Die prioritäre Auflistung des TTN-Archivs erlaubt den Übersetzern die firmenspezifische Terminologie der Kunden zu berücksichtigen. Die Benutzung der Suchmaschine ist vor allem dann unerlässlich, wenn zwei oder mehrere Übersetzer für den gleichen Kunden arbeiten.

Das TTN-Archiv ist in Archivgruppen unterteilt. Ein Archivgruppe umfasst normalerweise alle Übersetzungen einer Firma. Keybot zeigt die Suchresultate nur dann an, wenn sich der Benutzer mit seinem Passwort identifiziert und wenn er die entsprechenden Zugriffsrechte besitzt. Bei den Übersetzern, die für TTN-Kunden arbeiten, erfolgt die Erteilung der Zugriffsberechtigung dynamisch: bei der Auftragserteilung wird die entsprechende Archivgruppe automatisch geöffnet, unmittelbar nach der Ablieferung der Übersetzung wird der Zugriff wieder entzogen.