter de la date de facture. Est déterminant le crédit sur le compte indiqué par TTN. D’autres délais ou modalités de paiement doivent faire l’objet d’un accord. TTN est en droit d’exiger un paiement anticipé, notamment pour des projets importants, des premières commandes de nouveaux clients ou lorsque des indices laissent présager un risque de défaut de paiement. En cas de retard de paiement, TTN peut, après un rappel, faire valoir des intérêts moratoires au taux légal ainsi que suspendre l’exécution d’autres commandes en cours jusqu’au règlement. Si le client est en retard pour un paiement, TTN est en outre en droit, après fixation d’un délai raisonnable, de se départir du contrat et de réclamer des dommages-intérêts pour inexécution.
4. Livraison et délais de livraison
Mode de livraison : TTN livre en règle générale les traductions achevées par voie électronique. Par défaut, les fichiers traduits sont mis à disposition dans le portail client TTN pour téléchargement et le client est informé de l’achèvement par e-mail ou message du portail. Le client peut, lors de la passation de la commande ou ultérieurement, demander également une transmission par e-mail (le cas échéant chiffré) ou via d’autres canaux convenus. Les livraisons imprimées n’ont lieu que sur demande expresse et aux frais du client (p. ex. envoi postal de traductions certifiées).
Délais de livraison : TTN s’engage à livrer la traduction à la date convenue dans la confirmation de commande. Tout délai de livraison indiqué à l’avance (avant examen du texte complet) – p. ex. des estimations automatisées dans le portail web – doit être compris comme une estimation provisoire et n’est contraignant qu’une fois la commande confirmée par TTN. Le délai de livraison contraignant est expressément indiqué dans la confirmation de commande ou la déclaration d’acceptation de TTN. S’il existe des circonstances échappant au contrôle de TTN et susceptibles de compromettre le respect du délai (voir aussi « Force majeure » ci-dessous), TTN en informera le client dès que possible et cherchera une solution d’un commun accord.
Les délais de livraison proposés par TTN se fondent sur des valeurs empiriques relatives au volume et à la complexité du texte ainsi que sur la disponibilité actuelle de traducteurs appropriés. Le système en ligne de TTN peut afficher au client, lors de la passation de la commande, plusieurs dates de livraison possibles avec une graduation des prix. Le client peut sélectionner l’une de ces dates; la date choisie devient contraignante dès que TTN confirme la commande. Avant cela, les dates « estimées » communiquées auparavant ou les calculs automatisés sont non contraignants.
Livraisons partielles : TTN est autorisée à effectuer des livraisons partielles dans la mesure où cela est raisonnablement exigible pour le client. En particulier, pour des traductions très volumineuses, TTN peut livrer à l’avance des parties déjà terminées, si cela a été convenu ou s’avère pertinent. Chaque livraison partielle est réputée constituer une partie de prestation distincte et exécutée. Les délais de paiement pour les livraisons partielles peuvent être fixés proportionnellement.
Première commande d’un nouveau client : TTN se réserve le droit de prendre des mesures de sécurité supplémentaires lors de premières commandes électroniques d’un nouveau client. Par exemple, pour une première commande, le délai de livraison ne commence à courir qu’après que TTN a vérifié l’identité du client par téléphone ou par d’autres moyens et a confirmé oralement la commande. Cette mesure vise à protéger tant TTN que le client (vérification d’identité, prévention de commandes frauduleuses, etc.) et ne s’applique pas aux commandes ultérieures du même client.
Retard et impossibilité : Si TTN ne peut pas respecter le délai de livraison confirmé, la procédure suivante s’applique : le client doit d’abord fixer à TTN par écrit un délai supplémentaire raisonnable (délai de grâce) pour procéder à la livraison. Ce n’est que si TTN laisse également expirer ce délai supplémentaire sans livrer que le client est en droit de se départir de la commande (c.-à-d. d’annuler la commande) et, le cas échéant, de réclamer le remboursement des montants déjà payés pour des prestations non livrées. Toute autre prétention en raison du retard – en particulier des dommages-intérêts pour manque à gagner, frais consécutifs, etc. – est exclue dans la mesure permise par la loi. TTN n’est en demeure qu’une fois le délai supplémentaire fixé par le client expiré sans livraison. Jusqu’à l’expiration de ce délai supplémentaire, aucune prétention en dommages-intérêts du client n’existe.
Force majeure : Si TTN est empêchée d’exécuter la commande dans le délai imparti en raison de circonstances échappant au contrôle de TTN, il s’agit d’un cas de force majeure. Constituent notamment des cas de force majeure : catastrophes naturelles, conditions météorologiques extrêmes, guerre, terrorisme, grève, lock-out, interventions des autorités, défaillance des réseaux d’énergie ou de communication, restrictions liées à une pandémie, ainsi que des événements imprévisibles tels que la maladie grave du traducteur prévu pour le projet ou des perturbations techniques importantes. Dans de tels cas, TTN informera le client sans délai. Le délai de livraison est prolongé de manière appropriée en fonction de la durée de l’empêchement. TTN poursuivra la commande aussi rapidement que possible après la disparition de la perturbation. Si une livraison devient totalement impossible (p. ex. destruction du texte source sans possibilité de remplacement), chacune des parties peut se départir du contrat. En cas de force majeure, les prétentions du client en dommages-intérêts sont exclues; chaque partie supporte ses propres frais encourus jusqu’alors. Si, en raison d’un cas de force majeure, TTN dépasse le délai de livraison convenu, le client – après normalisation de la situation – a le droit soit de maintenir la commande (avec un nouveau délai), soit de se départir du contrat si le maintien n’est pas raisonnablement exigible de sa part. En cas de départ (résiliation), le client ne paie que la prestation partielle fournie par TTN jusqu’à ce moment; aucune autre prétention n’existe.
Retard d’une livraison partielle : Si, pour une commande comportant des livraisons partielles, TTN manque l’un des délais, la procédure décrite ci-dessus s’applique par analogie à la livraison partielle concernée. Le client ne peut pas se départir de l’ensemble du contrat en raison du retard d’une livraison partielle, sauf si l’exécution partielle n’a aucun intérêt pour lui.
5. Assurance qualité, rectification et garantie
Norme de qualité: TTN garantit que les traductions sont réalisées conformément aux standards de qualité usuels de la branche de la traduction. Toutes les traductions sont effectuées par des traducteurs appropriés et expérimentés, qui traduisent dans leur langue maternelle respective. TTN fait appel à des locuteurs natifs et veille à une terminologie correcte ainsi qu’à un style adapté au texte source. Dans la mesure du possible, chaque traduction fait l’objet d’une assurance qualité interne avant livraison. Pour les commandes standard, cela inclut une relecture par le traducteur de son propre travail. Pour de nombreux projets – en particulier si le client le souhaite ou si la qualité l’exige – un second expert linguistique intervient comme correcteur (principe des quatre yeux). TTN utilise des outils de traduction modernes (outils TAO/CAT) tels que le système intégré SDL Trados GroupShare, qui favorise des traductions cohérentes grâce à des bases de données centrales de mémoire de traduction et de terminologie. Cela permet aux traducteurs et correcteurs d’accéder en temps réel aux mêmes mémoires de traduction et glossaires, ce qui renforce l’uniformité et l’efficacité. En outre, des contrôles qualité automatisés sont utilisés : avant la livraison, le système TTN vérifie la traduction afin de détecter d’éventuelles erreurs ou incohérences (p. ex. erreurs de chiffres, traductions manquantes, terminologie incohérente) et les signale pour correction. Les projets ne peuvent être clôturés dans le système TTN qu’une fois tous les contrôles qualité obligatoires (y compris la vérification des chiffres et de la cohérence formelle) effectués avec succès. TTN s’assure ainsi que le client reçoit une traduction de haute qualité.
Coopération du client : Le client peut contribuer à la qualité en informant TTN dès la passation de la commande de préférences terminologiques particulières, d’abréviations ou de directives stylistiques, et en mettant à disposition les documents correspondants. Si le client dispose de glossaires spécifiques au secteur, de traductions antérieures ou de documents de référence, il devrait les transmettre à TTN afin qu’ils puissent être pris en compte par le traducteur. Si le client souhaite certaines formulations (p. ex. noms de produits, slogans) ou une tonalité particulière, il convient de le communiquer au préalable. TTN respectera ces indications. À défaut d’une telle information, TTN utilise, au mieux de ses connaissances, une terminologie usuelle et appropriée.
Remarque : La traduction est, dans une certaine mesure, une prestation comportant une part créative – il peut exister, pour une même phrase, plusieurs traductions également correctes. Les préférences stylistiques du client (p. ex. choix de synonymes) ne constituent donc pas des erreurs, pour autant que la traduction soit fidèle quant au contenu et linguistiquement appropriée.
Acceptation de la traduction : Le client doit contrôler la traduction livrée dans les meilleurs délais. Toute réclamation concernant la qualité de la traduction doit être formulée par écrit par le client, avec indication concrète des points contestés, dès qu’il constate le défaut. Les défauts apparents devraient, dans la mesure du possible, être signalés dans un délai de 5 à 10 jours ouvrables après la livraison; les erreurs découvertes ultérieurement doivent être signalées sans délai après leur découverte. À défaut de notification dans un délai raisonnable, la livraison est réputée acceptée, s’agissant des défauts apparents. Pour des imprimés ou des publications, il est vivement recommandé au client de vérifier la traduction avant publication (le cas échéant par TTN moyennant supplément ou par ses propres spécialistes). TTN n’est pas responsable des dommages de fond résultant de la publication inchangée d’un texte sans correction d’erreurs manifestes (p. ex. fautes de frappe).
Rectification : Le client a droit à une correction gratuite des erreurs de traduction, pour autant qu’elles soient imputables à TTN. Sont notamment considérées comme erreurs : erreurs de traduction (erreurs de contenu par rapport au texte source), omissions, erreurs grammaticales ou orthographiques. La condition préalable au droit à correction est que le client signale l’erreur par écrit et que TTN reconnaisse le défaut. TTN corrigera les défauts reconnus dans un délai raisonnable et transmettra au client la version améliorée. Le client doit donner à TTN la possibilité de procéder à cette correction. Ne constituent pas des défauts donnant droit à rectification gratuite les différences de formulation dues à des préférences personnelles ou à des styles de traduction alternatifs, ainsi que les choix terminologiques, pour autant que les termes utilisés soient objectivement corrects et que le client n’ait pas donné d’autres instructions préalables. Si le client souhaite, après la livraison, des modifications stylistiques ou des adaptations, il s’agit d’une prestation supplémentaire pouvant faire l’objet d’une rémunération séparée.
Les droits de garantie du client se limitent au droit à rectification. Toute prétention supplémentaire, en particulier des dommages-intérêts, une réduction de prix ou la résolution du contrat en raison de prétendus défauts de la traduction, est exclue, sauf disposition impérative contraire de la loi. En particulier, toute prétention en résolution ou en réduction de prix est exclue tant que TTN corrige les défauts importants constatés dans un délai raisonnable. Si TTN omet fautivement de remédier, dans un délai raisonnable, à un défaut essentiel dénoncé en temps utile et reconnu par TTN, le client peut se départir du contrat concerné (c.-à-d. refuser l’acceptation de la prestation de traduction). Dans ce cas, l’obligation de paiement du client pour la traduction concernée tombe, respectivement les montants déjà payés sont remboursés. Aucune autre prétention (telle que des dommages-intérêts pour inexécution ou retard) n’existe au-delà. Le départ n’est admissible que si les défauts sont objectivement importants et que TTN a laissé s’écouler sans résultat un délai de rectification raisonnable fixé par le client.
Fonction de feedback : TTN met à disposition dans le portail client des fonctions permettant au client d’évaluer la traduction livrée et de fournir un retour. En particulier, le client peut transmettre au système TTN des modifications ou corrections qu’il apporte lui-même au texte livré (en téléversant une version révisée). TTN enregistre ces retours et les compare automatiquement avec la version livrée initialement. Ainsi, toutes les modifications sont suivies et rendues transparentes pour le traducteur et le correcteur. Si TTN accepte les modifications comme amélioration, elles sont intégrées directement dans les fichiers de travail bilingues (XLIFF) et dans la mémoire de traduction. Le chef de projet responsable voit également l’évaluation du client (p. ex. note de satisfaction). Un retour négatif conduit TTN à effectuer une analyse des causes et, le cas échéant, à recourir pour la commande suivante à un autre traducteur ou à un processus de correction renforcé. Ces mécanismes de feedback servent à l’amélioration continue de la qualité. Ils ne fondent toutefois aucun droit de garantie supplémentaire : un feedback transmis par le client en raison d’une insatisfaction est pris au sérieux et évalué en interne, mais des réclamations formelles pour défaut doivent toujours être formulées conformément aux règles ci-dessus afin de déclencher des droits de garantie.
6. Confidentialité, sécurité des données et protection des données
Obligation de confidentialité: TTN traite de manière strictement confidentielle tous les textes et informations transmis par le client. Tous les collaborateurs de TTN ainsi que les traducteurs et correcteurs indépendants travaillant pour TTN sont tenus au secret. Aucun document transmis à TTN et aucune information qu’il contient ne seront communiqués à des tiers non autorisés. TTN ne transmet le matériel du client qu’aux personnes directement chargées de l’exécution de la commande (traducteurs, correcteurs, collaborateurs responsables du projet), et uniquement dans la mesure nécessaire. Ces personnes sont elles-mêmes soumises à une obligation de confidentialité. En interne, TTN s’assure, au moyen de restrictions techniques d’accès, que les données de projet ne peuvent être consultées que par des utilisateurs autorisés (principe du besoin d’en connaître). Même au sein de TTN, par exemple, les administrateurs informatiques ou d’autres collaborateurs n’ont pas accès aux documents du client, sauf si cela est absolument nécessaire à leur travail. À la demande du client, TTN confirmera la conclusion d’accords de confidentialité spécifiques (NDA) ou les signera avec le client.
Traitement sécurisé : TTN met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles étendues afin de garantir le traitement confidentiel des données du client. Toutes les transmissions de données entre le client et TTN ainsi qu’entre TTN et les traducteurs s’effectuent de manière chiffrée via des connexions protégées. Les documents que le client téléverse via le portail sont transmis de manière chiffrée via SSL/TLS et stockés sur des serveurs TTN protégés par mot de passe. À la demande expresse du client, l’ensemble du processus de traduction se déroule au sein de l’environnement sécurisé TTN : les traducteurs accèdent aux textes soit via l’éditeur web, soit via un environnement distant sécurisé, sans création de copies locales non contrôlées. Dans ce cas, les documents restent exclusivement dans le réseau protégé de TTN, du téléversement jusqu’à la livraison – ils sont traités sur le serveur sécurisé puis renvoyés au client via la même plateforme chiffrée. À la demande du client, aucun envoi de documents du client n’est effectué au moyen de pièces jointes e-mail non chiffrées ou de méthodes comparables peu sûres. Si un client souhaite une livraison par e-mail, celle-ci s’effectue uniquement sous forme chiffrée (p. ex. archives protégées par mot de passe ou via des liens de téléchargement sécurisés). TTN exploite en Suisse son infrastructure serveur destinée aux données confidentielles et renonce délibérément, pour des projets sensibles, à externaliser vers des services cloud hors de son contrôle. Les connexions au système TTN sont protégées par des protocoles actuels (TLS 1.2 ou supérieur) et répondent à des standards de sécurité reconnus dans l’industrie.
En outre, TTN veille, sur demande du client, à ce que tous les traducteurs impliqués aient signé un accord de confidentialité avant d’accéder au matériel. TTN gère ce processus de manière automatisée : pour chaque commande, un NDA spécifique est généré dans TTN TMS et doit être accepté par le traducteur indépendant. L’accès aux données de projet n’est accordé qu’une fois le NDA accepté. Sans NDA valable, un traducteur ne peut, dans ces cas particuliers, télécharger aucun fichier. Cette gestion automatisée des NDA garantit que la confidentialité est également assurée de manière complète du côté externe (traducteurs, relecteurs).
Piste d’audit: TTN consigne l’ensemble des accès et des actions dans le système. Une piste d’audit complète permet de retracer qui a accédé à quel fichier et quand. Les irrégularités dans les échanges d’e-mails ou lors du transfert de données sont détectées par des systèmes de surveillance; les administrateurs TTN sont alertés en temps réel afin de pouvoir prendre, le cas échéant, immédiatement des mesures. Le système offre également des journaux et rapports détaillés sur l’activité des utilisateurs, de sorte que des événements critiques puissent être surveillés. Si, par exemple, un téléchargement inhabituel a lieu ou s’il y a de multiples tentatives de connexion infructueuses, TTN met immédiatement en place des mesures de sécurité.
Protection des données : TTN respecte les lois applicables en matière de protection des données. Les données personnelles du client ne sont utilisées par TTN que dans le cadre du traitement des commandes et de l’assistance au client. Sans le consentement exprès du client, les données personnelles ne sont pas communiquées à des tiers, sauf si cela est nécessaire à l’exécution du contrat. Pour les clients établis dans l’Union européenne, TTN respecte les exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD). À cet égard, TTN sera – si nécessaire – disposée à conclure avec le client un contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD) lorsque le client confie à TTN le traitement de données personnelles.
Anonymisation: Les contenus particulièrement sensibles ou confidentiels (p. ex. documents médicaux, juridiques ou administratifs contenant des données personnelles) sont, à la demande du client ou lorsque la protection des données l’exige, anonymisés ou pseudonymisés par TTN. TTN propose à cet effet un service spécifique d’anonymisation intégré aux processus de travail. Lors de l’anonymisation, toutes les données personnelles identifiables du texte source sont remplacées par des placeholders neutres avant que le texte ne soit transmis au traducteur ou à un système de traduction automatique. Par exemple, les noms de personnes sont remplacés par des désignations génériques (« Personne A », etc.), et les numéros uniques tels que les numéros d’assurance sociale ou les numéros de client sont remplacés par des numéros fictifs au même format. De cette manière, le texte à traduire ne contient plus de données personnelles réelles mais uniquement des substituts. Le lien entre les placeholders et les données originales est conservé de manière sécurisée dans une table de correspondance (clé d’attribution). Seuls des collaborateurs TTN autorisés peuvent accéder à cette table. À l’issue de la traduction, TTN remplace, au moyen de cette table, les placeholders dans le texte cible par les informations originales. Le client reçoit ainsi un texte traduit complet avec tous les détails originaux au bon endroit, tandis que la vie privée a été protégée durant le processus de traduction. Cette méthode permet à des institutions soumises à des exigences élevées en matière de protection des données (hôpitaux, tribunaux, autorités, etc.) de commander des traductions tout en restant conformes à des prescriptions telles que le RGPD. TTN souligne que certains clients – en particulier en Suisse – exigent, que des services d’IA basés sur le cloud aux États-Unis ne soient pas utilisés pour leurs textes. TTN répond en règle générale à de telles exigences en recourant, dans ces cas, exclusivement à ses propres ressources ou à des ressources européennes (suisses). De manière générale : TTN utilise certes l’IA et la traduction automatique pour assister la traduction, mais des données confidentielles ne sont pas injectées dans des systèmes externes sans consentement. Sauf accord exprès contraire, TTN utilise des solutions de traduction automatique pouvant impliquer un transfert de données vers des pays tiers. À la demande expresse du client, TTN renonce à l’utilisation de tels services et veille à ce que le traitement soit effectué dans le respect des dispositions légales applicables.
Conservation et suppression : TTN conserve l’ensemble des documents de projet – textes sources, versions intermédiaires, documents cibles – dans une archive sécurisée après l’achèvement du projet. Ceci permet de traiter efficacement d’éventuelles corrections, questions ou commandes ultérieures.
Le client a accès, via le portail, à une archive de traduction dans laquelle il peut consulter des projets antérieurs et les traductions livrées et, le cas échéant, les télécharger à nouveau. La fonction d’archivage facilite la gestion documentaire du client; toutes les données sont protégées contre l’accès de tiers et ne sont visibles que pour les utilisateurs autorisés dans le compte client concerné.
TTN supprimera ou anonymisera, à la demande du client, les données personnelles après l’achèvement du projet, pour autant qu’aucune obligation légale de conservation ne s’y oppose. Sauf instruction contraire, TTN conserve les données de traduction dans l’archive pendant une durée appropriée afin, par exemple, d’aider le client en cas de perte de fichiers ou pour des commandes ultérieures (références, terminologie). Même après la fin du contrat, le client peut demander une confirmation de suppression. Dans ce cas, TTN supprime intégralement toutes les données clients identifiables – à l’exception des documents comptables nécessaires.
Groupes d’archives: TTN tient ce que l’on appelle des archives d’entreprise ou de groupe, dans lesquelles les traductions d’un utilisateur sont également visibles pour d’autres utilisateurs du même groupe. Ces archives sont tenues dans l’intérêt des clients. Ainsi, par exemple, en cas d’absence pour vacances ou de maladie du donneur d’ordre initial, d’autres utilisateurs autorisés peuvent accéder aux traductions concernées. De même, l’archive permet de vérifier si une commande de traduction déterminée a déjà été passée par un collègue de la même entreprise.
Dans l’intérêt des utilisateurs, tous les utilisateurs d’un compte d’entreprise sont, par défaut, regroupés dans un groupe d’archives sans le consentement exprès de chaque utilisateur individuel. Les membres d’un tel groupe d’archives sont visibles dans le portail web, et il incombe au client de gérer les droits d’accès des utilisateurs. Bien entendu, un utilisateur peut à tout moment demander à être retiré du groupe d’archives, de sorte que lui seul puisse accéder à ses traductions et textes sources.
7. Droits d’auteur et droits d’utilisation
Droits sur la traduction : Les textes mis à disposition par le client pour traduction demeurent la propriété intellectuelle du client ou des ayants droit concernés. Après paiement intégral de la prestation de traduction, le client acquiert, sur la traduction finale, le droit de l’utiliser conformément à l’usage prévu par le contrat. En règle générale, TTN transfère ainsi au client tous les droits d’utilisation nécessaires à l’exploitation de la traduction. Le client peut publier, reproduire, modifier ou utiliser autrement la traduction sous quelque forme que ce soit, dans la mesure où cela correspond à l’objet de la commande. TTN ne conserve aucun droit d’exploitation sur la traduction, sauf accord contraire. Toutefois, jusqu’au paiement intégral de la facture, tous les droits sur la traduction demeurent acquis à TTN; avant réception du paiement, le client ne dispose que d’une autorisation provisoire révocable d’utilisation. En cas de retard de paiement, TTN peut interdire l’utilisation de la traduction.
Droits sur les outils et logiciels : Le système de traduction et de gestion utilisé par TTN (TTN TMS) ainsi que tous ses composants sont protégés juridiquement. Le logiciel d’hébergement TTN est un produit d’Extran AG, Genève, qui en détient tous les droits d’auteur et droits de protection. Le client n’acquiert, par le contrat conclu avec TTN, aucun droit sur ce logiciel ni sur les marques, signes distinctifs, domaines de TTN, etc. Il reçoit uniquement, pour la durée du contrat, le droit non exclusif d’utiliser la plateforme TTN en tant qu’utilisateur afin de passer des commandes et de récupérer des traductions. Extran AG et TTN n’assument aucune responsabilité en cas de perte de données ou de dommages pouvant résulter de l’utilisation du système TTN. Cela inclut, par exemple, des dommages causés par d’éventuels défauts logiciels, des pannes de serveur ou des cyberattaques, pour autant que TTN n’ait pas agi intentionnellement ou par négligence grave (voir chiffre 11 relatif à la limitation de responsabilité). TTN garantit toutefois de prendre toutes les mesures de sécurité raisonnables afin de prévenir de tels incidents (voir chiffre 6).
Mémoires de traduction et utilisation de l’IA : TTN travaille avec des mémoires de traduction (TM) et des bases de données terminologiques qui s’enrichissent au fil du temps. Sauf instruction contraire du mandant, TTN enregistre les textes fournis par le mandant ainsi que leurs traductions dans des mémoires de traduction. Cet enregistrement se fait en principe sans anonymisation et sert l’assurance qualité, la cohérence terminologique ainsi que l’amélioration de l’efficacité pour de futures traductions. Une anonymisation des contenus n’intervient que sur demande expresse du mandant. Tous les contenus demeurent strictement confidentiels auprès de TTN; aucun texte de traduction complet n’est communiqué à des tiers. TTN peut également utiliser les données de traduction collectées afin d’entraîner ou d’optimiser des services d’intelligence artificielle ou de traduction automatique. Par exemple, en intégrant des données de mémoire de traduction et de glossaire dans des systèmes d’IA de traduction, TTN peut améliorer la qualité des résultats de traduction automatique. En passant commande, le client accepte que TTN réutilise les traductions commandées par lui afin d’améliorer ses propres services (assurance qualité, traductions futures, développement de systèmes d’IA), tant que la confidentialité est respectée. Si le client s’y oppose, TTN conservera séparément les données de traduction du client et ne les utilisera pas à des fins transversales. Une opposition doit être notifiée à TTN par écrit – par exemple, le client peut demander que ses projets ne soient pas intégrés dans des TM générales ou soient supprimés après clôture. TTN donnera en règle générale suite à une telle demande, en particulier lorsqu’il s’agit de contenus particulièrement sensibles.
Indemnisation en cas de violation de droits : Le client s’assure que les textes sources remis à TTN ainsi que l’utilisation des traductions ne violent aucun droit de tiers. TTN n’est pas tenue de vérifier les contenus quant à d’éventuelles violations de droits d’auteur, de droits de la personnalité, de protection des données ou d’autres droits de tiers. Le client garantit TTN et la tient indemne de toute prétention que des tiers feraient valoir à l’encontre de TTN en raison d’éventuelles violations de droits par le texte source ou sa traduction. En particulier, le client ne peut pas rendre TTN responsable au cas où une traduction livrée violerait des droits de propriété de tiers (p. ex. droits d’auteur, brevets, marques) – cela relève de la responsabilité du client qui fournit le contenu. TTN s’engage toutefois à informer sans délai le client si des tiers font valoir de telles prétentions à l’encontre de TTN et, dans la mesure du possible, à donner au client la possibilité de se défendre contre ces prétentions.
8. Compte client et utilisation du portail
Pour l’utilisation du portail TTN, le client reçoit le cas échéant des identifiants personnels (nom d’utilisateur et mot de passe).
Sécurité d’accès : Le client est tenu de traiter les identifiants de manière confidentielle et de les protéger contre l’accès de personnes non autorisées. Les traductions ne peuvent être téléchargées qu’après connexion avec le mot de passe personnel. TTN ne communiquera pas un mot de passe oublié à des personnes non autorisées. Si le client oublie ou perd son mot de passe, il peut utiliser la fonction de réinitialisation de mot de passe sur le site web TTN ou demander à nouveau le mot de passe perdu. Le système transmet les liens de réinitialisation du mot de passe ou les mots de passe existants exclusivement à l’adresse e-mail enregistrée dans le compte client et enregistre l’adresse IP de la personne qui en fait la demande. TTN consigne chaque demande de réinitialisation de mot de passe avec l’heure, le compte utilisateur et l’adresse IP. Si un nombre inhabituellement élevé de demandes ou des demandes successives rapides sont enregistrés pour le même compte, la procédure est automatiquement marquée pour un contrôle manuel par le personnel de TTN. Dans de tels cas, TTN peut contacter le client via un autre canal de communication connu afin de vérifier l’identité avant d’envoyer le mot de passe existant ou d’en définir un nouveau. Ces mesures visent à empêcher les accès non autorisés.
Si la procédure automatique n’aboutit pas, TTN ne donnera suite à la demande de récupération de mot de passe du client que par écrit et après vérification de l’habilitation. Par le passé, la réinitialisation des mots de passe était, par exemple, effectuée par courrier ou fax; aujourd’hui, elle se fait en règle générale par e-mail au contact vérifié ou au moyen d’un lien sécurisé généré manuellement. Le client n’a toutefois aucun droit à ce que TTN lui communique immédiatement par téléphone un mot de passe oublié; TTN ne le fera pas afin de se protéger contre le « social engineering ».
Il appartient au client de tenir à jour, dans son compte TTN, ses coordonnées (en particulier son adresse e-mail) afin que les demandes et réinitialisations de mot de passe puissent lui parvenir. Il supporte également le risque que des tiers accèdent sans autorisation à son compte en raison d’une manipulation négligente des identifiants par le client. TTN n’assume aucune responsabilité pour les dommages résultant de l’utilisation non autorisée d’un compte client, pour autant que TTN n’en soit pas responsable. Si TTN constate une violation de sécurité sur ses systèmes affectant des comptes clients (p. ex. fuite de données), TTN informera sans délai les clients concernés et prendra des mesures appropriées (réinitialisation de mot de passe, blocage de compte, etc.).
Utilisation du portail : Le client ne peut utiliser le portail TTN que pour les fins prévues. Toute utilisation abusive (p. ex. tentative de contourner des mesures de sécurité, utilisation de scripts automatisés sans autorisation, téléversement de contenus illégaux dans le portail) peut entraîner la suspension de l’accès. TTN surveille le système en termes de performance et de sécurité et se réserve le droit, en cas d’activités suspectes, de bloquer temporairement le compte concerné afin de prévenir un dommage. TTN tient un registre interne de toutes les actions importantes (connexion, téléchargement de fichiers, création de projets, etc.) afin de pouvoir retracer, en cas de besoin, qui a effectué quelle opération. Ceci protège tant TTN que le client contre des opérations non autorisées.
9. Annulation et résiliation
Annulation d’une commande par le client : Si le client souhaite annuler une commande de traduction déjà passée, il doit en informer TTN sans délai. Une annulation est possible; toutefois, le client doit indemniser TTN du travail déjà réalisé. Concrètement : si le client met fin au contrat sans motif juridique avant l’achèvement, TTN peut faire valoir un droit à rémunération pour le travail déjà effectué et demander en plus une indemnité correspondant à 50 % des honoraires pour la partie du travail non encore effectuée. Ce forfait couvre le manque à gagner et les ressources déjà réservées pour le reste de la commande. En cas d’annulation, TTN mettra à disposition du client les parties de la traduction achevées jusqu’alors, après paiement de la rémunération proportionnelle correspondante. Cette règle s’applique par analogie si TTN interrompt la commande pour un motif imputable au client (p. ex. absence de collaboration, retard de paiement). Si le client dispose d’un motif important pour l’annulation (p. ex. insolvabilité du mandant à l’origine du besoin de traduction, de sorte que le texte n’est plus requis), TTN s’efforcera de bonne foi de trouver une solution amiable (par exemple renonciation au forfait de 50 %); cela reste toutefois à l’appréciation de TTN.
Résiliation par TTN : TTN est en droit de résilier de manière extraordinaire une commande ou l’ensemble de la relation contractuelle lorsqu’un juste motif existe. Un juste motif pour TTN existe notamment lorsque le client viole des obligations contractuelles essentielles – par exemple lorsque, malgré mise en demeure, le client ne paie pas des factures échues, a fourni sciemment des informations erronées, ou lorsque des contenus pénalement répréhensibles, extrémistes ou éthiquement inacceptables doivent être traduits. TTN peut en outre résilier lorsque la poursuite de l’exécution du contrat est devenue déraisonnable pour TTN (p. ex. en raison de réclamations constantes et infondées du client ou d’une mise en danger de collaborateurs TTN). TTN communiquera au client la résiliation, si possible par écrit, en indiquant les motifs. En cas de résiliation immédiate justifiée par TTN, les prétentions à rémunération pour les prestations déjà fournies demeurent; des prétentions supplémentaires de TTN en dommages-intérêts restent réservées.
Fin de la relation d’affaires en cours : Les deux parties peuvent résilier à tout moment, moyennant un préavis écrit de 30 jours, une collaboration conclue pour une durée indéterminée (p. ex. un contrat-cadre ou l’utilisation générale du portail TTN). Une telle résiliation ordinaire met fin à l’application des présentes CG pour les commandes futures, sans toutefois affecter les commandes individuelles déjà en cours. Les commandes déjà confirmées par TTN au moment où la résiliation prend effet seront exécutées selon les accords existants, sauf arrangement amiable entre les parties (p. ex. fin anticipée de la commande contre remboursement des coûts). Après la fin de la relation d’affaires, TTN désactive le compte client dès que tous les projets ouverts sont achevés et que toutes les factures sont acquittées. Le client peut à tout moment demander la suppression de son compte, pour autant qu’aucun contrat en cours ne subsiste.
Effets de la résiliation : À la fin du contrat – quelle qu’en soit la raison – d’éventuels rabais ou conditions particulières accordés au client cessent de s’appliquer. Sur demande, TTN restituera ou supprimera tous les documents confidentiels du client (voir les dispositions relatives à la protection des données au chiffre 6). Les clauses des présentes CG qui, par leur nature, conservent leur pertinence au-delà de la fin du contrat (p. ex. confidentialité, exclusions de responsabilité, clause de for) demeurent valables après la fin du contrat.
10. Droit applicable et for
Choix du droit : Le droit matériel suisse s’applique aux contrats entre le client et TTN ainsi qu’aux présentes CG. Les dispositions du droit international privé (règles de conflit) et de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CVIM/CISG) sont exclues.
For et lieu d’exécution : Le lieu d’exécution de toutes les prestations découlant de la relation contractuelle est Genève, Suisse. Le for exclusif pour tout litige découlant de la relation contractuelle ou en lien avec celle-ci – y compris sa validité, sa résiliation ou sa dissolution – est Genève, Suisse. Les parties se soumettent à la compétence des tribunaux de Genève. TTN demeure toutefois en droit de faire valoir ses créances, au choix, au for ordinaire du client. Les fors impératifs prévus par la loi en faveur des consommateurs ne peuvent être écartés par la présente clause.
Dispositions finales : La version anglaise et la version allemande des présentes CG sont également contraignantes. Les deux versions doivent refléter des obligations et des droits identiques. En cas de difficultés d’interprétation, il convient de privilégier le sens qui correspond le mieux aux intentions des parties. Toute convention annexe, modification ou complément aux présentes CG doit revêtir la forme écrite pour être valable. L’exigence de la forme écrite s’applique également à toute renonciation à cette exigence. Les conditions générales du client ne s’appliquent pas, même si TTN ne les conteste pas expressément. Si une disposition des présentes CG est nulle ou inexécutable, la validité des autres dispositions n’en est pas affectée; dans un tel cas, les parties contractantes remplaceront la disposition nulle par une disposition légalement admissible se rapprochant le plus possible du but économique recherché. Les dispositions correspondantes des présentes CG demeurent applicables par analogie jusqu’à ce qu’une telle nouvelle réglementation soit arrêtée.