Auftragssystem
Kunden können entweder selbst ein Konto eröffnen oder sie erhalten ihre Anmeldedaten automatisch während einer Batch-Migration.
TTN unterstützt ein 3-Klick-Bestellsystem: Sprache auswählen ➛ Dateien hochladen ➛ Passende Frist auswàhlen
Wenn der Kunde eine Übersetzung in Auftrag geben möchte, wird er aufgefordert, die Zielsprache auszuwählen.
Abbildung 1: Auswahl der Zielsprachen
Die Liste enthält eine Reihe von vordefinierten Sprachen. Bei Bedarf können Benutzer aus bis zu 150 Sprachen wählen. Die Liste mit den Sprachen wird dynamisch aus den jüngsten Nutzungsstatistiken generiert, um den Bestellvorgang zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Abbildung 2: Auswahl des Übersetzungsmodus und der Frist
Nachdem ein Upload abgeschlossen ist, schlägt das System sofort sieben mögliche Fristen vor und zeigt sie als wählbare Optionen an. Die Erfahrung zeigt, dass 90 % der Benutzer eine der vorgeschlagenen Fristen akzeptieren und einfach auf „OK“ klicken.
Zusätzlich zu diesen sieben Vorschlägen können die Benutzer auch einen individuellen Termin aus dem Abholplan auswählen. Wenn ein Benutzer einen Termin auswählt, der nicht realisierbar ist, zeigt das System eine entsprechende Warnung an.
Abbildung 3: Der Kunde kann seine eigene Frist wählen
Der Bestellbildschirm ist vollständig parametrisierbar. Preise können durch Punkte ersetzt werden, die Expressgebühr kann unterdrückt werden, und die Übersetzungsmodi können reduziert oder erweitert werden. Die Parametrisierung erfolgt über das Registry oder die Systembetreiberschnittstelle.
Abbildung 4: Parametrisierung über das Registry oder die Systemoperator-Schnittstelle
Die Fristen werden in Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der Übersetzungsressourcen berechnet. Sie können für jeden Benutzer oder jede Benutzergruppe individuell parametrisiert werden.
Schemata für den Übersetzungsmodus und Workflows
Der Übersetzungsmodus entspricht verschiedenen Arbeitsabläufen mit unterschiedlichen Preis- oder Aufwandsmodellen. In diesem Beispiel werden vier Workflow-Optionen vorgestellt. TTN-TSM ist ein modulares System, das es ermöglicht, jeden Arbeitsablauf entsprechend den spezifischen Anforderungen zu konfigurieren.
Abbildung 5: Klassische Übersetzung
Beim klassischen Übersetzungsmodell wird der Text von einem menschlichen Übersetzer übersetzt und anschliessend von einem Korrekturleser sorgfältig korrigiert. Der Übersetzungsmanager überwacht den Prozess, insbesondere wenn es mehrere Zielsprachen gibt, und sorgt für eine einheitliche Formatierung in allen Sprachen. Er überprüft die Quelldateien auf etwaige Bilder. Falls erforderlich, verlangen sie vom Auftraggeber die Vektordateien, damit diese überschrieben werden können, oder sie platzieren Textfelder, die die Pixellegende abdecken, damit die Übersetzer im segmentierten Modus des XLIFF-Editors darauf zugreifen können.
Sobald die Übersetzer ihre Arbeit hochgeladen haben, werden die Dateien automatisch an den Korrekturleser weitergeleitet. Das System erstellt eine KI-Analyse und einen CATT-Qualitätssicherungsbericht, die zur Unterstützung des Korrekturleseprozesses bereitgestellt werden. Nachdem der Korrekturleser die überarbeitete Version hochgeladen hat, wird der Inhalt an die neueste Version von ChatGPT für eine abschliessende, gründliche Qualitätsprüfung weitergeleitet, um maximale sprachliche Genauigkeit und Konsistenz vor der Auslieferung zu gewährleisten.
Wenn der Kunde den Text nach der Übersetzung ändert, kann er ihn hochladen oder per E-Mail schicken. Die Datei wird dann ins Archiv aufgenommen, und die letzten Änderungen werden im Translation Memory aktualisiert.
Abbildung 6: Vollständiges Post-Editing
Beim vollständigen Post-Editing wird der Text zunächst von einem KI-Anbieter übersetzt. Das genaue Verfahren wird später erklärt. Der Text wird dann von einem Übersetzer sorgfältig mit dem Ausgangstext verglichen. Wenn das System Bilder, Verweise oder andere unzulässige Elemente entdeckt, überprüft der Translation Manager die Dateien und passt sie entsprechend an, bevor er sie an den Kunden schickt.
Der Translation Manager stellt sicher, dass der Übersetzer auf die relevanten Ressourcen das heisst das Translation Memory und die Terminologiedatenbank zugreifen kann. Er koordiniert den Arbeitsablauf, damit der Übersetzer den detaillierten Vergleich zwischen Ausgangstext, KI-Ausgabe und den bei der Nachbearbeitung verwendeten linguistischen Ressourcen durchführen kann.
Abbildung 7: Light Post-Editing
Das leichte Post-Editing funktioniert ähnlich wie das vollständige Post-Editing. Der Post-Editor konzentriert sich primär auf den Zieltext und zieht den Ausgangstext nur dann zu Rate, wenn es ein offensichtliches Problem im maschinell übersetzten Text gibt. Wenn der Übersetzer nicht ausdrücklich „Hold“ in das Fenster schreibt, das beim Klicken auf Check-in erscheint, wird die Übersetzung automatisch an den Kunden weitergeleitet. Bei diesem Modell verlässt sich der Post-Editor in erster Linie auf die maschinell übersetzte Ausgabe und vergleicht nur im Zweifelsfalls mit dem Ausgangstext.
Abbildung 8: Automatische Übersetzung
Das Modell der automatischen Übersetzung ist das einfachste. Es sendet den Text an ChatGPT, DeepL oder einen anderen bekannten LLM-Anbieter. Die Übersetzung erfolgt immer über die Trados-API. Es synchronisiert die Terminologie in der Terminologiedatenbank und fordert den Übersetzungsanbieter auf, Fuzzy-Matches zu einzupflegen. Vollständige Matches werden immer auf die gleiche Weise ohne Änderungen übersetzt.
Die automatische Übersetzung über TTN ist besonders nützlich, wenn der Kunde oder sein Unternehmen über umfangreiche Übersetzungsspeicher verfügt und die Terminologie in der TermBase gut definiert ist, da die terminologiebewussten Prozesse vorhandene Übersetzungen und freigegebene Begriffe berücksichtigen. Dadurch kann das System eine Ausgabe produzieren, die besser mit der Sprache des Kunden übereinstimmt.
Übersetzung Archiv
TTN TMS-Kunden sind Mitglieder verschiedener Benutzergruppen. Eine der wichtigsten Gruppen ist die Archivgruppe. Ein Mitglied einer Archivgruppe kann die Übersetzungen anderer Mitglieder innerhalb dieser Gruppe sehen und herunterladen. Normalerweise hat eine Organisation verschiedene Archivgruppen. Es ist nicht sinnvoll, dass Texte aus der Personalabteilung für alle anderen Benutzer zugänglich sind. Die Übersetzungen aus der Presse- und Medienabteilung können jedoch von allen Mitgliedern eingesehen und heruntergeladen werden.
TTN unterhält ein Volltextarchiv für alle Quell- und Zieltexte. Daher werden alle Dateien in HTML-Dateien umgewandelt.
Abbildung 9: Volltextsuche im Übersetzungsarchiv
Die Archivsuche ermöglicht eine differenzierte Suche nach Suchbegriffen, Sprachen, Format und anderen Kriterien.
Abbildung 10: Eine dreistufige Liste bietet schnellen und einfachen Zugriff auf die gewünschten Suchergebnisse
Das Archiv zeigt die Ergebnisse in einer dreistufigen Liste an, die einen schnellen Zugriff auf abgeschlossene oder ausstehende Aufträge ermöglicht. Alle Auftragsinformationen, einschliesslich Dokumentationsdateien, Anleitungen oder XLIFF-Dateien, können mit wenigen Klicks gefunden werden.
Abbildung 11: Übersetzungsarchiv mit Bildern in HTML im Browser
Da alle Dateien ins HTML-Format konvertiert werden, kann der Inhalt direkt im Browser angezeigt und heruntergeladen werden. Die Integration von Bildern, Grafiken und Schemata ermöglicht eine schnelle Orientierung innerhalb des Textes.
Dank der Konvertierung ins HTML-Format und der Volltextindizierung kann der Benutzer alle aktuellen und ausgeführten Übersetzungen schnell und einfach finden und abrufen.
Abbildung 12: Ein Side-by-Side-Viewer ermöglicht die Analyse von Ziel- und Ausgangstext
Mit den nebeneinander angeordneten Archiven können sowohl Übersetzer als auch Kunden Suchbegriffe und alte Übersetzungen sehr schnell auffinden und identifizieren.
Abbildung 13: Benutzer können ohne Software von Drittanbietern auf die TMs zugreifen und sie durchsuchen
TTN TMS lässt sich nahtlos in den GroupShare Server integrieren und ermöglicht autorisierten Benutzern den direkten Zugriff auf Translation Memory-Inhalte. Je nach Berechtigung können Benutzer TM-Daten im TMX-Format herunterladen, ohne dass sie auf GroupShare zugreifen müssen.
Die gleiche Funktionalität gilt für Terminologiedatenbank: Benutzer können die Inhalte der verschiedenen Glossare entweder über das TTN TMS oder über die mehrsprachige Online-Schnittstelle abrufen und konsultieren. TTN TMS gewährleistet einen transparenten und effizienten Zugang zu allen sprachlichen Ressourcen gewährleistet.
Abbildung 14: MultiTerm Online-Datenbank
Die MultiTerm-Datenbank und ihre Einträge sind sehr wichtig für automatische Übersetzungen, da die Begriffe an DeepL und andere Anbieter exportiert werden. Der Kunde kann direkt in seiner Datenbank Begriffe hinzufügen und nach Begriffen suchen. In der Zustellungsmail wird ein Link zur Datenbank hinzugefügt, so dass die Kunden die Terminologie der künftigen Übersetzung beeinflussen können.
Der direkte Zugriff auf TMs und TBs garantiert volle Transparenz der Übersetzungsressourcen. Der Kunde kann jederzeit überprüfen, ob sie ordnungsgemäss gepflegt werden, was zu einem grösseren Vertrauen in den Gesamtprozess führt.
Zugang zur Übersetzerdatenbank
Der Kunde kann – sofern konfiguriert – einen Link zur Übersetzerdatenbank erhalten, über den er auf das Profil der Übersetzer und Lektoren zugreifen kann.
Abbildung 15: Zugang zum Übersetzer- und Korrekturleserprofil
Das System kann so parametrisiert werden, dass in jeden Übersetzungsbericht ein Link eingefügt wird, der zur Übersetzerdatenbank führt, wo der Kunde Informationen über sein Übersetzungsteam abrufen kann. Auf diese Weise kann er sicherstellen, dass das Übersetzungsteam qualifiziert ist, oder, falls er dazu berechtigt ist, das Team auf seine bevorzugten Übersetzer beschränken.
Feedback-Funktionen
TTN bietet leistungsstarke Feedback-Funktionen, mit denen Kunden jede Übersetzung bewerten können. Diese Bewertungen haben einen direkten Einfluss auf die Auswahl des Übersetzungsteams.
Abbildung 16: Kundenfeedbackfunktion mit Bewertung
Der Kunde kann eine überarbeitete Version hochladen. Die alte Version wird im Archiv ersetzt, und der Übersetzer und der Korrekturleser erhalten per E-Mail eine Zusammenfassung, in der alle Änderungen aufgeführt sind. Die neue Datei wird nachträglich in das Translation Memory eingefügt – dieses Verfahren wird später erklärt.
Mit der Feedback-Funktion kann der Übersetzungsmanager feststellen, ob der Kunde mit dem Service zufrieden ist. Wenn das Feedback nicht zufriedenstellend ist, können sie den Übersetzer oder das gesamte Team austauschen.
Statistiken und Diagramme
Das System bietet Statistiken pro Sprache, Umsatz und vieles mehr. Die Rechnungen können online abgerufen und kontrolliert werden.
Abbildung 17: Grafiken für Umsatz, Sprachbedarf, übersetzte Wörter
Mit einem komplexen Kostenanalysesystem kann das Unternehmen feststellen, ob das Team und die gesamte Abteilung effizient arbeiten.
Rechnungsstellung
Es gibt kein universell standardisiertes Abrechnungssystem für Übersetzungsdienstleistungen, was zu einer erheblichen Komplexität führt.
Übersetzungsagenturen müssen regelmässig an Ausschreibungen teilnehmen. Jede Organisation legt ihre eigenen, sehr spezifischen Abrechnungsverfahren im Rahmen der technischen Spezifikationen festlegt. Zu diesen Anforderungen gehören oft kundenspezifische Match-Rate-Bänder für CAT-Tools und Rechnungsstellungspräferenzen.
TTN TSM, ein seit über 30 Jahren entwickeltes Übersetzungsmanagementsystem, berücksichtigt alle bekannten Rechnungsstellungsvarianten.
Abbildung 18: Auszug aus einer Rechnung mit kundenspezifischen Daten
Die Rechnungen werden als PDF-Dokumente per E-Mail versandt. Sie sind auch online abrufbar und bieten so volle Transparenz und ermöglichen die Überprüfung der Wortzahl sowie die Bestätigung der Richtigkeit und der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für die in Rechnung gestellten Beträge. Die Rechnungen werden in länderspezifischen Formaten erstellt; in der Schweiz ist beispielsweise ein QR-Code erforderlich, der den lokalen Rechnungsstellungsstandards entspricht.