Korrekt archivierte Übersetzungen bilden das intellektuelle Kapital, mit dem die Übersetzer arbeiten. Die in einer Firma erarbeitete Terminologie sowie spezifische Formulierungen, welche die Firmenkultur, das Marketing und die Produktion prägen, müssen verwaltet und zugänglich gemacht werden. 

Alle Aufträge, die über das TTN fliessen, werden automatisch indexiert. Mit einer Suchmaschine können bereits übersetzte Textbausteine sofort lokalisiert werden. Übersetzer und Korrektoren surfen durch die Kundenarchive und kopieren vorhandene Sprachelemente aus mehren Sprachfenstern zusammen. Mit dem automatischen Archiv wird das Übersetzungs-Know-how akkumuliert und mit jedem Eintrag werden präzisere oder elegantere Formulierungen angefügt. 

Die Kommunikation mit einer anderen Sprachgruppe muss oft über Jahre erlernt und immer wieder optimiert werden. Erfolgreiche Offerten, eindringliche Werbeslogans und juristisch abgesicherte Vertragselemente liefern das Rohmaterial für eine immer bessere Sprachakzeptanz auf den fremdsprachigen Märkten. Ohne zuverlässiges Übersetzungsarchiv bleibt die Kommunikationskultur eines Unternehmens am selben Ort stehen. Es passieren immer wieder dieselben Irrtümer und Missverständnisse - die Kommunikation wird enorm erschwert.

Firmen- und Privatarchiv

Die Übersetzungsaufträge werden in einem Privat- und in einem oder mehreren Firmenarchiven abgespeichert. In Ihrem Privatarchiv befinden sich nur Aufträge, die über Ihr Konto abgewickelt wurden. Im Firmenarchiv befinden sich alle Aufträge Ihrer Firma oder Ihrer Abteilung. Im Firmenarchiv können Sie auch die Übersetzungsaufträge Ihrer Mitarbeiter einsehen, und die Recherchen erstrecken sich auf alle Dokumente der Benutzergruppe. Das Firmenarchiv ist vor allem für terminologische Recherchen interessant. Dieselben Handbücher und Broschüren sollten immer dieselben Titel haben und ihr Inhalt muss sofort in allen Sprachen abrufbar sein. Das Firmenarchiv ist eine streng geheime und vertrauliche Angelegenheit. Die einzelnen Konten identifizieren sich gegenüber dem System durch Ihren Benutzernamen und das Passwort. Die Übersetzungskonten können nur durch den Translation Manager zu einer Gruppe zusammengefasst werden. Damit eine solche Gruppe gebildet werden kann, verlangt der Translation Manager von jedem Benutzer eine unterschriebene Zugriffsberechtigung. Bestimmte Übersetzer können ebenfalls auf das Archiv zugreifen. Der Translation Manager teilt Zugriffe für die Übersetzer und Korrektoren so zu, dass nur diejenigen Mitarbeiter die Übersetzungen sehen können, welche direkt für Ihre Firma arbeiten.

Funktionsweise des Übersetzungsarchivs

Nach dem Aufrufen des Archivs erscheint eine Bildschirmmaske, welche angibt, wie viele Aufträge sich im jeweiligen Archiv befinden.

Ausstehende Aufträge

Mit der Option "Ausstehende Aufträge" werden alle laufenden Übersetzungsaufträge aufgelistet. Es spielt dabei keine Rolle, wie Sie den Auftrag aufgegeben haben. Es werden auch Aufträge aufgeführt, welche per Fax oder Post eingegangen sind.

Sie können die einzelnen Produktionsschritte direkt am Bildschirm überwachen. Ausfälle und Verspätungen werden vom System sofort erkannt, von spezialisierten Translation-Managern abgefangen und korrigiert. Der Produktionsfortschritt wird mit Hilfe von Symbolen angezeigt. Jeder Auftrag hat einen Gesamtstatus und einen Status für jede Datei. Falls alle Dateien in einem Auftrag den selben Dateistatus erreicht haben, ändert sich der Gesamtstatus.  

Alle Aufträge durchlaufen folgende Produktionsstufen:

Bearbeitungsstatus	Symbol	Bedeutung
Neu		Der Auftrag wurde noch nicht an die Übersetzer weitergeleitet.
Warteschlange		Der Auftrag wurde an den Übersetzer weitergeleitet. Der Übersetzer hat noch nicht mit der Arbeit angefangen.
In Bearbeitung		Der Übersetzer bearbeitet den Auftrag.
Korrekturlesen		Der Übersetzer hat die Datei übersetzt und sie wird vom Korrektor gegengelesen.
Qualitätskontrolle		Der Translation Manager führt die Schlusskontrolle durch. Er vergleicht die verschiedenen Sprachversionen und überprüft das Layout.
Fertig		Die Übersetzung wurde an den Kunden ausgeliefert.

Sobald das System oder der Translation Manager die Aufträge dem Produktionsteam zugeteilt hat, erscheinen auch die Namen der Übersetzer auf der Liste. Wenn Sie auf einen Namen klicken, erscheint der Datenbank-Eintrag des entsprechenden Übersetzers mit allen relevanten Berufsinformationen. Mit einem Klick auf  "CV zeigen" wird sein Lebenslauf abgerufen. Sie können sich so jederzeit vergewissern, dass nur qualifizierte Übersetzer mit Hoschulausbildung eingesetzt werden.  

Ausgeführte Übersetzungen

Mit der Option "Zeige X Bestellungen"  werden alle Übersetzungen aufgelistet, welche bereits ausgeliefert wurden. Aufträge sind nach dem Datum geordnet. Der letzte Auftrag befindet sich immer zuoberst in der Liste.

Falls Sie eine Übersetzung verloren haben, klicken Sie auf entsprechende Sprache. Darauf wird die Übersetzung im HTML-Format angezeigt. Mit einem Klick auf  "Downloaden" wird die Datei im Originalformat auf Ihren Computer übertragen.